Kehittämishankkeilla pyritään pitämään organisaation kilpailu- ja suorituskykyä yllä. Hankkeiden on vastattava toimialan ajanmukaisiin vaatimuksiin ja mielellään jopa ylitettävä ne. Tiedonhallinnan kehittämisen tavoitteena on tuoda ajansäästöä tiedon nopeammalla löytymisellä ja tietoresurssien tehokkaammalla käytöllä. (Kaario 2008, 128, 136). Oikea tieto tulee olla oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
Kun ollaan valitsemassa tiedonhallinnan teknologiaa, on huomioitava pitkällä aikavälillä eri järjestelmien yhteensopivuus ja skaalautuvuus sekä tietojen käytettävyys ja säilyvyys. Tekniikka kehittyy koko ajan ja suunnittelussa onkin mietittävä tulevia kehityssuuntia. Tällä hetkellä kasvava trendi on sosiaalinen verkostoituminen, joka tuo aivan uusia mahdollisuuksia tiedonhallintaan. (Kaario 2008, 145-147). Sosiaalisen median hyödyntäminen on vallan kiinnostava aihe, jota myös tutkin paljon töissä ja vapaa-ajalla.
Mutta tiedonhallinnan kehittämishankkeet ovat paljon muutakin kuin vain teknologiaa. Tiedonhallinta on mukana organisaation lähes jokaisen työntekijän jokapäiväisessä työssä ja melkein kaikissa toiminnoissa. Siksi kehittämistä ohjaa organisaation toiminnan tavoitteet. (Kaario 2008, 129).
Verkkopalveluiden kautta Sataedun yksiköiden välille muodostuu toiminnallinen arvoketju, jossa liikkuu tietovirtoja. Yhtenäistämällä toimintaa saamme aikaiseksi yhteisiä palvelu- ja arvoketjuja, joista me kaikki voimme hyötyä. Verkkopalveluiden kantavana konseptina onkin ajatus yhteisestä työkalusta, joka yhdistää hajautettua organisaatiota ja jota kehitetään jatkuvasti helpottamaan kaikkien rutiinityötä. Vähimmäisvaatimus tälle konseptille on, että saamme Sataedulaisten käyttäjätunnukset ja salasanat integroitua verkkopalveluun. Kaikessa suunnittelussa pyritään yhden luukun periaatteeseen. Yhden luukun palvelumallissa käyttäjä saa kaiken samasta paikasta. Tämä edellyttää, että kaikki toiminnot siirtyy verkkoon ja kaikki järjestelmät ovat yhteensopivia. Tulevaisuudessa vain korostuu käyttäjien odotukset laadukasta sähköistä palvelua kohtaan. Meidän on vastattava tähän tarpeeseen nyt, jotta säilytämme kilpailu- ja suorituskyvyn myös tulevaisuudessa.
Kehittämishankkeet vaativat johdon sitoutumista. Johdon tehtävä on osoittaa positiivista muutoshenkeä hankkeita kohtaan (Kaario 2008, 129-131.) Muutoksissa kannattaa silti aina muistaa, että muutos lähtee käyttäjästä. Me kaikki voimme omalla toiminnallamme myötävaikuttaa positiiviseen muutokseen.
Kun edessä on suuri muutos, ”on norsu syötävä pala kerrallaan”. Muutos on hyvä tehdä vaiheittain, joilla selkeät tavoitteet ja aikataulut. Jokaisesta vaiheesta on tultava tuloksia ja vietävä hanketta eteenpäin. Tätä varten on hyvä tehdä tiekartta (roadmap), jossa on lueteltu vaiheet, aikataulut ja tulokset. Tiekartta toimii hankkeen kehittämisstrategiana. Hankkeen tuloksien onnistuminen ja epäonnistuminen ovat tärkeää pystyä myös mittaamaan. (Kaario 2008, 129-131).
Sataedun verkkopalvelujen kehittämisstrategia lyhyesti
VAIHE 1
Aikataulu: syksy 2009
Tavoite: Ensimmäisessä vaiheessa on tarkoitus luoda Sataedulle yhteiset internetsivut uudella, yhtenäisellä ilmeellä. Silloin rakennetaan informaatioarkkitehtuuri ja toteutamme verkkopalveluiden peruspalvelut, kuten koulutustarjonta, alkavat koulutukset, uutiset, kuvagalleria, organisaation ja yksiköiden esittely, sähköinen puhelinluettelo sekä intran tiedotuskanava.
Ominaisuuksia, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat uutisten, alkavien koulutusten ja koulutustarjonnan personointi.
Toimintoja, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat haku toiminto ja lähetä vinkki kaverille toiminto.
Päivitysvastuut näille sivuille on myös määritettävä on dokumentoitava.
Tulokset: Tavoite on saavutettu, kun 1.1.2010 peruspalvelut ovat osoitteessa www.sataedu.fi.
Laatua mitataan myös käytettävyys testeillä. Käytettävyys voidaan jakaa tiedon saatavuuteen ja helppouteen. Oikeat käyttäjät kokeilevat selata sivuja ja heidän toimiaan seurataan Google Analytics ohjelmalla. Käytettävyystestien jälkeen tehdään tarvittavat korjaukset ja testataan uudelleen. Testaus etenee siis iteratiivisin syklein (suunnittelu -> toteutus -> testaus -> korjaukset).
VAIHE 2
Aikataulu: kevät 2010
Tavoite: Tavoitteena on luoda intra, dokumentinhallintajärjestelmä, rakenteiset dokumentit, jne.
Tulokset: Viestintä ja tiedon löytyminen saadaan kokonaan uudelle tasolle.
VAIHE 3
Aikataulu: vuodet 2010-2013
Tavoite: Jatkokehityssuunnitelma. Verkkopalvelujen kehittäminen kohti toiminnanohjausjärjestelmää, yhden luukun periaate toteutuu.
Tulokset: Lisäarvon tuottaminen henkilökunnalle helpottamalla heidän rutiinityötä. Asiakkaille lisäarvon tuottaminen uuden teknologian antamilla mahdollisuuksilla (sosiaalinen media).
Sisällöntuottamisen kehittäminen tapahtuu horisontaalisti, sillä se koskee kaikkia organisaation yksiköitä (Kaario 2008, 131.) Näin on myös Sataedussa. Sisällönhallinnalle on määritettävä vastuuhenkilöitä kaikista yksiköistä. Jokainen vastuuhenkilö päivittää omaa osiotaan verkkosivuilla. Esim. opiskelijavaihtoon liittyviä asioita päivittävät yksiköiden KV -koordinaattorit. Päivittäminen on tehty helpoksi ja tiedoille on valmiit kentät WYSIWYG (What You See Is What You Get) periaatteen mukaisesti.
Informaatioarkkitehtuuri on tietosisältöjen luokittelua, rakenteistamista tai metatietojen merkitsemistä, jotta tiedon käsittely olisi mahdollisimman automaattista. Sen tavoitteena on auttaa tiedon löytämistä ja tiedonhallintaa. Tietosisällön suunnittelu tarkoittaa tiedon tunnistamista, inventointia ja luokittelua. Inventoinnin tuloksena syntyy taulukko, jossa on kohteen tiedot ja tietojen kytkökset toimintaprosesseihin. Tämän pohjalta tietoelementit luokitellaan sisältötyypeiksi. Tiedot, joilla on yhtenevä käyttötarkoitus, rakenne ja käsittelysäännöt kuuluvat samaan sisältötyyppiin. Sisältötyypit ovat erittäin tärkeitä, sillä niiden avulla voidaan tehdä tiedonhallintaa automatisoivia sekä hakua helpottavia toimintoja ja ominaisuuksia. Sisältötyypille määritetään joukko ominaisuuksia (metatiedot, elinkaari, työnkulku, käsittelysäännöt ja sisältörakenne) tai siihen sidotaan dokumenttipohjia. (Kaario 2008, 141-143).
Taksonomia tarkoittaa käsitteiden luokittelua. Käsitteet jaetaan ylätason käsitteisiin ja niille määritellään alatason käsitteitä hierarkkisesti. Hierarkiassa alemman tason käsitteet perivät ylemmän tason käsitteiden ominaisuudet. Kun taksonomia viedään tarkemmalle tasolle, niin käsitteiden väliset suhteet ja muut parametrit ovat selvillä. Tätä nimetään ontologiaksi. Taksonomialla ja ontologialla hallitaan tiedon elinkaarta ja ymmärretään tiedon semantiikka eli merkitys. Tiedon merkitys on edellytys semanttiselle webille. (Kaario 2008, 156, 158, 160).
Myös Sataedun sivujen sisällöstä rakennetaan sisältötyyppejä, joihin merkitään tietokenttiä, joista tarvittaessa tehdään luokitteluja eli taksonomioita. Kun tiedosta tehdään taksonomia, tietoon voidaan tehdä hakuja ja näin se löytyy helpommin. Olen aloittanut sisältötyyppien nimeämisen ja luokittelujen keräämisen Sataedun wiki alustalle.
Lopuksi voidaan todeta Kaarion sanoin (2008, 133)
”Projektin paineissa hikoileville projektin jälkeinen elämä on kuoleman jälkeistä elämää”.
Sitä odotellessa...
LÄHDE
Kaario Kimmo 2008. Tiedonhallinta: avain tietotyön tuottavuuteen. Jyväskylä: Docendo.
tiistai 8. syyskuuta 2009
perjantai 4. syyskuuta 2009
Organisaatioiden tiedonhallinta
Työt ovat vieneet kokonaan aikani ja blogiin kirjoittamisesta alkaa olla kulunut jo yli neljä kuukautta. Yritän parantaa tapani tässä asiassa.
Luin mielenkiintoisen tutkimuksen tiedonhallinnasta (Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated). Siinä esiintulleita asioita olen joutunut pohtimaan suunnitellessani uutta verkkopalvelua.
Tiedonhallinnassa teknologialla on suuri rooli. Tiedonmäärä on niin valtava, että se on valjastettava kehittyneellä teknologialla, jotta voimme hyödyntää sitä. Tiedonhallinta edistää organisaation suorituskykyä monin eri tavoin. Se vaikuttaa ihmisiin, prosesseihin, tuotteisiin ja rakenteisiin minimoiden riskejä, lisäten tehokkuutta ja luoden innovatiivisia prosesseja ja tuotteita. Näin tiedonhallinta tarjoaa kestävää kilpailukykyä, joka varmistaa organisaation menestymisen. (Handzic 2005, 17).
Kiinnostus tiedonhallintaan on tullut monien kehitystrendien kautta, kuten kansainvälistyminen, digitaalisuus, virtuaalisuus ja kilpailunkiristyminen. Näin tietojohtamisen merkitys on kasvanut ja tullut organisaatioissa ajankohtaiseksi. Tutkimuksessa viitataan myös muihin lähteisiin. Burnes (2000) kertoo, että tietotalous vaatii organisaatioita integroimaan prosessit ja järjestelmät, jotta resurssit voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti ja sitä kautta saada tulosta. Jos organisaatiot eivät integroi järjestelmiään ja valjasta tietoresurssejaan, he ovat haavoittuvaisia tulevaisuuden kilpailussa. Earlin (2001) mukaan, tiedonhallinnalla saavutetaan parempia prosesseja ja tuotteita, autetaan johtoa päätöksenteossa ja organisaatiosta tulee mukautuva ja uudistumiskykyinen. Tiedonhallinnan tehtävä on siis selvittää, miten tietoa valjastetaan ja hyödynnetään paremmin. (Handzic 2005, 4).
Tiedonhallinnassa teknologiat ja ihmisten kyky oppia ja luoda tietoa ovat suuressa roolissa. Teknologioilla helpotetaan tiedon jakamista, esittämistä ja vaihtamista. Kun organisaatio valitsee teknologiaa, on huomioitava tulevaisuuden tarpeet ja tekninen kehitys. Mikä ratkaisu sopii parhaiten organisaation tavoitteisiin. (Handzic 2005, 35). Ei ole yhtä oikeaa ratkaisua, vaan jokaisen on löydettävä omansa (Handzic 2005, 17.)
Mielestäni ihmiset voivat parantaa kykyään oppia, luoda tietoa ja ennakoida tilanteita teknologian keinoin. Itse käytän internetpohjaista mindmap työkalua, jolla ideoin ja järjestän ajatuksiani. Olen huomannut, että olen pystynyt ennakoimaan tulevia tehtäviäni ja näin valmistaumaan tuleviin haasteisiin paremmin. Myös Handzicin (2005, 85) tutkimus kertoo samaa. Tietokartoilla ja kuvauksilla voidaan visualisoida tietoa sekä lisätä ihmisten suorituskykyä löytää ja oppia asiantuntijatietoa. Tämä auttaa tehtävien ennakoinnissa ja vähentää suoritukseen käytettyä aikaa. Eri teknologioilla on kaikilla myös rajoituksensa ja siksi huolellinen arviointi ja tutkiminen on aina paikallaan. On löydettävä tilanteeseen sopiva teknologia. On kuitenkin muistettava, että oppimistilanteet vaihtelevat aina, joten tekniikka on valittava sen mukaan.
Verkkopalvelujen julkaisujärjestelmällä valjastamme organisaation tietoresurssit. Järjestelmän tehtävä on keräämämme tiedon säilyttäminen ja levittäminen hajautetun organisaation yksiköihimme. Verkkopalvelun tämän vuoden tavoitteena on yhdistää yksiköitä ja tarjota oikea-aikaista tietoa rakentamalla yhteinen tietovarasto, jossa on kehittyneet hakutoiminnot tiedon löytymisen helpottamiseksi. Ensi vuoden tavoitteet koskevat tiedon hyödyntämistä, osaamisenhallintaa ja prosessien yhtenäistämistä.
Hajautetussa organisaatiossa verkoston luominen on tärkeää. Handzicin (2005, 218) tutkimuksen mukaan verkkoyhteisö tarvitsee kehittyäkseen ja menestyäkseen rohkaisua ja ohjaamista. Lisäksi se tarvitsee pienen suunnannäyttäjä ryhmän, joka näyttää oikean tien ja vaikuttaa ilmapiiriin. Internetpohjaiset keskustelufoorumit ovat tehokkaita työkaluja hajautetulle organisaatiolle yhteistyön ja viestien tallentamisen kannalta, mutta kasvotusten käydyt keskustelut täydentävät tätä kehittäen luottamusta ja vuorovaikutussuhteita sekä rohkaisten laajempaan osallistumiseen verkostossa.
Tutkimusta lukiessani sain idean organisaatiomme projektinhallintaan. Handzic kertoo virtuaalisesta paikasta, jossa käyttäjät keräsivät ideaa valmistellessa mielenkiintoista materiaalia idean tueksi eri lähteistä, jakoivat ideoitaan keskenään, keksivät potentiaalisia ratkaisuja ongelmiin ja lahjoittivat ratkaisut ideapankkiin tai levitettiin ne ihmisille. Tämä oli ikään kuin elektroninen aivoriihi. Näin käyttäjät paransivat luovaa suoritustaan toisten ihmisten tuella ja saivat enemmän ideoita. Tällaisilla tiedonhallinnan työkaluilla voidaan helpottaa oppimista ja suoritusta luovissa ongelmanratkaisuissa ja ajattelussa. (Handzic 2005, 122). Suunnitellessani organisaatiomme projektinhallintaa pohdin, että voisiko tätä tutkimuksen ideaa hyödyntää myös projektin tai hankkeen aloitusvaiheessa. Voisiko projektinhallinnan ensimmäinen vaihe olla elektroninen aivoriihi, jossa hankkeen/projektin osapuolet kokoontuisivat ideoimaan vapaasti ja ideat tallentuisivat projektinhallintatyökalulla ja olisivat näin hyödynnettävissä myös myöhemmin. Näin saisimme hyödynnettyä organisaatiomme hajallaan olevan osaamisen ja tekisimme asiantuntijuudesta näkyvämpää, kun ideat jäisivät elämään ideapankkiin.
Handzicin tutkimuksessa selvisi, että tulevaisuudessa tieto voidaan yhä enemmän visualisoida näkyväksi, monet eri järjestelmät tulee integroida keskenään ja on mentävä kohti tehokasta tiedon löytämisjärjestelmää (Handzic 2005, 102.) Nämä asiat kiinnostavat minua suunnattomasti. Uskon, että esim. sosiaalisen median työkaluilla saamme kerättyä tietoa, visualisoitua ja hyödynnettyä sitä, jos vain useat ihmiset lähtevät tähän haasteeseen mukaan. Ei sota nimittäin yhtä ihmistä kaipaa. Piilevän tiedon näkyväksi tekeminen sekä sen hakeminen ja hyödyntäminen ovat olleet minulla mielessä jo pitemmän aikaa ja näihin ajatuksiin tahtoisin löytää mahdollisimman tehokkaan systeemin tulevaisuudessa. Tällä hetkellä vaan tuntuu, että teknologioita on paljon, yhtä oikeaa ratkaisua ei ole, eikä tietoa osata vielä hallita niin hyvin, kuin se olisi mahdollista uuden teknologien keinoin. Nyt tarvitaan innovatiivisia ihmisiä kehittämään tiedonhallintaa ja erityisesti osaamisenhallintaa.
Organisaatioissa ollaan kyllä tietoisia tiedonhallinnan tärkeydestä, mutta varsinainen toimeenpano ontuu. Tämän vuoksi useilla yrityksillä on vielä pitkä matka tiedon hyödyntämiseen. Organisaatioiden on hyvä ymmärtää, että kun organisaation tiedon- ja osaamisenhallintaa suunnitellaan ja toimeenpannaan huolellisesti, se vapauttaa tietoresursseja, jotka tuovat taas puolestaan menestystä yritykselle. Elämme koko ajan muuttuvassa maailmassa, on haastavaa löytää sopiva tiedonhallintajärjestelmä, joka vastaa organisaation tavoitteisiin ja strategioihin. Haaste on kuitenkin otettava vastaan, jotta varmistetaan selviytyminen ja menestyminen tulevaisuudessa. (Handzic 2005, 232-233). Tiedonhallinta vastaa yhtä merkityksellisintä johtamistoimintoa tietotaloudessa (Handzic 2005, 250.)
Osa tiedemiehistä sitoo tiedonhallinnan tulevaisuuden uusiin kehityksiin ja parannuksiin tieto- ja vuorovaikutusteknologioissa. Osa taas ajattelee, että kun tiedonhallinta on käytännössä lyönyt läpi, niin emme enää silloin puhu tiedonhallinnasta, koska se on kaikkialla oleva ja jokaisen jokapäiväistä elämää. Tiedonhallinta on tällöin kaikki mitä teemme. Sitä ei enää ihmetellä. Tapahtui sitten mitä tahansa. Tiedonhallintatyökalut ja teknologia helpottavat saavuttamaan asiantuntijuutta, toimittavat oikea-aikaista tietoa ja auttavat organisaatioita hyödyntämään tietoresursseja. (Handzic 2005, 265-266).
LÄHDE
Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated
Luin mielenkiintoisen tutkimuksen tiedonhallinnasta (Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated). Siinä esiintulleita asioita olen joutunut pohtimaan suunnitellessani uutta verkkopalvelua.
Tiedonhallinnassa teknologialla on suuri rooli. Tiedonmäärä on niin valtava, että se on valjastettava kehittyneellä teknologialla, jotta voimme hyödyntää sitä. Tiedonhallinta edistää organisaation suorituskykyä monin eri tavoin. Se vaikuttaa ihmisiin, prosesseihin, tuotteisiin ja rakenteisiin minimoiden riskejä, lisäten tehokkuutta ja luoden innovatiivisia prosesseja ja tuotteita. Näin tiedonhallinta tarjoaa kestävää kilpailukykyä, joka varmistaa organisaation menestymisen. (Handzic 2005, 17).
