Kaikki nykyään facebookkaa
Pari viikkoa sitten ilmestyneen Opettaja lehden mukaan, joka toinen opettaja on jo facebookissa. 87% alle 30-vuotiaista ja 21% yli 60-vuotiaista opettajista on facebookissa. Pääkirjoituksessa Hannu Laaksonen sanoo Facebookin suosion salaisuudeksi kätevän ja nopean yhteydenpidon. (Opettaja 2009). Facebook aktivoi ihmisiä ja sen kautta on paljon helpompi ottaa yhteyttä muihin käyttäjiin.
Sataedun verkkopalveluja ja markkinointia suunnitellessani pohdin, mistä jäisimme paitsi, jos emme olisi facebookissa? Siitä emme varmaan halua edes ottaa selvää.
Facebook on hyvä markkinointi- ja tiedottamiskanava
Pari viikkoa sitten kuulin ruokapöytäkeskustelussa hyvän pointin. Facebookin kautta yhteydenottamisessa on kynnys paljon matalampi. Jos esimerkiksi tapaat puolitutun entisen työkaverin tai kaukaisen sukulaisen, on hankala lähteä selvittämään hänen sähköpostiosoitettaan tai jos sen saisi selvillekin, niin tuntemattomalle on hieman outoa laittaa yks kaks sähköpostia. Tämä varmasti pätee myös soittamiseen. Vaikka numeron tietäisikin, soittamisen kynnys on suuri, kun kyseessä on puolituttu-ventovieras. Mutta facebookin kautta se käy näppärästi. "Melkein kaikki" ovat facebookissa, sinun ei tarvitse kuin etsiä henkilöä nimeltä, lähettää kaveripyyntö tai viesti. Yhteydenoton kynnys on huomattavasti matalampi, kuin muita yhteydenottovälineiden käyttäminen.
Sataedu facebookissa
Sataedulla on oma facebook sivu. Sivulla voi fanittaa Sataedua, tiedottaa tulevista tapahtumista, julkaista kuvia ja videoita tuotteista ja palveluista sekä keskustella fanien kanssa.
Oletussovellusten lisäksi sivulle voi lisätä ilmaisia muita sovelluksia. Sataedun sivulla on seuraavat välilehdet: seinä, info, tapahtumat, kuvat, linkit, videot ja keskustelut. Tapahtumiin voi lisätä esim. alkavia koulutuksia tai muita tapahtumia. Sivulle voi lisätä koulutuksista kuvia ja videoita. Linkit välilehdelle voi lisätä esim. opiskelijoiden omia www-sivuja. Keskustelu osiossa voi jutella fanien kanssa. Tarkoituksena on saada aktiivinen sivu, jossa voimme olla vuorovaikutuksessa faniemme kanssa. Sivua on päivitettävä säännöllisesti ja päivityksistä voi lähettää faneille viestin. Tätä kuitenkin kannattaa käyttää harkiten, ettei fanit hermostu jatkuviin päivityksiin. Tällä tavalla saamme fanit tulemaan sivulle uudelleen.
Voit ryhtyä nyt Sataedu brändin kannattajaksi ja rakentajaksi facebookissa sekä kutsua kaverisikin mukaan. Kun organisaatiollamme on paljon faneja, niin myös fanien kaverit tulevat tuntemaan Sataedun. Ja jos vielä fanit jakavat Sataedu aiheisia sivuja profiilissaan, niin heidän kaverinsakin näkevät tämän. Verrattuna sähköpostilla jaettu linkkivinkki menee vain yhdelle. Facebookissa linkin jakaminen tavoittaa useat ihmiset.
Lisäsin blogiini Sataedun fanilaatikon, josta pääsee helposti Sataedun sivulle.
Ja tämä kaikki maksoi ainoastaan hieman aikaa ja vaivaa.
Facebookkiin saa myös edullisia mainoksia, jotka hinnoitellaan joko klikkausten tai näyttökertojen mukaan. Lisäksi FB:ssa voi tehdä sosiaalisia pelejä, jotka samalla mainostaa organisaatiota ja sitovat asiakkaita brändiin.
Sataedu irc-galleriassa
Tein Sataedu yhteisön nuorien suosimaan irc-galleriaan. Irc-galleria on hieman erilainen yhteisö kuin facebook. Irc-gallerian käyttäjät ovat huomattavasti nuorempia, noin 20-vuotiaita ja alle, kun taas Facebookissa käyttäjät ovat nuoria aikuisia ja siitä ylöspäin. Irc-gallerian yhteisön sivu elää enemmän omaa elämäänsä ja sinne tulevat kuvat ja kommentit eivät ole organisaation virallisia mainoskuvia, vaan oikeasti käyttäjien lisäämiä. On mielenkiintoista seurata juuri perustettua yhteisöä.
Irc-galleria on uudistunut ja uusia ominaisuuksia on vielä tulossa lisää. Kovasti odotan esim. kysely ominaisuuden saapumista. Sillä saa yhteisön sivulle, mikä sinusta tulee isona tai mikä ala kiinnostaa tyyppisiä kyselyitä luotua ja selvitettyä mitä käyttäjät todella ajattelevat.
Irc-gallerian keskustelu ja kommentointi on vapaata. Siellä jos missä näkee, mitä asiakkaat ajattelevat brändistäsi. Lisäksi siellä voi selvitä, mitä he ajattelevat kilpailijoistasi. Voit seurata esim. näkyykö mainoskampanjasi käyttäjien keskusteluissa. Tärkeää organisaatiolle onkin, missä foorumissa ne vaikuttavimmat keskustelut brändistäsi ja toimialastasi sitten käydään. Tärkeä ominaisuus verkkomainontaa suunniteltaessa on näiden keskustelujen analysoiminen.
Sosiaalisen median hyödyntäminen markkinoinnissa
Markkinointiin sosiaalisen median työkaluilla liittyy aina suurempi riski kuin perinteisten kanavien käyttäminen. Eikä sitä voi samalla tavalla kontrolloida. Mitä enemmän yrität kontrolloida, sitä vähemmän sinulla on ohjakset käsissäsi. Yhteisöt, blogit ja muu verkossa tapahtuva vuorovaikutus asiakkaisiin on pitkäjänteistä työtä. Asiakkaita on kuunneltava ja heitä on arvostettava. Erilaisissa yhteisöissä ollaan kaikki samanvertaisia. Vaikka riski on suurempi ja tie ehkä pidempi niin mielenkiintoiseksi siitä tekee se, että markkinointiin saadaan aitoa ja oikeaa sisältöä, kun se on asiakkaiden tuottamaa. Tämä pakottaa organisaatiot myös lunastamaan lupauksensa, sillä asiakkaiden tuottama materiaali on juuri sitä, mitä organisaatiossa on tarjolla, kaunistelematta. Suurena päämääränä sosiaalisen median hyödyntämisessä on olla verkossa asiakkaita varten. Se on yksi tehokkaimmista tavoista vaikuttaa ihmisiin ja heidän mielikuviinsa brändistä. (Sarola 2009).
Gävert (21.10.2009) kirjoittaa M&M blogissaan, kuinka organisaatiot ovat aika hyvin mukana sosiaalisessa mediassa, mutta eivät jaksa panostaa sen pidemmälle, vaikka asiakkaiden kanssa pitäisi saada vastavuoroinen dialogi aikaiseksi, eikä pelkästään vain näkyä esim. facebookissa. Interaktiivisuus (keskustelut asiakkaan kanssa) ei tulevaisuudessa enää riitä, vaan ollaan menossa kohti proaktiivisuutta, jossa ihmiset ja brändi ovat aktiivisessa yhteistyössä saavuttamassa yhteisiä päämääriä.
Sataedu wikipediassa
Sataedu löytyy myös wikipediasta.
LÄHTEET
Gävert Nuppu 21.10.2009. Kommentti: I love Proactive Brands. Markkinointi & Mainonta. Saatavilla http://www.marmai.fi/blogit/ilove/
Opetusalan ammattijärjestö OAJ ry 2009. Opettaja, opetusalan järjestö- ja ammattilehti 41. 9.10.2009.
Sarola Tintti, Family One 2009. Sosiaalinen media ja markkinointi. - A match made in hell. 25.8.2009. Saatavilla http://www.helsinki.chamber.fi/files/3907/090825kauppakamari_sosmedia_sarola.pdf
keskiviikko 21. lokakuuta 2009
perjantai 2. lokakuuta 2009
Sähköinen julkaisujärjestelmä ja avoin lähdekoodi
Verkkopalvelut toteutetaan tänä päivänä sähköisillä julkaisujärjestelmillä.
Tämä tekninen toteutus voidaan ostaa hankintana tai tehdä organisaation sisäisenä työnä. Tämä usein riippuu organisaation sisäisestä osaamisesta ja resursseista. Useimmiten järjestelmän toteutus on osaksi omalla väellä tehty ja osaksi ostettu ulkopuolelta. (JUHTA 2005, 7). Sataedussa päädyttiin myös tähän. Osa tehdään sisäisenä työnä ja osa ostetaan asiantuntijapalveluna.
Verkkopalvelujen sähköiseksi julkaisujärjestelmäksi valitaan, Drupal, laajennettavuutensa ja avoimen lähdekoodin takia. Drupalia käyttää mm. Yle, Nokia ja Obaman hallinto. Lisäksi juuri julkaistu demoversio opiskelijaksi.net sivustosta, joka julkaisee uudenmaan opiskelupaikat ja tarjoaa apua valintaan, on toteutettu Drupalin päälle.
Avoin lähdekoodi antaa tilaajalle oikeuden käyttää, kopioida, levittää ja muokata ohjelman koodia vapaasti. Tämän vuoksi ohjelmisto voidaan, vaikka jakaa yhteistyökumppaneiden kanssa. Tämä onkin loistava asia, sillä koskaan ei tiedä, ketkä koulutuskuntayhtymään seuraavaksi liittyvät. Saamme avoimella koodilla helposti jaettua järjestelmäämme muille ilman lisäkustannuksia, sillä avoimesta ohjelmasta ei tule lisenssi-, eikä kuukausimaksuja. Järjestelmän rakentamisesta maksetaan ainoastaan työtuntien verran kertakorvauksena. Tämä pienentää kokonaiskustannuksia. Eikä tarvitse sitoutua yhteen toimittajaan, mikä vähentää riskejä. Sataedu voi aivan vapaasti kehittää järjestelmää omalla osaamisellaan tai valita yhteistyökumppanin tähän ilman sitoumuksia, koska se pääsee käsiksi lähdekoodiin. Järjestelmän koko elinkaaren ajan on siis mahdollisuus vapaaseen kilpailutukseen. Lähdekoodin avoimuuden takia, järjestelmiä voidaan myös helpommin sovittaa yhteen, toisin kuin suljettuja järjestelmiä. Suljettuja ohjelmistoja saa ainoastaan yhdeltä toimittajalta, kun avoimen lähdekoodin ohjelmia saa useilta. Suljettuja ohjelmia ostetaan lisensseinä, kun taas avoimen lähdekoodin ohjelmia ostetaan palveluina. Avoimia järjestelmiä hyödyntämällä varmistetaan mahdollisemman suuri joustavuus nyt ja tulevaisuudessa. Järjestelmän avoimuuden takia koodi voidaan myös tarkistuttaa ja viedä arvioitavaksi kenelle tahansa, mikä nostaa järjestelmän laadukkuutta. (JUHTA 2009, 2, 5, 8—9, 13).
Koska Nakkilan yksiköllä oli jo hyviä kokemuksia avoimesta lähdekoodista ja erityisesti Drupal järjestelmästä, niin siitä tehtiin koulutuskuntayhtymän virallinen järjestelmä koulutuskuntayhtymän johtajan esityksellä. Tähän ideaan vaikutti myös vahvasti JUHTAn suositus JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa. Siinä mainitaan, kuinka kuntien yhdistymisessä avointen järjestelmien käytöllä saadaan kustannustehokkuutta, kun järjestelmiä voidaan vapaasti kopioida fuusioitumisessa ilman lisenssimaksuja. JHS 169 suosituksessa kerrotaan, kuinka organisaatio voi ottaa käyttöön jonkun avoimen järjestelmän ja sitten kilpailuttaa vain käyttöönottoon liittyvät asennus- ja tukipalvelut. (JUHTA 2009, 19—20). Suosituksesta löytyi myös esimerkki, jossa alankomaissa toimiva järjestö, Nederland Open in Verbinding, tulkitsi EU-lainsäädäntöä niin, että itse tehtyjen avoimen lähdekoodien järjestelmien käyttöönottoa ei katsota hankintana. Organisaatio voi siis ottaa järjestelmän käyttöön ja kilpailuttaa vain sitä koskevat palvelut. (JUHTA 2009, 20).
Drupal asiantuntijapalvelut kilpailutettiin kesäkuussa 2009 julkisten hankintojen lain mukaisesti. Tarjouspyynnön kriteerinä käytettiin kokonaistaloudellista edullisuutta, mitä JHS 169 suosittelee (JUHTA 2009, 19.) JHS 169 Avoimen lähdekoodin hankintaa koskevassa suosituksessa oli myös hyviä kysymyksiä tarjouspyyntöön lisättäväksi. Kysymyksillä voidaan selvittää esimerkiksi, kuinka paljon toimittaja osallistuu kyseisen avoimen järjestelmän kehittämiseen. Mahdolliselta toimittajalta kannattaakin selvittää aiemmat vastaavat toteutukset sekä kokemukset järjestelmien räätälöinnistä ja integroinnista. Toimittajan sitoutuminen projektiin ja toimittajan käyttämien asiantuntijaresurssien pätevyyden selvittäminen ovat myös selvitettäviä seikkoja. Ammattitaidon voi osoittaa koulutustaustalla ja aiemmilla osallistumisilla erilaisiin kehittämishankkeisiin. (JUHTA 2009, 21—22). Hankintalaissa (348/2007, 59 §) on myös joukko asiakirjoja, joilla voidaan selvittää toimittajan teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä. Alla olevia kysymyksiä hyödynnettiin Sataedun tarjouspyynnössä, joka jätettiin Hilmaan.
