Organisaatioiden tiedonhallinta

Työt ovat vieneet kokonaan aikani ja blogiin kirjoittamisesta alkaa olla kulunut jo yli neljä kuukautta. Yritän parantaa tapani tässä asiassa.

Luin mielenkiintoisen tutkimuksen tiedonhallinnasta (Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated). Siinä esiintulleita asioita olen joutunut pohtimaan suunnitellessani uutta verkkopalvelua.

Tiedonhallinnassa teknologialla on suuri rooli. Tiedonmäärä on niin valtava, että se on valjastettava kehittyneellä teknologialla, jotta voimme hyödyntää sitä. Tiedonhallinta edistää organisaation suorituskykyä monin eri tavoin. Se vaikuttaa ihmisiin, prosesseihin, tuotteisiin ja rakenteisiin minimoiden riskejä, lisäten tehokkuutta ja luoden innovatiivisia prosesseja ja tuotteita. Näin tiedonhallinta tarjoaa kestävää kilpailukykyä, joka varmistaa organisaation menestymisen. (Handzic 2005, 17).

Kiinnostus tiedonhallintaan on tullut monien kehitystrendien kautta, kuten kansainvälistyminen, digitaalisuus, virtuaalisuus ja kilpailunkiristyminen. Näin tietojohtamisen merkitys on kasvanut ja tullut organisaatioissa ajankohtaiseksi. Tutkimuksessa viitataan myös muihin lähteisiin. Burnes (2000) kertoo, että tietotalous vaatii organisaatioita integroimaan prosessit ja järjestelmät, jotta resurssit voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti ja sitä kautta saada tulosta. Jos organisaatiot eivät integroi järjestelmiään ja valjasta tietoresurssejaan, he ovat haavoittuvaisia tulevaisuuden kilpailussa. Earlin (2001) mukaan, tiedonhallinnalla saavutetaan parempia prosesseja ja tuotteita, autetaan johtoa päätöksenteossa ja organisaatiosta tulee mukautuva ja uudistumiskykyinen. Tiedonhallinnan tehtävä on siis selvittää, miten tietoa valjastetaan ja hyödynnetään paremmin. (Handzic 2005, 4).

Tiedonhallinnassa teknologiat ja ihmisten kyky oppia ja luoda tietoa ovat suuressa roolissa. Teknologioilla helpotetaan tiedon jakamista, esittämistä ja vaihtamista. Kun organisaatio valitsee teknologiaa, on huomioitava tulevaisuuden tarpeet ja tekninen kehitys. Mikä ratkaisu sopii parhaiten organisaation tavoitteisiin. (Handzic 2005, 35). Ei ole yhtä oikeaa ratkaisua, vaan jokaisen on löydettävä omansa (Handzic 2005, 17.)

Mielestäni ihmiset voivat parantaa kykyään oppia, luoda tietoa ja ennakoida tilanteita teknologian keinoin. Itse käytän internetpohjaista mindmap työkalua, jolla ideoin ja järjestän ajatuksiani. Olen huomannut, että olen pystynyt ennakoimaan tulevia tehtäviäni ja näin valmistaumaan tuleviin haasteisiin paremmin. Myös Handzicin (2005, 85) tutkimus kertoo samaa. Tietokartoilla ja kuvauksilla voidaan visualisoida tietoa sekä lisätä ihmisten suorituskykyä löytää ja oppia asiantuntijatietoa. Tämä auttaa tehtävien ennakoinnissa ja vähentää suoritukseen käytettyä aikaa. Eri teknologioilla on kaikilla myös rajoituksensa ja siksi huolellinen arviointi ja tutkiminen on aina paikallaan. On löydettävä tilanteeseen sopiva teknologia. On kuitenkin muistettava, että oppimistilanteet vaihtelevat aina, joten tekniikka on valittava sen mukaan.

Verkkopalvelujen julkaisujärjestelmällä valjastamme organisaation tietoresurssit. Järjestelmän tehtävä on keräämämme tiedon säilyttäminen ja levittäminen hajautetun organisaation yksiköihimme. Verkkopalvelun tämän vuoden tavoitteena on yhdistää yksiköitä ja tarjota oikea-aikaista tietoa rakentamalla yhteinen tietovarasto, jossa on kehittyneet hakutoiminnot tiedon löytymisen helpottamiseksi. Ensi vuoden tavoitteet koskevat tiedon hyödyntämistä, osaamisenhallintaa ja prosessien yhtenäistämistä.

Hajautetussa organisaatiossa verkoston luominen on tärkeää. Handzicin (2005, 218) tutkimuksen mukaan verkkoyhteisö tarvitsee kehittyäkseen ja menestyäkseen rohkaisua ja ohjaamista. Lisäksi se tarvitsee pienen suunnannäyttäjä ryhmän, joka näyttää oikean tien ja vaikuttaa ilmapiiriin. Internetpohjaiset keskustelufoorumit ovat tehokkaita työkaluja hajautetulle organisaatiolle yhteistyön ja viestien tallentamisen kannalta, mutta kasvotusten käydyt keskustelut täydentävät tätä kehittäen luottamusta ja vuorovaikutussuhteita sekä rohkaisten laajempaan osallistumiseen verkostossa.