Kiinnostus tiedonhallintaan on tullut monien kehitystrendien kautta, kuten kansainvälistyminen, digitaalisuus, virtuaalisuus ja kilpailunkiristyminen. Näin tietojohtamisen merkitys on kasvanut ja tullut organisaatioissa ajankohtaiseksi. Tutkimuksessa viitataan myös muihin lähteisiin. Burnes (2000) kertoo, että tietotalous vaatii organisaatioita integroimaan prosessit ja järjestelmät, jotta resurssit voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti ja sitä kautta saada tulosta. Jos organisaatiot eivät integroi järjestelmiään ja valjasta tietoresurssejaan, he ovat haavoittuvaisia tulevaisuuden kilpailussa. Earlin (2001) mukaan, tiedonhallinnalla saavutetaan parempia prosesseja ja tuotteita, autetaan johtoa päätöksenteossa ja organisaatiosta tulee mukautuva ja uudistumiskykyinen. Tiedonhallinnan tehtävä on siis selvittää, miten tietoa valjastetaan ja hyödynnetään paremmin. (Handzic 2005, 4).
Tiedonhallinnassa teknologiat ja ihmisten kyky oppia ja luoda tietoa ovat suuressa roolissa. Teknologioilla helpotetaan tiedon jakamista, esittämistä ja vaihtamista. Kun organisaatio valitsee teknologiaa, on huomioitava tulevaisuuden tarpeet ja tekninen kehitys. Mikä ratkaisu sopii parhaiten organisaation tavoitteisiin. (Handzic 2005, 35). Ei ole yhtä oikeaa ratkaisua, vaan jokaisen on löydettävä omansa (Handzic 2005, 17.)
Mielestäni ihmiset voivat parantaa kykyään oppia, luoda tietoa ja ennakoida tilanteita teknologian keinoin. Itse käytän internetpohjaista mindmap työkalua, jolla ideoin ja järjestän ajatuksiani. Olen huomannut, että olen pystynyt ennakoimaan tulevia tehtäviäni ja näin valmistaumaan tuleviin haasteisiin paremmin. Myös Handzicin (2005, 85) tutkimus kertoo samaa. Tietokartoilla ja kuvauksilla voidaan visualisoida tietoa sekä lisätä ihmisten suorituskykyä löytää ja oppia asiantuntijatietoa. Tämä auttaa tehtävien ennakoinnissa ja vähentää suoritukseen käytettyä aikaa. Eri teknologioilla on kaikilla myös rajoituksensa ja siksi huolellinen arviointi ja tutkiminen on aina paikallaan. On löydettävä tilanteeseen sopiva teknologia. On kuitenkin muistettava, että oppimistilanteet vaihtelevat aina, joten tekniikka on valittava sen mukaan.
Verkkopalvelujen julkaisujärjestelmällä valjastamme organisaation tietoresurssit. Järjestelmän tehtävä on keräämämme tiedon säilyttäminen ja levittäminen hajautetun organisaation yksiköihimme. Verkkopalvelun tämän vuoden tavoitteena on yhdistää yksiköitä ja tarjota oikea-aikaista tietoa rakentamalla yhteinen tietovarasto, jossa on kehittyneet hakutoiminnot tiedon löytymisen helpottamiseksi. Ensi vuoden tavoitteet koskevat tiedon hyödyntämistä, osaamisenhallintaa ja prosessien yhtenäistämistä.
Hajautetussa organisaatiossa verkoston luominen on tärkeää. Handzicin (2005, 218) tutkimuksen mukaan verkkoyhteisö tarvitsee kehittyäkseen ja menestyäkseen rohkaisua ja ohjaamista. Lisäksi se tarvitsee pienen suunnannäyttäjä ryhmän, joka näyttää oikean tien ja vaikuttaa ilmapiiriin. Internetpohjaiset keskustelufoorumit ovat tehokkaita työkaluja hajautetulle organisaatiolle yhteistyön ja viestien tallentamisen kannalta, mutta kasvotusten käydyt keskustelut täydentävät tätä kehittäen luottamusta ja vuorovaikutussuhteita sekä rohkaisten laajempaan osallistumiseen verkostossa.
Tutkimusta lukiessani sain idean organisaatiomme projektinhallintaan. Handzic kertoo virtuaalisesta paikasta, jossa käyttäjät keräsivät ideaa valmistellessa mielenkiintoista materiaalia idean tueksi eri lähteistä, jakoivat ideoitaan keskenään, keksivät potentiaalisia ratkaisuja ongelmiin ja lahjoittivat ratkaisut ideapankkiin tai levitettiin ne ihmisille. Tämä oli ikään kuin elektroninen aivoriihi. Näin käyttäjät paransivat luovaa suoritustaan toisten ihmisten tuella ja saivat enemmän ideoita. Tällaisilla tiedonhallinnan työkaluilla voidaan helpottaa oppimista ja suoritusta luovissa ongelmanratkaisuissa ja ajattelussa. (Handzic 2005, 122). Suunnitellessani organisaatiomme projektinhallintaa pohdin, että voisiko tätä tutkimuksen ideaa hyödyntää myös projektin tai hankkeen aloitusvaiheessa. Voisiko projektinhallinnan ensimmäinen vaihe olla elektroninen aivoriihi, jossa hankkeen/projektin osapuolet kokoontuisivat ideoimaan vapaasti ja ideat tallentuisivat projektinhallintatyökalulla ja olisivat näin hyödynnettävissä myös myöhemmin. Näin saisimme hyödynnettyä organisaatiomme hajallaan olevan osaamisen ja tekisimme asiantuntijuudesta näkyvämpää, kun ideat jäisivät elämään ideapankkiin.
Handzicin tutkimuksessa selvisi, että tulevaisuudessa tieto voidaan yhä enemmän visualisoida näkyväksi, monet eri järjestelmät tulee integroida keskenään ja on mentävä kohti tehokasta tiedon löytämisjärjestelmää (Handzic 2005, 102.) Nämä asiat kiinnostavat minua suunnattomasti. Uskon, että esim. sosiaalisen median työkaluilla saamme kerättyä tietoa, visualisoitua ja hyödynnettyä sitä, jos vain useat ihmiset lähtevät tähän haasteeseen mukaan. Ei sota nimittäin yhtä ihmistä kaipaa. Piilevän tiedon näkyväksi tekeminen sekä sen hakeminen ja hyödyntäminen ovat olleet minulla mielessä jo pitemmän aikaa ja näihin ajatuksiin tahtoisin löytää mahdollisimman tehokkaan systeemin tulevaisuudessa. Tällä hetkellä vaan tuntuu, että teknologioita on paljon, yhtä oikeaa ratkaisua ei ole, eikä tietoa osata vielä hallita niin hyvin, kuin se olisi mahdollista uuden teknologien keinoin. Nyt tarvitaan innovatiivisia ihmisiä kehittämään tiedonhallintaa ja erityisesti osaamisenhallintaa.
Organisaatioissa ollaan kyllä tietoisia tiedonhallinnan tärkeydestä, mutta varsinainen toimeenpano ontuu. Tämän vuoksi useilla yrityksillä on vielä pitkä matka tiedon hyödyntämiseen. Organisaatioiden on hyvä ymmärtää, että kun organisaation tiedon- ja osaamisenhallintaa suunnitellaan ja toimeenpannaan huolellisesti, se vapauttaa tietoresursseja, jotka tuovat taas puolestaan menestystä yritykselle. Elämme koko ajan muuttuvassa maailmassa, on haastavaa löytää sopiva tiedonhallintajärjestelmä, joka vastaa organisaation tavoitteisiin ja strategioihin. Haaste on kuitenkin otettava vastaan, jotta varmistetaan selviytyminen ja menestyminen tulevaisuudessa. (Handzic 2005, 232-233). Tiedonhallinta vastaa yhtä merkityksellisintä johtamistoimintoa tietotaloudessa (Handzic 2005, 250.)
Osa tiedemiehistä sitoo tiedonhallinnan tulevaisuuden uusiin kehityksiin ja parannuksiin tieto- ja vuorovaikutusteknologioissa. Osa taas ajattelee, että kun tiedonhallinta on käytännössä lyönyt läpi, niin emme enää silloin puhu tiedonhallinnasta, koska se on kaikkialla oleva ja jokaisen jokapäiväistä elämää. Tiedonhallinta on tällöin kaikki mitä teemme. Sitä ei enää ihmetellä. Tapahtui sitten mitä tahansa. Tiedonhallintatyökalut ja teknologia helpottavat saavuttamaan asiantuntijuutta, toimittavat oikea-aikaista tietoa ja auttavat organisaatioita hyödyntämään tietoresursseja. (Handzic 2005, 265-266).
LÄHDE
Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)
LinkWithin