• Onko yrityksenne osallistunut Drupalin kehittämiseen luovuttaen siihen lähdekoodia? Millä tavoin ja kuinka paljon?
• Onko yrityksenne esittänyt Drupalin kehittäjille kehitys- ja korjausehdotuksia? Mitä ja milloin? Miten ehdotuksille kävi?
• Osallistuuko yrityksenne ohjelmiston kehittämiseen liittyvään organisoituun toimintaan? Mihin ja missä muodossa?
• Mitkä ovat yrityksenne toimitusreferenssit Drupaliin liittyvissä palveluissa?
Arviointiperusteina käytettiin hankintahintaa (50 %), projektista vastaavan henkilön pätevyyttä (30 %) ja referenssejä aiemmista Drupal toteutuksista (30 %). Kirjalliset tarjoukset pisteytettiin tämän mukaan. Pisteytyksestä laadittiin excel tiedosto, johon kirjattiin myös perustelut pisteytykselle. Tämä valintadokumentti lähetettiin kaikille tarjouksen lähettäneelle. Tekniseksi yhteistyökumppaniksi valittiin Brain Alliance Oy.
Järjestelmän rakentamiseen menee noin neljä kuukautta. Lähtökohtana on, että järjestelmä rakennetaan hyödyntäen mahdollisimman paljon valmiita Drupalin toiminnallisia komponentteja. Tulevaisuuden lisä- ja muutostarpeet on huomioitava järjestelmää rakennettaessa. Tehtyjen valintojen on kannettava pitkälle tulevaisuuteen. Tämän takia kevään 2010 kehittämiskohteita on jo nyt alustavasti suunniteltava.
Sataedu pääsee Drupalilla tehdyn sähköisen julkaisujärjestelmänsä lähdekoodiin käsiksi, sillä Drupal on avoimen lähdekoodin järjestelmä. Tämä antaa Sataedulle mahdollisuuden jakaa ohjelmakoodia yhteistyökumppaneille. Kurki (2008, 35) kertoo Lasse Larvannon (2007) sanoin, kuinka arvokkaan ohjelmakoodin jakaminen voi olla hyvä hyötymiskeino. Ohjelmakoodin jakamisella, kun voi saada huomiota ja tukea jatkon tuotekehitykseen. JUHTA (2009, 9, 11) sanoo myös samaa, että avoimen lähdekoodin jakamisella voidaan saada paljon enemmän hyötyä, kuin pelkällä passiivisella hyödyntämisellä. Organisaatioiden välisellä yhteistyöllä voidaan jakaa kustannuksia. Suljettujen ohjelmistojen kanssa asiakkaan teettämät parannukset järjestelmään jäävät toimittajalle ja niiden jatkokehittely edellyttää kaupankäyntiä toimittajan kanssa. Varsinkin Sataedun verkkopalvelujen kaltaisissa järjestelmissä, joissa jatkokehittely on keskeisellä sijalla, en näe muuta vaihtoehtoa kuin avoimen lähdekoodin järjestelmä.
LÄHTEET
Finlex, ajantasainen lainsäädäntö 2009. Laki julkisista hankinnoista 348/2007. Saatavilla http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348
JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2005. JHS 129 Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet. Versio 4.1.2008. Julkaistu 15.6.2005. Saatavilla http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs129
JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2009. JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa. Julkaistu 23.2.2009. Saatavilla http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs169
Kurki Matti 2008. Tulevaisuuden verkkopalvelut. Haaga-Helian julkaisusarja Puheenvuoroja 11/2008. Haaga-Helian ammattikorkeakoulu. Saatavilla http://www.haaga-helia.fi/fi/tutkimus-ja-kehityspalvelut/julkaisut/liitteet/TulevaisuudenVerkkopalvelut.pdf
Tämä tekninen toteutus voidaan ostaa hankintana tai tehdä organisaation sisäisenä työnä. Tämä usein riippuu organisaation sisäisestä osaamisesta ja resursseista. Useimmiten järjestelmän toteutus on osaksi omalla väellä tehty ja osaksi ostettu ulkopuolelta. (JUHTA 2005, 7). Sataedussa päädyttiin myös tähän. Osa tehdään sisäisenä työnä ja osa ostetaan asiantuntijapalveluna.
Verkkopalvelujen sähköiseksi julkaisujärjestelmäksi valitaan, Drupal, laajennettavuutensa ja avoimen lähdekoodin takia. Drupalia käyttää mm. Yle, Nokia ja Obaman hallinto. Lisäksi juuri julkaistu demoversio opiskelijaksi.net sivustosta, joka julkaisee uudenmaan opiskelupaikat ja tarjoaa apua valintaan, on toteutettu Drupalin päälle.
Avoin lähdekoodi antaa tilaajalle oikeuden käyttää, kopioida, levittää ja muokata ohjelman koodia vapaasti. Tämän vuoksi ohjelmisto voidaan, vaikka jakaa yhteistyökumppaneiden kanssa. Tämä onkin loistava asia, sillä koskaan ei tiedä, ketkä koulutuskuntayhtymään seuraavaksi liittyvät. Saamme avoimella koodilla helposti jaettua järjestelmäämme muille ilman lisäkustannuksia, sillä avoimesta ohjelmasta ei tule lisenssi-, eikä kuukausimaksuja. Järjestelmän rakentamisesta maksetaan ainoastaan työtuntien verran kertakorvauksena. Tämä pienentää kokonaiskustannuksia. Eikä tarvitse sitoutua yhteen toimittajaan, mikä vähentää riskejä. Sataedu voi aivan vapaasti kehittää järjestelmää omalla osaamisellaan tai valita yhteistyökumppanin tähän ilman sitoumuksia, koska se pääsee käsiksi lähdekoodiin. Järjestelmän koko elinkaaren ajan on siis mahdollisuus vapaaseen kilpailutukseen. Lähdekoodin avoimuuden takia, järjestelmiä voidaan myös helpommin sovittaa yhteen, toisin kuin suljettuja järjestelmiä. Suljettuja ohjelmistoja saa ainoastaan yhdeltä toimittajalta, kun avoimen lähdekoodin ohjelmia saa useilta. Suljettuja ohjelmia ostetaan lisensseinä, kun taas avoimen lähdekoodin ohjelmia ostetaan palveluina. Avoimia järjestelmiä hyödyntämällä varmistetaan mahdollisemman suuri joustavuus nyt ja tulevaisuudessa. Järjestelmän avoimuuden takia koodi voidaan myös tarkistuttaa ja viedä arvioitavaksi kenelle tahansa, mikä nostaa järjestelmän laadukkuutta. (JUHTA 2009, 2, 5, 8—9, 13).
Koska Nakkilan yksiköllä oli jo hyviä kokemuksia avoimesta lähdekoodista ja erityisesti Drupal järjestelmästä, niin siitä tehtiin koulutuskuntayhtymän virallinen järjestelmä koulutuskuntayhtymän johtajan esityksellä. Tähän ideaan vaikutti myös vahvasti JUHTAn suositus JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa. Siinä mainitaan, kuinka kuntien yhdistymisessä avointen järjestelmien käytöllä saadaan kustannustehokkuutta, kun järjestelmiä voidaan vapaasti kopioida fuusioitumisessa ilman lisenssimaksuja. JHS 169 suosituksessa kerrotaan, kuinka organisaatio voi ottaa käyttöön jonkun avoimen järjestelmän ja sitten kilpailuttaa vain käyttöönottoon liittyvät asennus- ja tukipalvelut. (JUHTA 2009, 19—20). Suosituksesta löytyi myös esimerkki, jossa alankomaissa toimiva järjestö, Nederland Open in Verbinding, tulkitsi EU-lainsäädäntöä niin, että itse tehtyjen avoimen lähdekoodien järjestelmien käyttöönottoa ei katsota hankintana. Organisaatio voi siis ottaa järjestelmän käyttöön ja kilpailuttaa vain sitä koskevat palvelut. (JUHTA 2009, 20).
Drupal asiantuntijapalvelut kilpailutettiin kesäkuussa 2009 julkisten hankintojen lain mukaisesti. Tarjouspyynnön kriteerinä käytettiin kokonaistaloudellista edullisuutta, mitä JHS 169 suosittelee (JUHTA 2009, 19.) JHS 169 Avoimen lähdekoodin hankintaa koskevassa suosituksessa oli myös hyviä kysymyksiä tarjouspyyntöön lisättäväksi. Kysymyksillä voidaan selvittää esimerkiksi, kuinka paljon toimittaja osallistuu kyseisen avoimen järjestelmän kehittämiseen. Mahdolliselta toimittajalta kannattaakin selvittää aiemmat vastaavat toteutukset sekä kokemukset järjestelmien räätälöinnistä ja integroinnista. Toimittajan sitoutuminen projektiin ja toimittajan käyttämien asiantuntijaresurssien pätevyyden selvittäminen ovat myös selvitettäviä seikkoja. Ammattitaidon voi osoittaa koulutustaustalla ja aiemmilla osallistumisilla erilaisiin kehittämishankkeisiin. (JUHTA 2009, 21—22). Hankintalaissa (348/2007, 59 §) on myös joukko asiakirjoja, joilla voidaan selvittää toimittajan teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä. Alla olevia kysymyksiä hyödynnettiin Sataedun tarjouspyynnössä, joka jätettiin Hilmaan.
• Onko yrityksenne osallistunut Drupalin kehittämiseen luovuttaen siihen lähdekoodia? Millä tavoin ja kuinka paljon?
• Onko yrityksenne esittänyt Drupalin kehittäjille kehitys- ja korjausehdotuksia? Mitä ja milloin? Miten ehdotuksille kävi?
• Osallistuuko yrityksenne ohjelmiston kehittämiseen liittyvään organisoituun toimintaan? Mihin ja missä muodossa?
• Mitkä ovat yrityksenne toimitusreferenssit Drupaliin liittyvissä palveluissa?
Arviointiperusteina käytettiin hankintahintaa (50 %), projektista vastaavan henkilön pätevyyttä (30 %) ja referenssejä aiemmista Drupal toteutuksista (30 %). Kirjalliset tarjoukset pisteytettiin tämän mukaan. Pisteytyksestä laadittiin excel tiedosto, johon kirjattiin myös perustelut pisteytykselle. Tämä valintadokumentti lähetettiin kaikille tarjouksen lähettäneelle. Tekniseksi yhteistyökumppaniksi valittiin Brain Alliance Oy.
Järjestelmän rakentamiseen menee noin neljä kuukautta. Lähtökohtana on, että järjestelmä rakennetaan hyödyntäen mahdollisimman paljon valmiita Drupalin toiminnallisia komponentteja. Tulevaisuuden lisä- ja muutostarpeet on huomioitava järjestelmää rakennettaessa. Tehtyjen valintojen on kannettava pitkälle tulevaisuuteen. Tämän takia kevään 2010 kehittämiskohteita on jo nyt alustavasti suunniteltava.
Sataedu pääsee Drupalilla tehdyn sähköisen julkaisujärjestelmänsä lähdekoodiin käsiksi, sillä Drupal on avoimen lähdekoodin järjestelmä. Tämä antaa Sataedulle mahdollisuuden jakaa ohjelmakoodia yhteistyökumppaneille. Kurki (2008, 35) kertoo Lasse Larvannon (2007) sanoin, kuinka arvokkaan ohjelmakoodin jakaminen voi olla hyvä hyötymiskeino. Ohjelmakoodin jakamisella, kun voi saada huomiota ja tukea jatkon tuotekehitykseen. JUHTA (2009, 9, 11) sanoo myös samaa, että avoimen lähdekoodin jakamisella voidaan saada paljon enemmän hyötyä, kuin pelkällä passiivisella hyödyntämisellä. Organisaatioiden välisellä yhteistyöllä voidaan jakaa kustannuksia. Suljettujen ohjelmistojen kanssa asiakkaan teettämät parannukset järjestelmään jäävät toimittajalle ja niiden jatkokehittely edellyttää kaupankäyntiä toimittajan kanssa. Varsinkin Sataedun verkkopalvelujen kaltaisissa järjestelmissä, joissa jatkokehittely on keskeisellä sijalla, en näe muuta vaihtoehtoa kuin avoimen lähdekoodin järjestelmä.
LÄHTEET
Finlex, ajantasainen lainsäädäntö 2009. Laki julkisista hankinnoista 348/2007. Saatavilla http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348
JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2005. JHS 129 Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet. Versio 4.1.2008. Julkaistu 15.6.2005. Saatavilla http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs129
JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2009. JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa. Julkaistu 23.2.2009. Saatavilla http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs169
Kurki Matti 2008. Tulevaisuuden verkkopalvelut. Haaga-Helian julkaisusarja Puheenvuoroja 11/2008. Haaga-Helian ammattikorkeakoulu. Saatavilla http://www.haaga-helia.fi/fi/tutkimus-ja-kehityspalvelut/julkaisut/liitteet/TulevaisuudenVerkkopalvelut.pdf
tiistai 8. syyskuuta 2009
Tiedonhallinta kehittämishankkeissa
Kehittämishankkeilla pyritään pitämään organisaation kilpailu- ja suorituskykyä yllä. Hankkeiden on vastattava toimialan ajanmukaisiin vaatimuksiin ja mielellään jopa ylitettävä ne. Tiedonhallinnan kehittämisen tavoitteena on tuoda ajansäästöä tiedon nopeammalla löytymisellä ja tietoresurssien tehokkaammalla käytöllä. (Kaario 2008, 128, 136). Oikea tieto tulee olla oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
Kun ollaan valitsemassa tiedonhallinnan teknologiaa, on huomioitava pitkällä aikavälillä eri järjestelmien yhteensopivuus ja skaalautuvuus sekä tietojen käytettävyys ja säilyvyys. Tekniikka kehittyy koko ajan ja suunnittelussa onkin mietittävä tulevia kehityssuuntia. Tällä hetkellä kasvava trendi on sosiaalinen verkostoituminen, joka tuo aivan uusia mahdollisuuksia tiedonhallintaan. (Kaario 2008, 145-147). Sosiaalisen median hyödyntäminen on vallan kiinnostava aihe, jota myös tutkin paljon töissä ja vapaa-ajalla.
Mutta tiedonhallinnan kehittämishankkeet ovat paljon muutakin kuin vain teknologiaa. Tiedonhallinta on mukana organisaation lähes jokaisen työntekijän jokapäiväisessä työssä ja melkein kaikissa toiminnoissa. Siksi kehittämistä ohjaa organisaation toiminnan tavoitteet. (Kaario 2008, 129).
Verkkopalveluiden kautta Sataedun yksiköiden välille muodostuu toiminnallinen arvoketju, jossa liikkuu tietovirtoja. Yhtenäistämällä toimintaa saamme aikaiseksi yhteisiä palvelu- ja arvoketjuja, joista me kaikki voimme hyötyä. Verkkopalveluiden kantavana konseptina onkin ajatus yhteisestä työkalusta, joka yhdistää hajautettua organisaatiota ja jota kehitetään jatkuvasti helpottamaan kaikkien rutiinityötä. Vähimmäisvaatimus tälle konseptille on, että saamme Sataedulaisten käyttäjätunnukset ja salasanat integroitua verkkopalveluun. Kaikessa suunnittelussa pyritään yhden luukun periaatteeseen. Yhden luukun palvelumallissa käyttäjä saa kaiken samasta paikasta. Tämä edellyttää, että kaikki toiminnot siirtyy verkkoon ja kaikki järjestelmät ovat yhteensopivia. Tulevaisuudessa vain korostuu käyttäjien odotukset laadukasta sähköistä palvelua kohtaan. Meidän on vastattava tähän tarpeeseen nyt, jotta säilytämme kilpailu- ja suorituskyvyn myös tulevaisuudessa.
Kehittämishankkeet vaativat johdon sitoutumista. Johdon tehtävä on osoittaa positiivista muutoshenkeä hankkeita kohtaan (Kaario 2008, 129-131.) Muutoksissa kannattaa silti aina muistaa, että muutos lähtee käyttäjästä. Me kaikki voimme omalla toiminnallamme myötävaikuttaa positiiviseen muutokseen.
Kun edessä on suuri muutos, ”on norsu syötävä pala kerrallaan”. Muutos on hyvä tehdä vaiheittain, joilla selkeät tavoitteet ja aikataulut. Jokaisesta vaiheesta on tultava tuloksia ja vietävä hanketta eteenpäin. Tätä varten on hyvä tehdä tiekartta (roadmap), jossa on lueteltu vaiheet, aikataulut ja tulokset. Tiekartta toimii hankkeen kehittämisstrategiana. Hankkeen tuloksien onnistuminen ja epäonnistuminen ovat tärkeää pystyä myös mittaamaan. (Kaario 2008, 129-131).
Sataedun verkkopalvelujen kehittämisstrategia lyhyesti
VAIHE 1
Aikataulu: syksy 2009
Tavoite: Ensimmäisessä vaiheessa on tarkoitus luoda Sataedulle yhteiset internetsivut uudella, yhtenäisellä ilmeellä. Silloin rakennetaan informaatioarkkitehtuuri ja toteutamme verkkopalveluiden peruspalvelut, kuten koulutustarjonta, alkavat koulutukset, uutiset, kuvagalleria, organisaation ja yksiköiden esittely, sähköinen puhelinluettelo sekä intran tiedotuskanava.
Ominaisuuksia, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat uutisten, alkavien koulutusten ja koulutustarjonnan personointi.
Toimintoja, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat haku toiminto ja lähetä vinkki kaverille toiminto.
Päivitysvastuut näille sivuille on myös määritettävä on dokumentoitava.
Tulokset: Tavoite on saavutettu, kun 1.1.2010 peruspalvelut ovat osoitteessa www.sataedu.fi.
Laatua mitataan myös käytettävyys testeillä. Käytettävyys voidaan jakaa tiedon saatavuuteen ja helppouteen. Oikeat käyttäjät kokeilevat selata sivuja ja heidän toimiaan seurataan Google Analytics ohjelmalla. Käytettävyystestien jälkeen tehdään tarvittavat korjaukset ja testataan uudelleen. Testaus etenee siis iteratiivisin syklein (suunnittelu -> toteutus -> testaus -> korjaukset).
VAIHE 2
Aikataulu: kevät 2010
Tavoite: Tavoitteena on luoda intra, dokumentinhallintajärjestelmä, rakenteiset dokumentit, jne.
Tulokset: Viestintä ja tiedon löytyminen saadaan kokonaan uudelle tasolle.
VAIHE 3
Aikataulu: vuodet 2010-2013
Tavoite: Jatkokehityssuunnitelma. Verkkopalvelujen kehittäminen kohti toiminnanohjausjärjestelmää, yhden luukun periaate toteutuu.
Tulokset: Lisäarvon tuottaminen henkilökunnalle helpottamalla heidän rutiinityötä. Asiakkaille lisäarvon tuottaminen uuden teknologian antamilla mahdollisuuksilla (sosiaalinen media).
Sisällöntuottamisen kehittäminen tapahtuu horisontaalisti, sillä se koskee kaikkia organisaation yksiköitä (Kaario 2008, 131.) Näin on myös Sataedussa. Sisällönhallinnalle on määritettävä vastuuhenkilöitä kaikista yksiköistä. Jokainen vastuuhenkilö päivittää omaa osiotaan verkkosivuilla. Esim. opiskelijavaihtoon liittyviä asioita päivittävät yksiköiden KV -koordinaattorit. Päivittäminen on tehty helpoksi ja tiedoille on valmiit kentät WYSIWYG (What You See Is What You Get) periaatteen mukaisesti.
Informaatioarkkitehtuuri on tietosisältöjen luokittelua, rakenteistamista tai metatietojen merkitsemistä, jotta tiedon käsittely olisi mahdollisimman automaattista. Sen tavoitteena on auttaa tiedon löytämistä ja tiedonhallintaa. Tietosisällön suunnittelu tarkoittaa tiedon tunnistamista, inventointia ja luokittelua. Inventoinnin tuloksena syntyy taulukko, jossa on kohteen tiedot ja tietojen kytkökset toimintaprosesseihin. Tämän pohjalta tietoelementit luokitellaan sisältötyypeiksi. Tiedot, joilla on yhtenevä käyttötarkoitus, rakenne ja käsittelysäännöt kuuluvat samaan sisältötyyppiin. Sisältötyypit ovat erittäin tärkeitä, sillä niiden avulla voidaan tehdä tiedonhallintaa automatisoivia sekä hakua helpottavia toimintoja ja ominaisuuksia. Sisältötyypille määritetään joukko ominaisuuksia (metatiedot, elinkaari, työnkulku, käsittelysäännöt ja sisältörakenne) tai siihen sidotaan dokumenttipohjia. (Kaario 2008, 141-143).
Taksonomia tarkoittaa käsitteiden luokittelua. Käsitteet jaetaan ylätason käsitteisiin ja niille määritellään alatason käsitteitä hierarkkisesti. Hierarkiassa alemman tason käsitteet perivät ylemmän tason käsitteiden ominaisuudet. Kun taksonomia viedään tarkemmalle tasolle, niin käsitteiden väliset suhteet ja muut parametrit ovat selvillä. Tätä nimetään ontologiaksi. Taksonomialla ja ontologialla hallitaan tiedon elinkaarta ja ymmärretään tiedon semantiikka eli merkitys. Tiedon merkitys on edellytys semanttiselle webille. (Kaario 2008, 156, 158, 160).
Myös Sataedun sivujen sisällöstä rakennetaan sisältötyyppejä, joihin merkitään tietokenttiä, joista tarvittaessa tehdään luokitteluja eli taksonomioita. Kun tiedosta tehdään taksonomia, tietoon voidaan tehdä hakuja ja näin se löytyy helpommin. Olen aloittanut sisältötyyppien nimeämisen ja luokittelujen keräämisen Sataedun wiki alustalle.
Lopuksi voidaan todeta Kaarion sanoin (2008, 133)
”Projektin paineissa hikoileville projektin jälkeinen elämä on kuoleman jälkeistä elämää”.
Sitä odotellessa...
LÄHDE
Kaario Kimmo 2008. Tiedonhallinta: avain tietotyön tuottavuuteen. Jyväskylä: Docendo.
Kun ollaan valitsemassa tiedonhallinnan teknologiaa, on huomioitava pitkällä aikavälillä eri järjestelmien yhteensopivuus ja skaalautuvuus sekä tietojen käytettävyys ja säilyvyys. Tekniikka kehittyy koko ajan ja suunnittelussa onkin mietittävä tulevia kehityssuuntia. Tällä hetkellä kasvava trendi on sosiaalinen verkostoituminen, joka tuo aivan uusia mahdollisuuksia tiedonhallintaan. (Kaario 2008, 145-147). Sosiaalisen median hyödyntäminen on vallan kiinnostava aihe, jota myös tutkin paljon töissä ja vapaa-ajalla.
Mutta tiedonhallinnan kehittämishankkeet ovat paljon muutakin kuin vain teknologiaa. Tiedonhallinta on mukana organisaation lähes jokaisen työntekijän jokapäiväisessä työssä ja melkein kaikissa toiminnoissa. Siksi kehittämistä ohjaa organisaation toiminnan tavoitteet. (Kaario 2008, 129).
Verkkopalveluiden kautta Sataedun yksiköiden välille muodostuu toiminnallinen arvoketju, jossa liikkuu tietovirtoja. Yhtenäistämällä toimintaa saamme aikaiseksi yhteisiä palvelu- ja arvoketjuja, joista me kaikki voimme hyötyä. Verkkopalveluiden kantavana konseptina onkin ajatus yhteisestä työkalusta, joka yhdistää hajautettua organisaatiota ja jota kehitetään jatkuvasti helpottamaan kaikkien rutiinityötä. Vähimmäisvaatimus tälle konseptille on, että saamme Sataedulaisten käyttäjätunnukset ja salasanat integroitua verkkopalveluun. Kaikessa suunnittelussa pyritään yhden luukun periaatteeseen. Yhden luukun palvelumallissa käyttäjä saa kaiken samasta paikasta. Tämä edellyttää, että kaikki toiminnot siirtyy verkkoon ja kaikki järjestelmät ovat yhteensopivia. Tulevaisuudessa vain korostuu käyttäjien odotukset laadukasta sähköistä palvelua kohtaan. Meidän on vastattava tähän tarpeeseen nyt, jotta säilytämme kilpailu- ja suorituskyvyn myös tulevaisuudessa.
Kehittämishankkeet vaativat johdon sitoutumista. Johdon tehtävä on osoittaa positiivista muutoshenkeä hankkeita kohtaan (Kaario 2008, 129-131.) Muutoksissa kannattaa silti aina muistaa, että muutos lähtee käyttäjästä. Me kaikki voimme omalla toiminnallamme myötävaikuttaa positiiviseen muutokseen.
Kun edessä on suuri muutos, ”on norsu syötävä pala kerrallaan”. Muutos on hyvä tehdä vaiheittain, joilla selkeät tavoitteet ja aikataulut. Jokaisesta vaiheesta on tultava tuloksia ja vietävä hanketta eteenpäin. Tätä varten on hyvä tehdä tiekartta (roadmap), jossa on lueteltu vaiheet, aikataulut ja tulokset. Tiekartta toimii hankkeen kehittämisstrategiana. Hankkeen tuloksien onnistuminen ja epäonnistuminen ovat tärkeää pystyä myös mittaamaan. (Kaario 2008, 129-131).
Sataedun verkkopalvelujen kehittämisstrategia lyhyesti
VAIHE 1
Aikataulu: syksy 2009
Tavoite: Ensimmäisessä vaiheessa on tarkoitus luoda Sataedulle yhteiset internetsivut uudella, yhtenäisellä ilmeellä. Silloin rakennetaan informaatioarkkitehtuuri ja toteutamme verkkopalveluiden peruspalvelut, kuten koulutustarjonta, alkavat koulutukset, uutiset, kuvagalleria, organisaation ja yksiköiden esittely, sähköinen puhelinluettelo sekä intran tiedotuskanava.
Ominaisuuksia, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat uutisten, alkavien koulutusten ja koulutustarjonnan personointi.
Toimintoja, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat haku toiminto ja lähetä vinkki kaverille toiminto.
Päivitysvastuut näille sivuille on myös määritettävä on dokumentoitava.
Tulokset: Tavoite on saavutettu, kun 1.1.2010 peruspalvelut ovat osoitteessa www.sataedu.fi.
Laatua mitataan myös käytettävyys testeillä. Käytettävyys voidaan jakaa tiedon saatavuuteen ja helppouteen. Oikeat käyttäjät kokeilevat selata sivuja ja heidän toimiaan seurataan Google Analytics ohjelmalla. Käytettävyystestien jälkeen tehdään tarvittavat korjaukset ja testataan uudelleen. Testaus etenee siis iteratiivisin syklein (suunnittelu -> toteutus -> testaus -> korjaukset).
VAIHE 2
Aikataulu: kevät 2010
Tavoite: Tavoitteena on luoda intra, dokumentinhallintajärjestelmä, rakenteiset dokumentit, jne.
Tulokset: Viestintä ja tiedon löytyminen saadaan kokonaan uudelle tasolle.
VAIHE 3
Aikataulu: vuodet 2010-2013
Tavoite: Jatkokehityssuunnitelma. Verkkopalvelujen kehittäminen kohti toiminnanohjausjärjestelmää, yhden luukun periaate toteutuu.
Tulokset: Lisäarvon tuottaminen henkilökunnalle helpottamalla heidän rutiinityötä. Asiakkaille lisäarvon tuottaminen uuden teknologian antamilla mahdollisuuksilla (sosiaalinen media).
Sisällöntuottamisen kehittäminen tapahtuu horisontaalisti, sillä se koskee kaikkia organisaation yksiköitä (Kaario 2008, 131.) Näin on myös Sataedussa. Sisällönhallinnalle on määritettävä vastuuhenkilöitä kaikista yksiköistä. Jokainen vastuuhenkilö päivittää omaa osiotaan verkkosivuilla. Esim. opiskelijavaihtoon liittyviä asioita päivittävät yksiköiden KV -koordinaattorit. Päivittäminen on tehty helpoksi ja tiedoille on valmiit kentät WYSIWYG (What You See Is What You Get) periaatteen mukaisesti.
Informaatioarkkitehtuuri on tietosisältöjen luokittelua, rakenteistamista tai metatietojen merkitsemistä, jotta tiedon käsittely olisi mahdollisimman automaattista. Sen tavoitteena on auttaa tiedon löytämistä ja tiedonhallintaa. Tietosisällön suunnittelu tarkoittaa tiedon tunnistamista, inventointia ja luokittelua. Inventoinnin tuloksena syntyy taulukko, jossa on kohteen tiedot ja tietojen kytkökset toimintaprosesseihin. Tämän pohjalta tietoelementit luokitellaan sisältötyypeiksi. Tiedot, joilla on yhtenevä käyttötarkoitus, rakenne ja käsittelysäännöt kuuluvat samaan sisältötyyppiin. Sisältötyypit ovat erittäin tärkeitä, sillä niiden avulla voidaan tehdä tiedonhallintaa automatisoivia sekä hakua helpottavia toimintoja ja ominaisuuksia. Sisältötyypille määritetään joukko ominaisuuksia (metatiedot, elinkaari, työnkulku, käsittelysäännöt ja sisältörakenne) tai siihen sidotaan dokumenttipohjia. (Kaario 2008, 141-143).
Taksonomia tarkoittaa käsitteiden luokittelua. Käsitteet jaetaan ylätason käsitteisiin ja niille määritellään alatason käsitteitä hierarkkisesti. Hierarkiassa alemman tason käsitteet perivät ylemmän tason käsitteiden ominaisuudet. Kun taksonomia viedään tarkemmalle tasolle, niin käsitteiden väliset suhteet ja muut parametrit ovat selvillä. Tätä nimetään ontologiaksi. Taksonomialla ja ontologialla hallitaan tiedon elinkaarta ja ymmärretään tiedon semantiikka eli merkitys. Tiedon merkitys on edellytys semanttiselle webille. (Kaario 2008, 156, 158, 160).
Myös Sataedun sivujen sisällöstä rakennetaan sisältötyyppejä, joihin merkitään tietokenttiä, joista tarvittaessa tehdään luokitteluja eli taksonomioita. Kun tiedosta tehdään taksonomia, tietoon voidaan tehdä hakuja ja näin se löytyy helpommin. Olen aloittanut sisältötyyppien nimeämisen ja luokittelujen keräämisen Sataedun wiki alustalle.
Lopuksi voidaan todeta Kaarion sanoin (2008, 133)
”Projektin paineissa hikoileville projektin jälkeinen elämä on kuoleman jälkeistä elämää”.
Sitä odotellessa...
LÄHDE
Kaario Kimmo 2008. Tiedonhallinta: avain tietotyön tuottavuuteen. Jyväskylä: Docendo.
perjantai 4. syyskuuta 2009
Organisaatioiden tiedonhallinta
Työt ovat vieneet kokonaan aikani ja blogiin kirjoittamisesta alkaa olla kulunut jo yli neljä kuukautta. Yritän parantaa tapani tässä asiassa.
Luin mielenkiintoisen tutkimuksen tiedonhallinnasta (Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated). Siinä esiintulleita asioita olen joutunut pohtimaan suunnitellessani uutta verkkopalvelua.
Tiedonhallinnassa teknologialla on suuri rooli. Tiedonmäärä on niin valtava, että se on valjastettava kehittyneellä teknologialla, jotta voimme hyödyntää sitä. Tiedonhallinta edistää organisaation suorituskykyä monin eri tavoin. Se vaikuttaa ihmisiin, prosesseihin, tuotteisiin ja rakenteisiin minimoiden riskejä, lisäten tehokkuutta ja luoden innovatiivisia prosesseja ja tuotteita. Näin tiedonhallinta tarjoaa kestävää kilpailukykyä, joka varmistaa organisaation menestymisen. (Handzic 2005, 17).
Kiinnostus tiedonhallintaan on tullut monien kehitystrendien kautta, kuten kansainvälistyminen, digitaalisuus, virtuaalisuus ja kilpailunkiristyminen. Näin tietojohtamisen merkitys on kasvanut ja tullut organisaatioissa ajankohtaiseksi. Tutkimuksessa viitataan myös muihin lähteisiin. Burnes (2000) kertoo, että tietotalous vaatii organisaatioita integroimaan prosessit ja järjestelmät, jotta resurssit voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti ja sitä kautta saada tulosta. Jos organisaatiot eivät integroi järjestelmiään ja valjasta tietoresurssejaan, he ovat haavoittuvaisia tulevaisuuden kilpailussa. Earlin (2001) mukaan, tiedonhallinnalla saavutetaan parempia prosesseja ja tuotteita, autetaan johtoa päätöksenteossa ja organisaatiosta tulee mukautuva ja uudistumiskykyinen. Tiedonhallinnan tehtävä on siis selvittää, miten tietoa valjastetaan ja hyödynnetään paremmin. (Handzic 2005, 4).
Tiedonhallinnassa teknologiat ja ihmisten kyky oppia ja luoda tietoa ovat suuressa roolissa. Teknologioilla helpotetaan tiedon jakamista, esittämistä ja vaihtamista. Kun organisaatio valitsee teknologiaa, on huomioitava tulevaisuuden tarpeet ja tekninen kehitys. Mikä ratkaisu sopii parhaiten organisaation tavoitteisiin. (Handzic 2005, 35). Ei ole yhtä oikeaa ratkaisua, vaan jokaisen on löydettävä omansa (Handzic 2005, 17.)
Mielestäni ihmiset voivat parantaa kykyään oppia, luoda tietoa ja ennakoida tilanteita teknologian keinoin. Itse käytän internetpohjaista mindmap työkalua, jolla ideoin ja järjestän ajatuksiani. Olen huomannut, että olen pystynyt ennakoimaan tulevia tehtäviäni ja näin valmistaumaan tuleviin haasteisiin paremmin. Myös Handzicin (2005, 85) tutkimus kertoo samaa. Tietokartoilla ja kuvauksilla voidaan visualisoida tietoa sekä lisätä ihmisten suorituskykyä löytää ja oppia asiantuntijatietoa. Tämä auttaa tehtävien ennakoinnissa ja vähentää suoritukseen käytettyä aikaa. Eri teknologioilla on kaikilla myös rajoituksensa ja siksi huolellinen arviointi ja tutkiminen on aina paikallaan. On löydettävä tilanteeseen sopiva teknologia. On kuitenkin muistettava, että oppimistilanteet vaihtelevat aina, joten tekniikka on valittava sen mukaan.
Verkkopalvelujen julkaisujärjestelmällä valjastamme organisaation tietoresurssit. Järjestelmän tehtävä on keräämämme tiedon säilyttäminen ja levittäminen hajautetun organisaation yksiköihimme. Verkkopalvelun tämän vuoden tavoitteena on yhdistää yksiköitä ja tarjota oikea-aikaista tietoa rakentamalla yhteinen tietovarasto, jossa on kehittyneet hakutoiminnot tiedon löytymisen helpottamiseksi. Ensi vuoden tavoitteet koskevat tiedon hyödyntämistä, osaamisenhallintaa ja prosessien yhtenäistämistä.
Hajautetussa organisaatiossa verkoston luominen on tärkeää. Handzicin (2005, 218) tutkimuksen mukaan verkkoyhteisö tarvitsee kehittyäkseen ja menestyäkseen rohkaisua ja ohjaamista. Lisäksi se tarvitsee pienen suunnannäyttäjä ryhmän, joka näyttää oikean tien ja vaikuttaa ilmapiiriin. Internetpohjaiset keskustelufoorumit ovat tehokkaita työkaluja hajautetulle organisaatiolle yhteistyön ja viestien tallentamisen kannalta, mutta kasvotusten käydyt keskustelut täydentävät tätä kehittäen luottamusta ja vuorovaikutussuhteita sekä rohkaisten laajempaan osallistumiseen verkostossa.
Tutkimusta lukiessani sain idean organisaatiomme projektinhallintaan. Handzic kertoo virtuaalisesta paikasta, jossa käyttäjät keräsivät ideaa valmistellessa mielenkiintoista materiaalia idean tueksi eri lähteistä, jakoivat ideoitaan keskenään, keksivät potentiaalisia ratkaisuja ongelmiin ja lahjoittivat ratkaisut ideapankkiin tai levitettiin ne ihmisille. Tämä oli ikään kuin elektroninen aivoriihi. Näin käyttäjät paransivat luovaa suoritustaan toisten ihmisten tuella ja saivat enemmän ideoita. Tällaisilla tiedonhallinnan työkaluilla voidaan helpottaa oppimista ja suoritusta luovissa ongelmanratkaisuissa ja ajattelussa. (Handzic 2005, 122). Suunnitellessani organisaatiomme projektinhallintaa pohdin, että voisiko tätä tutkimuksen ideaa hyödyntää myös projektin tai hankkeen aloitusvaiheessa. Voisiko projektinhallinnan ensimmäinen vaihe olla elektroninen aivoriihi, jossa hankkeen/projektin osapuolet kokoontuisivat ideoimaan vapaasti ja ideat tallentuisivat projektinhallintatyökalulla ja olisivat näin hyödynnettävissä myös myöhemmin. Näin saisimme hyödynnettyä organisaatiomme hajallaan olevan osaamisen ja tekisimme asiantuntijuudesta näkyvämpää, kun ideat jäisivät elämään ideapankkiin.
Handzicin tutkimuksessa selvisi, että tulevaisuudessa tieto voidaan yhä enemmän visualisoida näkyväksi, monet eri järjestelmät tulee integroida keskenään ja on mentävä kohti tehokasta tiedon löytämisjärjestelmää (Handzic 2005, 102.) Nämä asiat kiinnostavat minua suunnattomasti. Uskon, että esim. sosiaalisen median työkaluilla saamme kerättyä tietoa, visualisoitua ja hyödynnettyä sitä, jos vain useat ihmiset lähtevät tähän haasteeseen mukaan. Ei sota nimittäin yhtä ihmistä kaipaa. Piilevän tiedon näkyväksi tekeminen sekä sen hakeminen ja hyödyntäminen ovat olleet minulla mielessä jo pitemmän aikaa ja näihin ajatuksiin tahtoisin löytää mahdollisimman tehokkaan systeemin tulevaisuudessa. Tällä hetkellä vaan tuntuu, että teknologioita on paljon, yhtä oikeaa ratkaisua ei ole, eikä tietoa osata vielä hallita niin hyvin, kuin se olisi mahdollista uuden teknologien keinoin. Nyt tarvitaan innovatiivisia ihmisiä kehittämään tiedonhallintaa ja erityisesti osaamisenhallintaa.
Organisaatioissa ollaan kyllä tietoisia tiedonhallinnan tärkeydestä, mutta varsinainen toimeenpano ontuu. Tämän vuoksi useilla yrityksillä on vielä pitkä matka tiedon hyödyntämiseen. Organisaatioiden on hyvä ymmärtää, että kun organisaation tiedon- ja osaamisenhallintaa suunnitellaan ja toimeenpannaan huolellisesti, se vapauttaa tietoresursseja, jotka tuovat taas puolestaan menestystä yritykselle. Elämme koko ajan muuttuvassa maailmassa, on haastavaa löytää sopiva tiedonhallintajärjestelmä, joka vastaa organisaation tavoitteisiin ja strategioihin. Haaste on kuitenkin otettava vastaan, jotta varmistetaan selviytyminen ja menestyminen tulevaisuudessa. (Handzic 2005, 232-233). Tiedonhallinta vastaa yhtä merkityksellisintä johtamistoimintoa tietotaloudessa (Handzic 2005, 250.)
Osa tiedemiehistä sitoo tiedonhallinnan tulevaisuuden uusiin kehityksiin ja parannuksiin tieto- ja vuorovaikutusteknologioissa. Osa taas ajattelee, että kun tiedonhallinta on käytännössä lyönyt läpi, niin emme enää silloin puhu tiedonhallinnasta, koska se on kaikkialla oleva ja jokaisen jokapäiväistä elämää. Tiedonhallinta on tällöin kaikki mitä teemme. Sitä ei enää ihmetellä. Tapahtui sitten mitä tahansa. Tiedonhallintatyökalut ja teknologia helpottavat saavuttamaan asiantuntijuutta, toimittavat oikea-aikaista tietoa ja auttavat organisaatioita hyödyntämään tietoresursseja. (Handzic 2005, 265-266).
LÄHDE
Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated
Luin mielenkiintoisen tutkimuksen tiedonhallinnasta (Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated). Siinä esiintulleita asioita olen joutunut pohtimaan suunnitellessani uutta verkkopalvelua.
Tiedonhallinnassa teknologialla on suuri rooli. Tiedonmäärä on niin valtava, että se on valjastettava kehittyneellä teknologialla, jotta voimme hyödyntää sitä. Tiedonhallinta edistää organisaation suorituskykyä monin eri tavoin. Se vaikuttaa ihmisiin, prosesseihin, tuotteisiin ja rakenteisiin minimoiden riskejä, lisäten tehokkuutta ja luoden innovatiivisia prosesseja ja tuotteita. Näin tiedonhallinta tarjoaa kestävää kilpailukykyä, joka varmistaa organisaation menestymisen. (Handzic 2005, 17).
Kiinnostus tiedonhallintaan on tullut monien kehitystrendien kautta, kuten kansainvälistyminen, digitaalisuus, virtuaalisuus ja kilpailunkiristyminen. Näin tietojohtamisen merkitys on kasvanut ja tullut organisaatioissa ajankohtaiseksi. Tutkimuksessa viitataan myös muihin lähteisiin. Burnes (2000) kertoo, että tietotalous vaatii organisaatioita integroimaan prosessit ja järjestelmät, jotta resurssit voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti ja sitä kautta saada tulosta. Jos organisaatiot eivät integroi järjestelmiään ja valjasta tietoresurssejaan, he ovat haavoittuvaisia tulevaisuuden kilpailussa. Earlin (2001) mukaan, tiedonhallinnalla saavutetaan parempia prosesseja ja tuotteita, autetaan johtoa päätöksenteossa ja organisaatiosta tulee mukautuva ja uudistumiskykyinen. Tiedonhallinnan tehtävä on siis selvittää, miten tietoa valjastetaan ja hyödynnetään paremmin. (Handzic 2005, 4).
Tiedonhallinnassa teknologiat ja ihmisten kyky oppia ja luoda tietoa ovat suuressa roolissa. Teknologioilla helpotetaan tiedon jakamista, esittämistä ja vaihtamista. Kun organisaatio valitsee teknologiaa, on huomioitava tulevaisuuden tarpeet ja tekninen kehitys. Mikä ratkaisu sopii parhaiten organisaation tavoitteisiin. (Handzic 2005, 35). Ei ole yhtä oikeaa ratkaisua, vaan jokaisen on löydettävä omansa (Handzic 2005, 17.)
Mielestäni ihmiset voivat parantaa kykyään oppia, luoda tietoa ja ennakoida tilanteita teknologian keinoin. Itse käytän internetpohjaista mindmap työkalua, jolla ideoin ja järjestän ajatuksiani. Olen huomannut, että olen pystynyt ennakoimaan tulevia tehtäviäni ja näin valmistaumaan tuleviin haasteisiin paremmin. Myös Handzicin (2005, 85) tutkimus kertoo samaa. Tietokartoilla ja kuvauksilla voidaan visualisoida tietoa sekä lisätä ihmisten suorituskykyä löytää ja oppia asiantuntijatietoa. Tämä auttaa tehtävien ennakoinnissa ja vähentää suoritukseen käytettyä aikaa. Eri teknologioilla on kaikilla myös rajoituksensa ja siksi huolellinen arviointi ja tutkiminen on aina paikallaan. On löydettävä tilanteeseen sopiva teknologia. On kuitenkin muistettava, että oppimistilanteet vaihtelevat aina, joten tekniikka on valittava sen mukaan.
Verkkopalvelujen julkaisujärjestelmällä valjastamme organisaation tietoresurssit. Järjestelmän tehtävä on keräämämme tiedon säilyttäminen ja levittäminen hajautetun organisaation yksiköihimme. Verkkopalvelun tämän vuoden tavoitteena on yhdistää yksiköitä ja tarjota oikea-aikaista tietoa rakentamalla yhteinen tietovarasto, jossa on kehittyneet hakutoiminnot tiedon löytymisen helpottamiseksi. Ensi vuoden tavoitteet koskevat tiedon hyödyntämistä, osaamisenhallintaa ja prosessien yhtenäistämistä.
Hajautetussa organisaatiossa verkoston luominen on tärkeää. Handzicin (2005, 218) tutkimuksen mukaan verkkoyhteisö tarvitsee kehittyäkseen ja menestyäkseen rohkaisua ja ohjaamista. Lisäksi se tarvitsee pienen suunnannäyttäjä ryhmän, joka näyttää oikean tien ja vaikuttaa ilmapiiriin. Internetpohjaiset keskustelufoorumit ovat tehokkaita työkaluja hajautetulle organisaatiolle yhteistyön ja viestien tallentamisen kannalta, mutta kasvotusten käydyt keskustelut täydentävät tätä kehittäen luottamusta ja vuorovaikutussuhteita sekä rohkaisten laajempaan osallistumiseen verkostossa.
Tutkimusta lukiessani sain idean organisaatiomme projektinhallintaan. Handzic kertoo virtuaalisesta paikasta, jossa käyttäjät keräsivät ideaa valmistellessa mielenkiintoista materiaalia idean tueksi eri lähteistä, jakoivat ideoitaan keskenään, keksivät potentiaalisia ratkaisuja ongelmiin ja lahjoittivat ratkaisut ideapankkiin tai levitettiin ne ihmisille. Tämä oli ikään kuin elektroninen aivoriihi. Näin käyttäjät paransivat luovaa suoritustaan toisten ihmisten tuella ja saivat enemmän ideoita. Tällaisilla tiedonhallinnan työkaluilla voidaan helpottaa oppimista ja suoritusta luovissa ongelmanratkaisuissa ja ajattelussa. (Handzic 2005, 122). Suunnitellessani organisaatiomme projektinhallintaa pohdin, että voisiko tätä tutkimuksen ideaa hyödyntää myös projektin tai hankkeen aloitusvaiheessa. Voisiko projektinhallinnan ensimmäinen vaihe olla elektroninen aivoriihi, jossa hankkeen/projektin osapuolet kokoontuisivat ideoimaan vapaasti ja ideat tallentuisivat projektinhallintatyökalulla ja olisivat näin hyödynnettävissä myös myöhemmin. Näin saisimme hyödynnettyä organisaatiomme hajallaan olevan osaamisen ja tekisimme asiantuntijuudesta näkyvämpää, kun ideat jäisivät elämään ideapankkiin.
Handzicin tutkimuksessa selvisi, että tulevaisuudessa tieto voidaan yhä enemmän visualisoida näkyväksi, monet eri järjestelmät tulee integroida keskenään ja on mentävä kohti tehokasta tiedon löytämisjärjestelmää (Handzic 2005, 102.) Nämä asiat kiinnostavat minua suunnattomasti. Uskon, että esim. sosiaalisen median työkaluilla saamme kerättyä tietoa, visualisoitua ja hyödynnettyä sitä, jos vain useat ihmiset lähtevät tähän haasteeseen mukaan. Ei sota nimittäin yhtä ihmistä kaipaa. Piilevän tiedon näkyväksi tekeminen sekä sen hakeminen ja hyödyntäminen ovat olleet minulla mielessä jo pitemmän aikaa ja näihin ajatuksiin tahtoisin löytää mahdollisimman tehokkaan systeemin tulevaisuudessa. Tällä hetkellä vaan tuntuu, että teknologioita on paljon, yhtä oikeaa ratkaisua ei ole, eikä tietoa osata vielä hallita niin hyvin, kuin se olisi mahdollista uuden teknologien keinoin. Nyt tarvitaan innovatiivisia ihmisiä kehittämään tiedonhallintaa ja erityisesti osaamisenhallintaa.
Organisaatioissa ollaan kyllä tietoisia tiedonhallinnan tärkeydestä, mutta varsinainen toimeenpano ontuu. Tämän vuoksi useilla yrityksillä on vielä pitkä matka tiedon hyödyntämiseen. Organisaatioiden on hyvä ymmärtää, että kun organisaation tiedon- ja osaamisenhallintaa suunnitellaan ja toimeenpannaan huolellisesti, se vapauttaa tietoresursseja, jotka tuovat taas puolestaan menestystä yritykselle. Elämme koko ajan muuttuvassa maailmassa, on haastavaa löytää sopiva tiedonhallintajärjestelmä, joka vastaa organisaation tavoitteisiin ja strategioihin. Haaste on kuitenkin otettava vastaan, jotta varmistetaan selviytyminen ja menestyminen tulevaisuudessa. (Handzic 2005, 232-233). Tiedonhallinta vastaa yhtä merkityksellisintä johtamistoimintoa tietotaloudessa (Handzic 2005, 250.)
Osa tiedemiehistä sitoo tiedonhallinnan tulevaisuuden uusiin kehityksiin ja parannuksiin tieto- ja vuorovaikutusteknologioissa. Osa taas ajattelee, että kun tiedonhallinta on käytännössä lyönyt läpi, niin emme enää silloin puhu tiedonhallinnasta, koska se on kaikkialla oleva ja jokaisen jokapäiväistä elämää. Tiedonhallinta on tällöin kaikki mitä teemme. Sitä ei enää ihmetellä. Tapahtui sitten mitä tahansa. Tiedonhallintatyökalut ja teknologia helpottavat saavuttamaan asiantuntijuutta, toimittavat oikea-aikaista tietoa ja auttavat organisaatioita hyödyntämään tietoresursseja. (Handzic 2005, 265-266).
LÄHDE
Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated
maanantai 20. huhtikuuta 2009
Osallistuva www-suunnittelu (Participatory Design, PD)
Luin mielenkiintoisen artikkelin osallistuvasta www-suunnittelusta. Tässä artikkelissa Nikolova—Houston (2005, 21) kertoo osallistuvasta menetelmästä, jossa verkkopalvelun käyttäjät otetaan mukaan suunnitteluun.
Tällä menetelmällä voidaan parantaa www-sivujen käytettävyyttä ja toiminnallisuutta. Kun käyttäjät pääsevät osallistumaan suunnitteluun, niin he motivoituvat myös käyttämään sitä. Suunnittelijan ja käyttäjän välille syntyy luottamuksellinen suhde. Ja kun käyttäjät ovat lähellä suunnitteluprosessia, heistä voi helposti kerätä taustatietoa kehittämisen tueksi.
Havainnointi
PD voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa tutkija-suunnittelijan on selvitettävä käyttäjä-osallistujien tavoitteet, arvot, halut ja työskentelytottumukset. Näiden seikkojen selvittämiseen on hyvä käyttää monia havainnointi- ja tiedonkeruumenetelmiä, jotta saadaan syntymään tarpeeksi luottava aineisto. Kyselyllä tai haastattelulla voi selvittää, mitä tietoa käyttäjä tarvitsee ja käyttää verkkopalvelun sivuilla? Ja mitä lisäarvoa uudistetut sivut toisivat verrattuna entiseen? Kerätyn aineiston luotettavuuden voi varmistaa member checkingillä, jossa tietolähteenä olleet henkilöt todistavat tutkijan kirjoittaman tekstin oikeaksi.
Arviointi
Toisessa vaiheessa osallistuja-käyttäjille annetaan esim. kolme eri verkkosivua arvioitavaksi. He arvioivat sivujen vahvuuksia ja heikkouksia SWOT -analyysin tapaan. He kommentoivat verkkosivujen navigointia ja sisältöä (kuvat, teksti, kirjoitustyyli, fontti) sekä antavat kehittämisideoita. Lopuksi osallistujat kertovat avoimesti kokemuksistaan.
Prototyyppi
Lopuksi pidetään osallistujien aivoriihi, jossa esitetään ideoita ja luonnostellaan verkkopalvelukonsepteja. Suunnittelussa on huomioitava tulevaisuuden käyttötarpeet ja alan tekninen kehittyminen. Aivoriihen tuloksena syntyy uusia verkkopalvelun suunnittelumalleja, jotka on visualisoitu paperille. Osallistujat hyväksyvät parhaimman suunnittelumallinsa, joka täyttää yleiset sisältö- ja navigointikriteerit.
Osallistuvassa suunnittelussa syntyy aineistoa, jota voidaan hyödyntää jopa suoraan. Tällaisen työpajan suunnittelu ja järjestäminen vie aikaa, mutta siitä saatu hyöty voi olla sen arvoista. Kun osallistujat saadaan ensin motivoitumaan ja sitoutumaan projektiin.
LÄHDE
Nikolova—Houston Tatiana 2005. Using Participatory design to Improve Web Sites. Computers in Libraries, October 2005. http://www.infotoday.com/cilmag/oct05/nikolova-houston.shtml
Tällä menetelmällä voidaan parantaa www-sivujen käytettävyyttä ja toiminnallisuutta. Kun käyttäjät pääsevät osallistumaan suunnitteluun, niin he motivoituvat myös käyttämään sitä. Suunnittelijan ja käyttäjän välille syntyy luottamuksellinen suhde. Ja kun käyttäjät ovat lähellä suunnitteluprosessia, heistä voi helposti kerätä taustatietoa kehittämisen tueksi.
Havainnointi
PD voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa tutkija-suunnittelijan on selvitettävä käyttäjä-osallistujien tavoitteet, arvot, halut ja työskentelytottumukset. Näiden seikkojen selvittämiseen on hyvä käyttää monia havainnointi- ja tiedonkeruumenetelmiä, jotta saadaan syntymään tarpeeksi luottava aineisto. Kyselyllä tai haastattelulla voi selvittää, mitä tietoa käyttäjä tarvitsee ja käyttää verkkopalvelun sivuilla? Ja mitä lisäarvoa uudistetut sivut toisivat verrattuna entiseen? Kerätyn aineiston luotettavuuden voi varmistaa member checkingillä, jossa tietolähteenä olleet henkilöt todistavat tutkijan kirjoittaman tekstin oikeaksi.
Arviointi
Toisessa vaiheessa osallistuja-käyttäjille annetaan esim. kolme eri verkkosivua arvioitavaksi. He arvioivat sivujen vahvuuksia ja heikkouksia SWOT -analyysin tapaan. He kommentoivat verkkosivujen navigointia ja sisältöä (kuvat, teksti, kirjoitustyyli, fontti) sekä antavat kehittämisideoita. Lopuksi osallistujat kertovat avoimesti kokemuksistaan.
Prototyyppi
Lopuksi pidetään osallistujien aivoriihi, jossa esitetään ideoita ja luonnostellaan verkkopalvelukonsepteja. Suunnittelussa on huomioitava tulevaisuuden käyttötarpeet ja alan tekninen kehittyminen. Aivoriihen tuloksena syntyy uusia verkkopalvelun suunnittelumalleja, jotka on visualisoitu paperille. Osallistujat hyväksyvät parhaimman suunnittelumallinsa, joka täyttää yleiset sisältö- ja navigointikriteerit.
Osallistuvassa suunnittelussa syntyy aineistoa, jota voidaan hyödyntää jopa suoraan. Tällaisen työpajan suunnittelu ja järjestäminen vie aikaa, mutta siitä saatu hyöty voi olla sen arvoista. Kun osallistujat saadaan ensin motivoitumaan ja sitoutumaan projektiin.
LÄHDE
Nikolova—Houston Tatiana 2005. Using Participatory design to Improve Web Sites. Computers in Libraries, October 2005. http://www.infotoday.com/cilmag/oct05/nikolova-houston.shtml
tiistai 14. huhtikuuta 2009
Projektin ajan ja kustannusten hallinta
Projektin ajan ja kustannusten hallinta on haastavaa. Projektin suunnittelijan onkin hyvä pohtia, kuinka näihin asioihin voisi vaikuttaa.
Projektin päämäärät
Projektille asetetaan päämäärä eli tavoitetila, jonne halutaan päästä. Sen lisäksi projektille asetetaan kolme tavoitetta: laajuustavoite (mitä tehdään), aikatavoite (milloin tehdään) ja kustannustavoite (kuka tekee) (Artto & alt. 2006, 31.)
Nämä kolme tavoitetta on sidoksissa toisiinsa. Projektin laajuutta rajoittavat aika ja kustannukset. Ja taas aikatavoitteen pienentäminen lisää kustannuksia tai pienentää laajuutta. Laajuus, aika ja kustannukset voivat olla ristiriidassa keskenään ja näin ollen tavoitteita kuuluu priorisoida suhteessa toisiinsa. (Artto & alt. 2006, 33—34).
Projektin etenemistä tulee mitata ja tavoitteita tarkentaa projektin aikana, jotta voidaan tarvittaessa tehdä korjauksia ja muutoksia. Muutoksesta saatujen hyötyjen on oltava suuremmat kuin projektiin menevät kustannukset. Ja on muistettava, että kaikki muutokset vaikuttavat heti projektin aikatauluun ja budjettiin. (Artto & alt. 2006, 31—32).
Aikataulun hallinta
Aikataulun hallinnan tarkoituksena on saavuttaa projektille määrätyt tavoitteet suunnitellussa ajassa. Näihin toimenpiteisiin kuuluu mm. työtehtävien jakaminen, tehtävien keston määritteleminen ja aikataulun muutosten hallinta. (Artto & alt. 2006, 121).
Kalenteriaika on rajallinen, joten siihen ei voi vaikuttaa. Yksittäisiin tehtäviin sen sijaan voi vaikuttaa, toisinaan resursseja lisäämällä tai kokeneempia osaajia käyttämällä. Nämä kuitenkin lisää heti projektin kustannuksia. (Artto & alt. 2006, 33).
Projektin suunnittelun yksi tärkeimmistä asioista on aikataulu ja tehtävien ajoittaminen. Tämä sisältää mm. kokonaisaikataulun luomista, yksityiskohtaisten tehtävien määrittelyä, tehtävien keston ja järjestyksen määrittelyä. Aikataulussa pysymistä on seurattava ja päivitettävä projektin edetessä koko ajan. Perustan suunnittelulle antavat siis projektin kokonaistavoite, tehtävien määrittely ja ositus. (Artto & alt. 2006, 122).
Projektin huolellinen suunnittelu ja aikataulussa pysymisen seuranta ovat tiukassa aikataulussa kriittisen tärkeää. Projektin edetessä aikatauluun on vaikea vaikuttaa myönteisesti. Täten jo suunnitteluvaiheessa on projektiin osallistujat henkilöt sitoutettava noudattamaan lukkoon lyötyä aikataulua. Muuten aikataulu venyy ja projekti jää hyödyiltään vajaaksi. Jos aikataulu venyy, on tehtävä korjauksia heti ja tarkistettava sen vaikutuksia aikataulusuunnitelmaan. Kriittisen tehtävän viivästyminen voi aiheuttaa koko projektin myöhästymisen. (Artto & alt. 2006, 122—123, 127).
Projektipäällikkönä vastuullani on saattaa verkkopalvelu julkaisukuntoon tämän vuoden aikana. Aikataulu on todella tiukka ja minun on tarkkaan mietittävä mihin vaiheeseen käytetään enemmän ja mihin vähemmän aikaa. Suunnitteluun kuluu paljon aikaa, mutta se on välttämätöntä, jotta saadaan mahdollisimman suuri hyöty irti projektista. Suunnittelun jälkeen tehtäväkseni jää erityisesti aikataulun seuranta ja eri asiantuntijoiden sitouttamisen ylläpitäminen projektiin. Ajanhallinnan lisäksi projekti edellyttää muutoksen hallintaa, jos aikataulut pääsevät lipsumaan.
Projekti on vasta aluillaan ja olen tehnyt vain karkeata arviota tulevasta aikataulusta. Se varmasti täydentyy, kun teen projektisuunnitelman. Projektisuunnitelma on hyvä väline koko projektin hallintaan. Alustavassa aikataulussa näkyvät projektin eri vaiheet. Nämä vaiheet ovat jonkinlaisia etappeja, joiden jälkeen on hyvä listata välituloksia, katsoa päästiinkö tavoitteeseen ja ollaanko aikataulussa.
Seuraavaksi määrittelen tehtäviä sekä niille tavoiteaikataulua ja pelivaraa. Tehtävien keston arvioinnissa on varmasti minulla ja muilla paljon opittavaa, siksi sen seuranta on tärkeää oppimisen kannalta.
Projektin aikatauluun vaikuttavat resurssit, joita on henkilökunnan taitotaso ja tehokkuus sekä laitteiden toimivuus. Nämä voivat vaihdella paljon. Lisäksi resurssien määrään vaikuttavat sairastumiset, lomat, puhelut, kokoukset ja matkat. Projektin aikana voi myös ilmetä virheitä ja tulla väärinymmärryksiä, jotka aiheuttavat takapakkia. (Artto & alt. 2006, 130).
Kustannusten hallinta
Projektin kustannusten hallinta tarkoittaa resurssien (työvoima, välineet ja materiaali) suunnittelua, kustannusten arviointia, budjetin tekemistä, tuottojen ja kustannusten kirjaamista, seurantaa ja raportointia. Kustannusten hallinnalla varmistetaan, että projekti toteutetaan yrityksen toiminnan kannalta kannattavasti ja kustannustehokkaasti. Kustannusten hallinta on erityisen tärkeää projektin määrittely ja suunnitteluvaiheessa. Siinä tehdyt päätökset koskien esim. laajuutta, resursointia ja aikataulua vaikuttavat suoraan budjettiin. Siksi näitä päätöksiä tehtäessä on mietittävä niiden vaikutus koko projektin elinkaaren kustannuksiin. Vaikutusmahdollisuudet kustannuksiin pienenevät merkittävästi heti projektin toteutuksen alussa, koska suunnitteluvaiheessa tehtyyn budjettiin on jo määritelty tietyt reunaehdot, joiden mukaan mennään. Lisäksi mitä myöhemmin muutos tehdään, sitä kalliimmaksi se tulee, sillä muutos voi vaikuttaa projektin moniin eri tehtäviin. (Artto & alt. 2006, 150—152).
Kustannukset arvioidaan työn osituksen mukaan tai työpaketteina. Projektin edetessä kustannuksia seurataan koko ajan ja päivitetään jatkuvasti, kun niistä on uutta tietoa. Arvioihin liitetään myös tieto arvion tarkkuudesta, esim. missä vaiheessa projektia arvio on tehty, minkä tyyppinen arvio on ja arvion vaihteluväli. Arvioita tehtäessä on hyvä keskustella avoimesti ja rehellisesti, millaisissa tapauksissa arvio voi ylittyä tai alittua. Se kuinka hyvin projektin laajuus ja riskit on osattu määritellä, on suoraan verrannollinen kustannusarvion tarkkuuteen. (Artto & alt. 2006, 158—159, 162).
Arvioista luodaan budjetti eli kustannustavoite. Kustannusarviota kannattaa verrata koko projektin ajan budjettiin, jotta voidaan ennakoida mahdolliset muutokset kustannuksissa. Budjetissa kannattaa huomioida, koska kustannukset tulevat maksuun ja eritellä kustannukset kuukausille jaksotettuna. Euro tänä päivänä on arvokkaampi kuin vuoden päästä. Budjetti kannattaa tehdä pienemmäksi kuin kokonaiskustannusarvio. Näin projektipäällikkö ja projektiryhmä sitoutuvat projektin läpivientiin ja tehokkaaseen työskentelyyn. Budjettiin voi kuitenkin lisätä kustannusvarauksen yllättäviä menoja varten. Pitää kuitenkin muistaa, että kaikki muutokset eivät ole välttämättä negatiivisia ja näin positiiviset ja negatiiviset muutokset kompensoivat toisiaan. (Artto & alt. 2006, 154, 163—166).
Kun lähden miettimään projektille budjettia, siihen vaikuttaa erityisesti aika. Tiukka aikataulu pakottaa käyttämään enemmän asiantuntijoita ja lisäämään resursseja. Mielestäni projektin tuloksena syntyvät laadukkaat verkkosivut maksavat itsensä takaisin organisaatiolle erilaisina hyötyinä. Vain muutamia niistä mainitakseni, verkkopalvelu edistää visiota, antaa kilpailuedun ja näkyvyyttä, parantaa toimipisteiden yhteistyömahdollisuuksia sekä toimii tiedotus- ja viestintäkanavana. Parempi tehdä kerralla hyvin, kuin korjata jälkeenpäin puutteita ja vikoja. Tehtyjen ratkaisujen ja valintojen on kannettava pitkälle tulevaisuuteen.
On siis paljon asioita, joihin tulee kiinnittää huomiota aikataulua ja budjettia laatiessani.
LÄHTEET
Artto Karlos, Martinsuo Miia ja Kujala Jaakko 2006. Projektiliiketoiminta. Helsinki: WSOY Oppimateriaalit Oy.
Projektin päämäärät
Projektille asetetaan päämäärä eli tavoitetila, jonne halutaan päästä. Sen lisäksi projektille asetetaan kolme tavoitetta: laajuustavoite (mitä tehdään), aikatavoite (milloin tehdään) ja kustannustavoite (kuka tekee) (Artto & alt. 2006, 31.)
Nämä kolme tavoitetta on sidoksissa toisiinsa. Projektin laajuutta rajoittavat aika ja kustannukset. Ja taas aikatavoitteen pienentäminen lisää kustannuksia tai pienentää laajuutta. Laajuus, aika ja kustannukset voivat olla ristiriidassa keskenään ja näin ollen tavoitteita kuuluu priorisoida suhteessa toisiinsa. (Artto & alt. 2006, 33—34).
Projektin etenemistä tulee mitata ja tavoitteita tarkentaa projektin aikana, jotta voidaan tarvittaessa tehdä korjauksia ja muutoksia. Muutoksesta saatujen hyötyjen on oltava suuremmat kuin projektiin menevät kustannukset. Ja on muistettava, että kaikki muutokset vaikuttavat heti projektin aikatauluun ja budjettiin. (Artto & alt. 2006, 31—32).
Aikataulun hallinta
Aikataulun hallinnan tarkoituksena on saavuttaa projektille määrätyt tavoitteet suunnitellussa ajassa. Näihin toimenpiteisiin kuuluu mm. työtehtävien jakaminen, tehtävien keston määritteleminen ja aikataulun muutosten hallinta. (Artto & alt. 2006, 121).
Kalenteriaika on rajallinen, joten siihen ei voi vaikuttaa. Yksittäisiin tehtäviin sen sijaan voi vaikuttaa, toisinaan resursseja lisäämällä tai kokeneempia osaajia käyttämällä. Nämä kuitenkin lisää heti projektin kustannuksia. (Artto & alt. 2006, 33).
Projektin suunnittelun yksi tärkeimmistä asioista on aikataulu ja tehtävien ajoittaminen. Tämä sisältää mm. kokonaisaikataulun luomista, yksityiskohtaisten tehtävien määrittelyä, tehtävien keston ja järjestyksen määrittelyä. Aikataulussa pysymistä on seurattava ja päivitettävä projektin edetessä koko ajan. Perustan suunnittelulle antavat siis projektin kokonaistavoite, tehtävien määrittely ja ositus. (Artto & alt. 2006, 122).
Projektin huolellinen suunnittelu ja aikataulussa pysymisen seuranta ovat tiukassa aikataulussa kriittisen tärkeää. Projektin edetessä aikatauluun on vaikea vaikuttaa myönteisesti. Täten jo suunnitteluvaiheessa on projektiin osallistujat henkilöt sitoutettava noudattamaan lukkoon lyötyä aikataulua. Muuten aikataulu venyy ja projekti jää hyödyiltään vajaaksi. Jos aikataulu venyy, on tehtävä korjauksia heti ja tarkistettava sen vaikutuksia aikataulusuunnitelmaan. Kriittisen tehtävän viivästyminen voi aiheuttaa koko projektin myöhästymisen. (Artto & alt. 2006, 122—123, 127).
Projektipäällikkönä vastuullani on saattaa verkkopalvelu julkaisukuntoon tämän vuoden aikana. Aikataulu on todella tiukka ja minun on tarkkaan mietittävä mihin vaiheeseen käytetään enemmän ja mihin vähemmän aikaa. Suunnitteluun kuluu paljon aikaa, mutta se on välttämätöntä, jotta saadaan mahdollisimman suuri hyöty irti projektista. Suunnittelun jälkeen tehtäväkseni jää erityisesti aikataulun seuranta ja eri asiantuntijoiden sitouttamisen ylläpitäminen projektiin. Ajanhallinnan lisäksi projekti edellyttää muutoksen hallintaa, jos aikataulut pääsevät lipsumaan.
Projekti on vasta aluillaan ja olen tehnyt vain karkeata arviota tulevasta aikataulusta. Se varmasti täydentyy, kun teen projektisuunnitelman. Projektisuunnitelma on hyvä väline koko projektin hallintaan. Alustavassa aikataulussa näkyvät projektin eri vaiheet. Nämä vaiheet ovat jonkinlaisia etappeja, joiden jälkeen on hyvä listata välituloksia, katsoa päästiinkö tavoitteeseen ja ollaanko aikataulussa.
Seuraavaksi määrittelen tehtäviä sekä niille tavoiteaikataulua ja pelivaraa. Tehtävien keston arvioinnissa on varmasti minulla ja muilla paljon opittavaa, siksi sen seuranta on tärkeää oppimisen kannalta.
Projektin aikatauluun vaikuttavat resurssit, joita on henkilökunnan taitotaso ja tehokkuus sekä laitteiden toimivuus. Nämä voivat vaihdella paljon. Lisäksi resurssien määrään vaikuttavat sairastumiset, lomat, puhelut, kokoukset ja matkat. Projektin aikana voi myös ilmetä virheitä ja tulla väärinymmärryksiä, jotka aiheuttavat takapakkia. (Artto & alt. 2006, 130).
Kustannusten hallinta
Projektin kustannusten hallinta tarkoittaa resurssien (työvoima, välineet ja materiaali) suunnittelua, kustannusten arviointia, budjetin tekemistä, tuottojen ja kustannusten kirjaamista, seurantaa ja raportointia. Kustannusten hallinnalla varmistetaan, että projekti toteutetaan yrityksen toiminnan kannalta kannattavasti ja kustannustehokkaasti. Kustannusten hallinta on erityisen tärkeää projektin määrittely ja suunnitteluvaiheessa. Siinä tehdyt päätökset koskien esim. laajuutta, resursointia ja aikataulua vaikuttavat suoraan budjettiin. Siksi näitä päätöksiä tehtäessä on mietittävä niiden vaikutus koko projektin elinkaaren kustannuksiin. Vaikutusmahdollisuudet kustannuksiin pienenevät merkittävästi heti projektin toteutuksen alussa, koska suunnitteluvaiheessa tehtyyn budjettiin on jo määritelty tietyt reunaehdot, joiden mukaan mennään. Lisäksi mitä myöhemmin muutos tehdään, sitä kalliimmaksi se tulee, sillä muutos voi vaikuttaa projektin moniin eri tehtäviin. (Artto & alt. 2006, 150—152).
Kustannukset arvioidaan työn osituksen mukaan tai työpaketteina. Projektin edetessä kustannuksia seurataan koko ajan ja päivitetään jatkuvasti, kun niistä on uutta tietoa. Arvioihin liitetään myös tieto arvion tarkkuudesta, esim. missä vaiheessa projektia arvio on tehty, minkä tyyppinen arvio on ja arvion vaihteluväli. Arvioita tehtäessä on hyvä keskustella avoimesti ja rehellisesti, millaisissa tapauksissa arvio voi ylittyä tai alittua. Se kuinka hyvin projektin laajuus ja riskit on osattu määritellä, on suoraan verrannollinen kustannusarvion tarkkuuteen. (Artto & alt. 2006, 158—159, 162).
Arvioista luodaan budjetti eli kustannustavoite. Kustannusarviota kannattaa verrata koko projektin ajan budjettiin, jotta voidaan ennakoida mahdolliset muutokset kustannuksissa. Budjetissa kannattaa huomioida, koska kustannukset tulevat maksuun ja eritellä kustannukset kuukausille jaksotettuna. Euro tänä päivänä on arvokkaampi kuin vuoden päästä. Budjetti kannattaa tehdä pienemmäksi kuin kokonaiskustannusarvio. Näin projektipäällikkö ja projektiryhmä sitoutuvat projektin läpivientiin ja tehokkaaseen työskentelyyn. Budjettiin voi kuitenkin lisätä kustannusvarauksen yllättäviä menoja varten. Pitää kuitenkin muistaa, että kaikki muutokset eivät ole välttämättä negatiivisia ja näin positiiviset ja negatiiviset muutokset kompensoivat toisiaan. (Artto & alt. 2006, 154, 163—166).
Kun lähden miettimään projektille budjettia, siihen vaikuttaa erityisesti aika. Tiukka aikataulu pakottaa käyttämään enemmän asiantuntijoita ja lisäämään resursseja. Mielestäni projektin tuloksena syntyvät laadukkaat verkkosivut maksavat itsensä takaisin organisaatiolle erilaisina hyötyinä. Vain muutamia niistä mainitakseni, verkkopalvelu edistää visiota, antaa kilpailuedun ja näkyvyyttä, parantaa toimipisteiden yhteistyömahdollisuuksia sekä toimii tiedotus- ja viestintäkanavana. Parempi tehdä kerralla hyvin, kuin korjata jälkeenpäin puutteita ja vikoja. Tehtyjen ratkaisujen ja valintojen on kannettava pitkälle tulevaisuuteen.
On siis paljon asioita, joihin tulee kiinnittää huomiota aikataulua ja budjettia laatiessani.
LÄHTEET
Artto Karlos, Martinsuo Miia ja Kujala Jaakko 2006. Projektiliiketoiminta. Helsinki: WSOY Oppimateriaalit Oy.
perjantai 27. maaliskuuta 2009
Työkaluna blogi
Kaikki bloggaa
Monet yritykset ovat ottaneet sivuillaan blogin käyttöön. Joitakin esimerkkejä mainitakseni, mainostoimisto Mainio kirjoittaa blogia. Graafisen alan aikakauslehti Agi julkaisee blogia, johon kirjoittavat alan yritysten toimitusjohtajat. Tämä blogi on siinäkin mielessä mielenkiintoinen, että siihen on lisätty, normaalin kommentti kentän lisäksi, lisää toiminnallisuutta. Lukijat nimittäin voivat arvioida kirjoituksia 1-5 tähdellä. Jokaisen blogikirjoituksen vieressä näkyy lukijoiden antama tähtimäärä. Lukijat pääsevät siis osallistumaan toimintaan. Sinäänsä tähdillä arvostelu ei ole mikään uusi ilmiö. Käytetäänhän sitä monilla ruokaohje sivustoilla, kuten reseptivihkossa. Lukijat kokevat tämän varmasti kivana lisämausteena.
Asiantuntijuus näkyväksi
Mikä tekee blogista sitten niin mahtavan? Siis muukin kuin se, että ihmiset haluavat toiminnallisia ja vuorovaikutteisia sivuja.
Blogi tekee omasta piilevästä tiedosta, osaamisesta, ammattitaidosta ja asiantuntijuudesta näkyvää.
Blogi on tähän tarkoitukseen erinomainen väline. On vakuuttavampaa laittaa työnantajille työhakemuksen mukana linkki blogiin, jossa käsittelee oman alan ajankohtaisia asioita, kuin kertoa "olen tosi hyvä työntekijä".
Blogiin voi lisäksi helposti laittaa kuvia. Kaikki eivät ole lahjakkaita kirjoittajia, joten he voisivat viestiä omasta ammattitaidosta kuvilla (oman alan työvaiheista, laitteista, tilanteista, jne). Kuvahan kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Ihmiset ovat visuaalisia olentoja, he saavat enemmän irti katsellen. He haluavat kokea silmin asioita.
Graafisen viestinnän opettajana olen toitottanut tätä omille oppilailleni. Kuinka he esimerkiksi blogia pitämällä pääsisivät ehkä työpaikkahaastatteluun ja sitä kautta saisivat sen unelmiensa työpaikan. Tämän luulisi riittävän motivaatioksi.
Opiskelijan luodessa ammattitaidon blogiaan, hän tuo omaa persoonallisuuttaan esille. Suomalaiselle yksilökeskeiselle kulttuurille on hyvin ominaista, että ihminen on minä, yksilö ja persoona. Verkossa halutaankin jakaa ja tuoda omaa persoonallisuutta esille kuvien ja tekstien muodossa. Halutaan olla yksilöitä.
Ammatillinen kehittyminen
Oman asinantuntijuuden esille tuomisessa, käy toteen myös konstruktivistinen oppimiskäsitys. Kun opiskelija ei enää tee esseitä opettajan takia, vaan haluaa blogistaan ammattitaidon näytteen, hänellä on tavoite ammatillisessa kehittymisessään. Ammatissa tarvittavien valmiuksien hankkiminen ja kehittäminen sekä tämän näkyminen konkreettisesti blogissa, luo hyvän pohjan jatkuvalle kehittymiselle. Opiskelijan luodessa uutta tietoa blogiin, hän rakentaa sitä aikaisemman pohjalle, mikä taas auttaa löytämään merkityksiä ja ymmärtämään kokonaisuutta.
Blogi oppimisprosessina
Bloggaaminen on siis oppimisprosessi. Kun opiskeilja kirjoittaa omia ajatuksiaan konkreettisesti näkyville, tapahtuu oppimista eli uuden asian sisäistämistä ja oivaltamista. Oppimisessa oma ajatusmaailma muuttuu ja avartuu. Kun opiskelija luo omaa ammattitaitoaan näkyväksi tekstein ja kuvin, oppiminen tuntuu mielekkäämmältä. Näin oppiminen ja ajattelu aktivoituvat.
Monet yritykset ovat ottaneet sivuillaan blogin käyttöön. Joitakin esimerkkejä mainitakseni, mainostoimisto Mainio kirjoittaa blogia. Graafisen alan aikakauslehti Agi julkaisee blogia, johon kirjoittavat alan yritysten toimitusjohtajat. Tämä blogi on siinäkin mielessä mielenkiintoinen, että siihen on lisätty, normaalin kommentti kentän lisäksi, lisää toiminnallisuutta. Lukijat nimittäin voivat arvioida kirjoituksia 1-5 tähdellä. Jokaisen blogikirjoituksen vieressä näkyy lukijoiden antama tähtimäärä. Lukijat pääsevät siis osallistumaan toimintaan. Sinäänsä tähdillä arvostelu ei ole mikään uusi ilmiö. Käytetäänhän sitä monilla ruokaohje sivustoilla, kuten reseptivihkossa. Lukijat kokevat tämän varmasti kivana lisämausteena.
Asiantuntijuus näkyväksi
Mikä tekee blogista sitten niin mahtavan? Siis muukin kuin se, että ihmiset haluavat toiminnallisia ja vuorovaikutteisia sivuja.
Blogi tekee omasta piilevästä tiedosta, osaamisesta, ammattitaidosta ja asiantuntijuudesta näkyvää.
Blogi on tähän tarkoitukseen erinomainen väline. On vakuuttavampaa laittaa työnantajille työhakemuksen mukana linkki blogiin, jossa käsittelee oman alan ajankohtaisia asioita, kuin kertoa "olen tosi hyvä työntekijä".
Blogiin voi lisäksi helposti laittaa kuvia. Kaikki eivät ole lahjakkaita kirjoittajia, joten he voisivat viestiä omasta ammattitaidosta kuvilla (oman alan työvaiheista, laitteista, tilanteista, jne). Kuvahan kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Ihmiset ovat visuaalisia olentoja, he saavat enemmän irti katsellen. He haluavat kokea silmin asioita.
Graafisen viestinnän opettajana olen toitottanut tätä omille oppilailleni. Kuinka he esimerkiksi blogia pitämällä pääsisivät ehkä työpaikkahaastatteluun ja sitä kautta saisivat sen unelmiensa työpaikan. Tämän luulisi riittävän motivaatioksi.
Opiskelijan luodessa ammattitaidon blogiaan, hän tuo omaa persoonallisuuttaan esille. Suomalaiselle yksilökeskeiselle kulttuurille on hyvin ominaista, että ihminen on minä, yksilö ja persoona. Verkossa halutaankin jakaa ja tuoda omaa persoonallisuutta esille kuvien ja tekstien muodossa. Halutaan olla yksilöitä.
Ammatillinen kehittyminen
Oman asinantuntijuuden esille tuomisessa, käy toteen myös konstruktivistinen oppimiskäsitys. Kun opiskelija ei enää tee esseitä opettajan takia, vaan haluaa blogistaan ammattitaidon näytteen, hänellä on tavoite ammatillisessa kehittymisessään. Ammatissa tarvittavien valmiuksien hankkiminen ja kehittäminen sekä tämän näkyminen konkreettisesti blogissa, luo hyvän pohjan jatkuvalle kehittymiselle. Opiskelijan luodessa uutta tietoa blogiin, hän rakentaa sitä aikaisemman pohjalle, mikä taas auttaa löytämään merkityksiä ja ymmärtämään kokonaisuutta.
Blogi oppimisprosessina
Bloggaaminen on siis oppimisprosessi. Kun opiskeilja kirjoittaa omia ajatuksiaan konkreettisesti näkyville, tapahtuu oppimista eli uuden asian sisäistämistä ja oivaltamista. Oppimisessa oma ajatusmaailma muuttuu ja avartuu. Kun opiskelija luo omaa ammattitaitoaan näkyväksi tekstein ja kuvin, oppiminen tuntuu mielekkäämmältä. Näin oppiminen ja ajattelu aktivoituvat.
keskiviikko 25. maaliskuuta 2009
Markkinointia ja viestintää
Olen aloittamassa uutta työtehtävää verkkopalvelujen kehittämishankkeen projektipäällikkönä sekä markkinointi- ja viestintätyöryhmän jäsenenä, joten uuden blogin perustaminen tuntuu nyt oikealta ratkaisulta. Tästä eteenpäin kirjoitan markkinoinnista ja viestinnästä. Ja erityisesti verkossa tapahtuvasta markkinoinnista.
Blogi, Kipan elämää 2.0 on jatkoa Kipan elämälle. Otsikossa oleva 2.0 viittaa web 2.0:aan eli World Wide Webin toiseen vaiheeseen, jossa ollaan siirrytty toiminnallisempiin ja sosiaalisempiin www-sivuihin. Tästä käytetään myös nimitystä sosiaalinen media. Näitä sosiaalisen median työkaluja ovat mm. blogit, wikit, verkkoyhteisöt, RSS-syötteet ja podcastit.
Blogi, Kipan elämää 2.0 on jatkoa Kipan elämälle. Otsikossa oleva 2.0 viittaa web 2.0:aan eli World Wide Webin toiseen vaiheeseen, jossa ollaan siirrytty toiminnallisempiin ja sosiaalisempiin www-sivuihin. Tästä käytetään myös nimitystä sosiaalinen media. Näitä sosiaalisen median työkaluja ovat mm. blogit, wikit, verkkoyhteisöt, RSS-syötteet ja podcastit.
torstai 12. helmikuuta 2009
How to Remember Names
I listen to podcast, How to Remember Names, and this is summary of the contents. This podcast is on website http://www.manager-tools.com/2008/05/how-to-remember-names
There was presented few simple techniques how to remember names. People don’t remember names and its bad thing to meetings. There are thousands of manager’s who don’t even know their co-workers names. Other people are part of our professional life so it’s important that you remember people’s names. The name is everything and most important thing to people.
If you remember people’s names, it confirms that you pay attention to and care about other people. When you use the name, you feel good and impress the person! Remembering names helps you to make relationships and be successful in your work. Interaction is everything in business life.
There are five good recommendations how to remember names:
1. Pay attention to name. It is hard to remember names, so you have to focus. Don’t think anything else. When you are introduced to someone, concentrate on the name.
2. Use their name three times on conversation.
3. Write name down secretly. Don’t write the name in front of people, it’s impolite and people don’t like that.
4. If you don’t remember names, do something about that. Don’t think that people don’t notice that.
5. Apologize genuinely and admit that you don’t remember name. Ask their name again.
There was presented few simple techniques how to remember names. People don’t remember names and its bad thing to meetings. There are thousands of manager’s who don’t even know their co-workers names. Other people are part of our professional life so it’s important that you remember people’s names. The name is everything and most important thing to people.
If you remember people’s names, it confirms that you pay attention to and care about other people. When you use the name, you feel good and impress the person! Remembering names helps you to make relationships and be successful in your work. Interaction is everything in business life.
There are five good recommendations how to remember names:
1. Pay attention to name. It is hard to remember names, so you have to focus. Don’t think anything else. When you are introduced to someone, concentrate on the name.
2. Use their name three times on conversation.
3. Write name down secretly. Don’t write the name in front of people, it’s impolite and people don’t like that.
4. If you don’t remember names, do something about that. Don’t think that people don’t notice that.
5. Apologize genuinely and admit that you don’t remember name. Ask their name again.
perjantai 30. tammikuuta 2009
Sosiaalinen media opetuksessani
Sosiaalinen media ja web 2.0 tarkoittavat kaikkea sitä toiminallisuutta ja vuorovaikutteisuutta, jota tänä päivänä internetissä esiintyy verkkoyhteisöjen, blogien, wikien, kuvapankkien, videopalveluiden ja mind mappien muodossa.
Oma sosiaalista mediaa hyödyntävä toteutukseni löytyy osoitteesta:
http://portfolionlaatiminen.ning.com/
Tämä verkkoyhteisö käyttää Ning –verkkoympäristöä. Suunnitelmani on käyttää tätä yhteisöä yhdellä luokalla koko kolmen vuoden opiskelun ajan sosiaalisena verkostoitumisena, oppimisympäristönä ja oman osaamisen markkinoinnissa. Valitsemani opiskelijaryhmä on graafisen viestinnän peruskoulupohjainen luokka, joka on aloittanut opiskelunsa elokuussa 2008.
Jäsenet
Verkkoyhteisön jäseniksi olen ottanut siis yhden luokan oppilaat (16 kpl) sekä olen ylipuhunut joukon opettajia (5 kpl) mukaan toimintaan. Olen käyttänyt verkkoyhteisöä lähiopetuksen tukena eli ohjeistus on tullut oppilaille tunneilla. Eikä voi muuta kuin ihmetellä, kuinka nopeasti 16-vuotiaat oppilaani ottivat haltuun uuden ympäristön. Valehtelematta nopeimmilla meni 10 minuuttia ja oma profiilisivu oli tuunattu täysin uuteen uskoon ja pohja tehty omilla kuvilla. Aivan uskomattomia tietotekniikan käyttäjiä nuo nykyiset 16-vuotiaat!
Toiminta
Tarkoitukseni on, että verkkoyhteisö toimisi oman asiantuntijuuden kehittymisen seuraamisessa ja sen markkinoimisessa. Omaa osaamista voi mainostaa omilla töillä ja oman alan blogi kirjoituksilla.
Jäsenyys Ning -verkkoyhteisöön perustettiin ohjauksellani lähiopetustunnilla, mutta jatkossa verkkoyhteisön hyödyntäminen on kaikkien opettajien ja opiskelijoiden tehtävä. Opintojaksojen jälkeen opettaja voi hyödyntää verkkoyhteisöä niin, että pyytää opiskelijoita kirjoittamaan blogiin tai keskustelufoorumille opintojakson keskeisimmistä tai mieleen jääneistä asioista. Näin opettaja voi seurata opiskelijoiden osaamista ja kehittymistä.
Tällä hetkellä olemme käyttäneet blogia ja keskustelufoorumia tehtävien palautuksessa ja se on tuntunut todella toimivalta ratkaisulta. Lisäksi lisäsimme juuri jäsenten profiilisivuille kotisivuksi opiskelijan oman www-portfolion osoitteen.
Haasteet
Haastetta kolmen vuoden suunnitelmaani aiheuttaa se, että opettaja saa pidettyä uuden oppimisympäristön aktiivisena koko kolmen vuoden ajan. Oppilaiden on otettava se omakseen kunnolla, jotta se toimisi koko kapasiteetillaan. Siksi muiden opettajien mukaan vetäminen on tärkeää, niin saadaan verkkoyhteisöstä yhteinen kokoontumispaikka kaikille.
Ning –verkkoympäristöllä on myös taipumusta muuttua sekavaksi, mikäli materiaalia tulee paljon. Siksi pyrin pitämään sivuston mahdollisimman pelkistettynä ja selkeänä. Näin sivustoa on helpompi hallita. Sivuston rakenne kannattaakin miettiä tarkkaan ennen kuin alkaa tekemään mitään.
Olen pohtinut paljon, voiko yhteisön sivuilla olla epävirallista löpinää ja pitäisikö sille olla jopa oma tila. Juteltuani muiden opettajankoulutuksessa olevien media-alan opettajien kanssa päädyin samaan lopputulokseen kuin muutkin, epävirallinen löpinä saa aikaan yhteisöllisyyttä, yhteenkuuluvuuden tunnetta ja se ruokkii myös keskustelemaan asiastakin. Löpinästä pääsee myös aistimaan oppilaiden keskellä olevaa ilmapiiriä.
Tulevaisuus
Kaikin puolin olen kokenut Ningin omakseni ja uskon, että opiskelijat tykkäävät myös, koska tuunasivat omat profiilisivunsa niin hienoiksi. Lisäksi uskon, että yhteisöni ryhmäytti ja lähensi elokuussa 2008 aloittaneita opiskelijoita entisestään. Olen siis tyytyväinen sosiaalisen median toteutukseeni ja aion jatkossakin hyödyntää web 2.0:n sovelluksia.
Yhteisön perustamisen myötä olen todella kiinnostunut ja innoissani hyödyntämässä uusia työkaluja opetuksessani sekä aion jakaa osaamistani muille, jotta muutkin pääsevät tutustumaan sosiaalisen median maailmaan.
Kaikki on vielä alussa, mutta olen päässyt hyvin uusiin työkaluihin kiinni. Tulevaisuudessa aion ottaa kaiken ilon irti web 2.0:n sovelluksista työssäni opettajana sekä omissa opinnoissani. Aloitin juuri tradenomien ylemmän amk -tutkinnon opinnäytetyön tekemisen ja tein saman tien työlle oman blogin, jonne alan kirjoittamaan ajatuksiani aiheesta. Tulee sitten kokeiltua blogia oppimisprosessin välineenä. Opinnäytetyöni aihe liittyy - yllätys yllätys - opiskelijaverkkoyhteisöön ja sosiaalisen median sovelluksiin. =)
Kaikille, joista tuntuu vielä, että sosiaalinen media ei ole vielä auennut, voin sanoa, että rohkeasti kokeilemaan vaan! Niin sitä oppii ja löytää ne omat hyvät työkalut!
Oma sosiaalista mediaa hyödyntävä toteutukseni löytyy osoitteesta:
http://portfolionlaatiminen.ning.com/
Tämä verkkoyhteisö käyttää Ning –verkkoympäristöä. Suunnitelmani on käyttää tätä yhteisöä yhdellä luokalla koko kolmen vuoden opiskelun ajan sosiaalisena verkostoitumisena, oppimisympäristönä ja oman osaamisen markkinoinnissa. Valitsemani opiskelijaryhmä on graafisen viestinnän peruskoulupohjainen luokka, joka on aloittanut opiskelunsa elokuussa 2008.
Jäsenet
Verkkoyhteisön jäseniksi olen ottanut siis yhden luokan oppilaat (16 kpl) sekä olen ylipuhunut joukon opettajia (5 kpl) mukaan toimintaan. Olen käyttänyt verkkoyhteisöä lähiopetuksen tukena eli ohjeistus on tullut oppilaille tunneilla. Eikä voi muuta kuin ihmetellä, kuinka nopeasti 16-vuotiaat oppilaani ottivat haltuun uuden ympäristön. Valehtelematta nopeimmilla meni 10 minuuttia ja oma profiilisivu oli tuunattu täysin uuteen uskoon ja pohja tehty omilla kuvilla. Aivan uskomattomia tietotekniikan käyttäjiä nuo nykyiset 16-vuotiaat!
Toiminta
Tarkoitukseni on, että verkkoyhteisö toimisi oman asiantuntijuuden kehittymisen seuraamisessa ja sen markkinoimisessa. Omaa osaamista voi mainostaa omilla töillä ja oman alan blogi kirjoituksilla.
Jäsenyys Ning -verkkoyhteisöön perustettiin ohjauksellani lähiopetustunnilla, mutta jatkossa verkkoyhteisön hyödyntäminen on kaikkien opettajien ja opiskelijoiden tehtävä. Opintojaksojen jälkeen opettaja voi hyödyntää verkkoyhteisöä niin, että pyytää opiskelijoita kirjoittamaan blogiin tai keskustelufoorumille opintojakson keskeisimmistä tai mieleen jääneistä asioista. Näin opettaja voi seurata opiskelijoiden osaamista ja kehittymistä.
Tällä hetkellä olemme käyttäneet blogia ja keskustelufoorumia tehtävien palautuksessa ja se on tuntunut todella toimivalta ratkaisulta. Lisäksi lisäsimme juuri jäsenten profiilisivuille kotisivuksi opiskelijan oman www-portfolion osoitteen.
Haasteet
Haastetta kolmen vuoden suunnitelmaani aiheuttaa se, että opettaja saa pidettyä uuden oppimisympäristön aktiivisena koko kolmen vuoden ajan. Oppilaiden on otettava se omakseen kunnolla, jotta se toimisi koko kapasiteetillaan. Siksi muiden opettajien mukaan vetäminen on tärkeää, niin saadaan verkkoyhteisöstä yhteinen kokoontumispaikka kaikille.
Ning –verkkoympäristöllä on myös taipumusta muuttua sekavaksi, mikäli materiaalia tulee paljon. Siksi pyrin pitämään sivuston mahdollisimman pelkistettynä ja selkeänä. Näin sivustoa on helpompi hallita. Sivuston rakenne kannattaakin miettiä tarkkaan ennen kuin alkaa tekemään mitään.
Olen pohtinut paljon, voiko yhteisön sivuilla olla epävirallista löpinää ja pitäisikö sille olla jopa oma tila. Juteltuani muiden opettajankoulutuksessa olevien media-alan opettajien kanssa päädyin samaan lopputulokseen kuin muutkin, epävirallinen löpinä saa aikaan yhteisöllisyyttä, yhteenkuuluvuuden tunnetta ja se ruokkii myös keskustelemaan asiastakin. Löpinästä pääsee myös aistimaan oppilaiden keskellä olevaa ilmapiiriä.
Tulevaisuus
Kaikin puolin olen kokenut Ningin omakseni ja uskon, että opiskelijat tykkäävät myös, koska tuunasivat omat profiilisivunsa niin hienoiksi. Lisäksi uskon, että yhteisöni ryhmäytti ja lähensi elokuussa 2008 aloittaneita opiskelijoita entisestään. Olen siis tyytyväinen sosiaalisen median toteutukseeni ja aion jatkossakin hyödyntää web 2.0:n sovelluksia.
Yhteisön perustamisen myötä olen todella kiinnostunut ja innoissani hyödyntämässä uusia työkaluja opetuksessani sekä aion jakaa osaamistani muille, jotta muutkin pääsevät tutustumaan sosiaalisen median maailmaan.
Kaikki on vielä alussa, mutta olen päässyt hyvin uusiin työkaluihin kiinni. Tulevaisuudessa aion ottaa kaiken ilon irti web 2.0:n sovelluksista työssäni opettajana sekä omissa opinnoissani. Aloitin juuri tradenomien ylemmän amk -tutkinnon opinnäytetyön tekemisen ja tein saman tien työlle oman blogin, jonne alan kirjoittamaan ajatuksiani aiheesta. Tulee sitten kokeiltua blogia oppimisprosessin välineenä. Opinnäytetyöni aihe liittyy - yllätys yllätys - opiskelijaverkkoyhteisöön ja sosiaalisen median sovelluksiin. =)
Kaikille, joista tuntuu vielä, että sosiaalinen media ei ole vielä auennut, voin sanoa, että rohkeasti kokeilemaan vaan! Niin sitä oppii ja löytää ne omat hyvät työkalut!
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)
LinkWithin
