Tiedonhallinta kehittämishankkeissa

Kehittämishankkeilla pyritään pitämään organisaation kilpailu- ja suorituskykyä yllä. Hankkeiden on vastattava toimialan ajanmukaisiin vaatimuksiin ja mielellään jopa ylitettävä ne. Tiedonhallinnan kehittämisen tavoitteena on tuoda ajansäästöä tiedon nopeammalla löytymisellä ja tietoresurssien tehokkaammalla käytöllä. (Kaario 2008, 128, 136). Oikea tieto tulee olla oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Kun ollaan valitsemassa tiedonhallinnan teknologiaa, on huomioitava pitkällä aikavälillä eri järjestelmien yhteensopivuus ja skaalautuvuus sekä tietojen käytettävyys ja säilyvyys. Tekniikka kehittyy koko ajan ja suunnittelussa onkin mietittävä tulevia kehityssuuntia. Tällä hetkellä kasvava trendi on sosiaalinen verkostoituminen, joka tuo aivan uusia mahdollisuuksia tiedonhallintaan. (Kaario 2008, 145-147). Sosiaalisen median hyödyntäminen on vallan kiinnostava aihe, jota myös tutkin paljon töissä ja vapaa-ajalla.

Mutta tiedonhallinnan kehittämishankkeet ovat paljon muutakin kuin vain teknologiaa. Tiedonhallinta on mukana organisaation lähes jokaisen työntekijän jokapäiväisessä työssä ja melkein kaikissa toiminnoissa. Siksi kehittämistä ohjaa organisaation toiminnan tavoitteet. (Kaario 2008, 129).

Verkkopalveluiden kautta Sataedun yksiköiden välille muodostuu toiminnallinen arvoketju, jossa liikkuu tietovirtoja. Yhtenäistämällä toimintaa saamme aikaiseksi yhteisiä palvelu- ja arvoketjuja, joista me kaikki voimme hyötyä. Verkkopalveluiden kantavana konseptina onkin ajatus yhteisestä työkalusta, joka yhdistää hajautettua organisaatiota ja jota kehitetään jatkuvasti helpottamaan kaikkien rutiinityötä. Vähimmäisvaatimus tälle konseptille on, että saamme Sataedulaisten käyttäjätunnukset ja salasanat integroitua verkkopalveluun. Kaikessa suunnittelussa pyritään yhden luukun periaatteeseen. Yhden luukun palvelumallissa käyttäjä saa kaiken samasta paikasta. Tämä edellyttää, että kaikki toiminnot siirtyy verkkoon ja kaikki järjestelmät ovat yhteensopivia. Tulevaisuudessa vain korostuu käyttäjien odotukset laadukasta sähköistä palvelua kohtaan. Meidän on vastattava tähän tarpeeseen nyt, jotta säilytämme kilpailu- ja suorituskyvyn myös tulevaisuudessa.

Kehittämishankkeet vaativat johdon sitoutumista. Johdon tehtävä on osoittaa positiivista muutoshenkeä hankkeita kohtaan (Kaario 2008, 129-131.) Muutoksissa kannattaa silti aina muistaa, että muutos lähtee käyttäjästä. Me kaikki voimme omalla toiminnallamme myötävaikuttaa positiiviseen muutokseen.

Kun edessä on suuri muutos, ”on norsu syötävä pala kerrallaan”. Muutos on hyvä tehdä vaiheittain, joilla selkeät tavoitteet ja aikataulut. Jokaisesta vaiheesta on tultava tuloksia ja vietävä hanketta eteenpäin. Tätä varten on hyvä tehdä tiekartta (roadmap), jossa on lueteltu vaiheet, aikataulut ja tulokset. Tiekartta toimii hankkeen kehittämisstrategiana. Hankkeen tuloksien onnistuminen ja epäonnistuminen ovat tärkeää pystyä myös mittaamaan. (Kaario 2008, 129-131).

Sataedun verkkopalvelujen kehittämisstrategia lyhyesti

VAIHE 1
Aikataulu: syksy 2009
Tavoite: Ensimmäisessä vaiheessa on tarkoitus luoda Sataedulle yhteiset internetsivut uudella, yhtenäisellä ilmeellä. Silloin rakennetaan informaatioarkkitehtuuri ja toteutamme verkkopalveluiden peruspalvelut, kuten koulutustarjonta, alkavat koulutukset, uutiset, kuvagalleria, organisaation ja yksiköiden esittely, sähköinen puhelinluettelo sekä intran tiedotuskanava.
Ominaisuuksia, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat uutisten, alkavien koulutusten ja koulutustarjonnan personointi.
Toimintoja, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat haku toiminto ja lähetä vinkki kaverille toiminto.
Päivitysvastuut näille sivuille on myös määritettävä on dokumentoitava.
Tulokset: Tavoite on saavutettu, kun 1.1.2010 peruspalvelut ovat osoitteessa www.sataedu.fi.
Laatua mitataan myös käytettävyys testeillä. Käytettävyys voidaan jakaa tiedon saatavuuteen ja helppouteen. Oikeat käyttäjät kokeilevat selata sivuja ja heidän toimiaan seurataan Google Analytics ohjelmalla. Käytettävyystestien jälkeen tehdään tarvittavat korjaukset ja testataan uudelleen. Testaus etenee siis iteratiivisin syklein (suunnittelu -> toteutus -> testaus -> korjaukset).

VAIHE 2
Aikataulu: kevät 2010
Tavoite: Tavoitteena on luoda intra, dokumentinhallintajärjestelmä, rakenteiset dokumentit, jne.
Tulokset: Viestintä ja tiedon löytyminen saadaan kokonaan uudelle tasolle.

VAIHE 3
Aikataulu: vuodet 2010-2013
Tavoite: Jatkokehityssuunnitelma. Verkkopalvelujen kehittäminen kohti toiminnanohjausjärjestelmää, yhden luukun periaate toteutuu.
Tulokset: Lisäarvon tuottaminen henkilökunnalle helpottamalla heidän rutiinityötä. Asiakkaille lisäarvon tuottaminen uuden teknologian antamilla mahdollisuuksilla (sosiaalinen media).

Sisällöntuottamisen kehittäminen tapahtuu horisontaalisti, sillä se koskee kaikkia organisaation yksiköitä (Kaario 2008, 131.) Näin on myös Sataedussa. Sisällönhallinnalle on määritettävä vastuuhenkilöitä kaikista yksiköistä. Jokainen vastuuhenkilö päivittää omaa osiotaan verkkosivuilla. Esim. opiskelijavaihtoon liittyviä asioita päivittävät yksiköiden KV -koordinaattorit. Päivittäminen on tehty helpoksi ja tiedoille on valmiit kentät WYSIWYG (What You See Is What You Get) periaatteen mukaisesti.

Informaatioarkkitehtuuri on tietosisältöjen luokittelua, rakenteistamista tai metatietojen merkitsemistä, jotta tiedon käsittely olisi mahdollisimman automaattista. Sen tavoitteena on auttaa tiedon löytämistä ja tiedonhallintaa. Tietosisällön suunnittelu tarkoittaa tiedon tunnistamista, inventointia ja luokittelua. Inventoinnin tuloksena syntyy taulukko, jossa on kohteen tiedot ja tietojen kytkökset toimintaprosesseihin. Tämän pohjalta tietoelementit luokitellaan sisältötyypeiksi. Tiedot, joilla on yhtenevä käyttötarkoitus, rakenne ja käsittelysäännöt kuuluvat samaan sisältötyyppiin. Sisältötyypit ovat erittäin tärkeitä, sillä niiden avulla voidaan tehdä tiedonhallintaa automatisoivia sekä hakua helpottavia toimintoja ja ominaisuuksia. Sisältötyypille määritetään joukko ominaisuuksia (metatiedot, elinkaari, työnkulku, käsittelysäännöt ja sisältörakenne) tai siihen sidotaan dokumenttipohjia. (Kaario 2008, 141-143).

Taksonomia tarkoittaa käsitteiden luokittelua. Käsitteet jaetaan ylätason käsitteisiin ja niille määritellään alatason käsitteitä hierarkkisesti. Hierarkiassa alemman tason käsitteet perivät ylemmän tason käsitteiden ominaisuudet. Kun taksonomia viedään tarkemmalle tasolle, niin käsitteiden väliset suhteet ja muut parametrit ovat selvillä. Tätä nimetään ontologiaksi. Taksonomialla ja ontologialla hallitaan tiedon elinkaarta ja ymmärretään tiedon semantiikka eli merkitys. Tiedon merkitys on edellytys semanttiselle webille. (Kaario 2008, 156, 158, 160).

Myös Sataedun sivujen sisällöstä rakennetaan sisältötyyppejä, joihin merkitään tietokenttiä, joista tarvittaessa tehdään luokitteluja eli taksonomioita. Kun tiedosta tehdään taksonomia, tietoon voidaan tehdä hakuja ja näin se löytyy helpommin. Olen aloittanut sisältötyyppien nimeämisen ja luokittelujen keräämisen Sataedun wiki alustalle.

Lopuksi voidaan todeta Kaarion sanoin (2008, 133)
”Projektin paineissa hikoileville projektin jälkeinen elämä on kuoleman jälkeistä elämää”.
Sitä odotellessa...

LÄHDE
Kaario Kimmo 2008. Tiedonhallinta: avain tietotyön tuottavuuteen. Jyväskylä: Docendo.