Tutkimusta lukiessani sain idean organisaatiomme projektinhallintaan. Handzic kertoo virtuaalisesta paikasta, jossa käyttäjät keräsivät ideaa valmistellessa mielenkiintoista materiaalia idean tueksi eri lähteistä, jakoivat ideoitaan keskenään, keksivät potentiaalisia ratkaisuja ongelmiin ja lahjoittivat ratkaisut ideapankkiin tai levitettiin ne ihmisille. Tämä oli ikään kuin elektroninen aivoriihi. Näin käyttäjät paransivat luovaa suoritustaan toisten ihmisten tuella ja saivat enemmän ideoita. Tällaisilla tiedonhallinnan työkaluilla voidaan helpottaa oppimista ja suoritusta luovissa ongelmanratkaisuissa ja ajattelussa. (Handzic 2005, 122). Suunnitellessani organisaatiomme projektinhallintaa pohdin, että voisiko tätä tutkimuksen ideaa hyödyntää myös projektin tai hankkeen aloitusvaiheessa. Voisiko projektinhallinnan ensimmäinen vaihe olla elektroninen aivoriihi, jossa hankkeen/projektin osapuolet kokoontuisivat ideoimaan vapaasti ja ideat tallentuisivat projektinhallintatyökalulla ja olisivat näin hyödynnettävissä myös myöhemmin. Näin saisimme hyödynnettyä organisaatiomme hajallaan olevan osaamisen ja tekisimme asiantuntijuudesta näkyvämpää, kun ideat jäisivät elämään ideapankkiin.

Handzicin tutkimuksessa selvisi, että tulevaisuudessa tieto voidaan yhä enemmän visualisoida näkyväksi, monet eri järjestelmät tulee integroida keskenään ja on mentävä kohti tehokasta tiedon löytämisjärjestelmää (Handzic 2005, 102.) Nämä asiat kiinnostavat minua suunnattomasti. Uskon, että esim. sosiaalisen median työkaluilla saamme kerättyä tietoa, visualisoitua ja hyödynnettyä sitä, jos vain useat ihmiset lähtevät tähän haasteeseen mukaan. Ei sota nimittäin yhtä ihmistä kaipaa. Piilevän tiedon näkyväksi tekeminen sekä sen hakeminen ja hyödyntäminen ovat olleet minulla mielessä jo pitemmän aikaa ja näihin ajatuksiin tahtoisin löytää mahdollisimman tehokkaan systeemin tulevaisuudessa. Tällä hetkellä vaan tuntuu, että teknologioita on paljon, yhtä oikeaa ratkaisua ei ole, eikä tietoa osata vielä hallita niin hyvin, kuin se olisi mahdollista uuden teknologien keinoin. Nyt tarvitaan innovatiivisia ihmisiä kehittämään tiedonhallintaa ja erityisesti osaamisenhallintaa.

Organisaatioissa ollaan kyllä tietoisia tiedonhallinnan tärkeydestä, mutta varsinainen toimeenpano ontuu. Tämän vuoksi useilla yrityksillä on vielä pitkä matka tiedon hyödyntämiseen. Organisaatioiden on hyvä ymmärtää, että kun organisaation tiedon- ja osaamisenhallintaa suunnitellaan ja toimeenpannaan huolellisesti, se vapauttaa tietoresursseja, jotka tuovat taas puolestaan menestystä yritykselle. Elämme koko ajan muuttuvassa maailmassa, on haastavaa löytää sopiva tiedonhallintajärjestelmä, joka vastaa organisaation tavoitteisiin ja strategioihin. Haaste on kuitenkin otettava vastaan, jotta varmistetaan selviytyminen ja menestyminen tulevaisuudessa. (Handzic 2005, 232-233). Tiedonhallinta vastaa yhtä merkityksellisintä johtamistoimintoa tietotaloudessa (Handzic 2005, 250.)

Osa tiedemiehistä sitoo tiedonhallinnan tulevaisuuden uusiin kehityksiin ja parannuksiin tieto- ja vuorovaikutusteknologioissa. Osa taas ajattelee, että kun tiedonhallinta on käytännössä lyönyt läpi, niin emme enää silloin puhu tiedonhallinnasta, koska se on kaikkialla oleva ja jokaisen jokapäiväistä elämää. Tiedonhallinta on tällöin kaikki mitä teemme. Sitä ei enää ihmetellä. Tapahtui sitten mitä tahansa. Tiedonhallintatyökalut ja teknologia helpottavat saavuttamaan asiantuntijuutta, toimittavat oikea-aikaista tietoa ja auttavat organisaatioita hyödyntämään tietoresursseja. (Handzic 2005, 265-266).

LÄHDE
Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated