Luin mielenkiintoisen artikkelin osallistuvasta www-suunnittelusta. Tässä artikkelissa Nikolova—Houston (2005, 21) kertoo osallistuvasta menetelmästä, jossa verkkopalvelun käyttäjät otetaan mukaan suunnitteluun.
Tällä menetelmällä voidaan parantaa www-sivujen käytettävyyttä ja toiminnallisuutta. Kun käyttäjät pääsevät osallistumaan suunnitteluun, niin he motivoituvat myös käyttämään sitä. Suunnittelijan ja käyttäjän välille syntyy luottamuksellinen suhde. Ja kun käyttäjät ovat lähellä suunnitteluprosessia, heistä voi helposti kerätä taustatietoa kehittämisen tueksi.
Havainnointi
PD voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa tutkija-suunnittelijan on selvitettävä käyttäjä-osallistujien tavoitteet, arvot, halut ja työskentelytottumukset. Näiden seikkojen selvittämiseen on hyvä käyttää monia havainnointi- ja tiedonkeruumenetelmiä, jotta saadaan syntymään tarpeeksi luottava aineisto. Kyselyllä tai haastattelulla voi selvittää, mitä tietoa käyttäjä tarvitsee ja käyttää verkkopalvelun sivuilla? Ja mitä lisäarvoa uudistetut sivut toisivat verrattuna entiseen? Kerätyn aineiston luotettavuuden voi varmistaa member checkingillä, jossa tietolähteenä olleet henkilöt todistavat tutkijan kirjoittaman tekstin oikeaksi.
Arviointi
Toisessa vaiheessa osallistuja-käyttäjille annetaan esim. kolme eri verkkosivua arvioitavaksi. He arvioivat sivujen vahvuuksia ja heikkouksia SWOT -analyysin tapaan. He kommentoivat verkkosivujen navigointia ja sisältöä (kuvat, teksti, kirjoitustyyli, fontti) sekä antavat kehittämisideoita. Lopuksi osallistujat kertovat avoimesti kokemuksistaan.
Prototyyppi
Lopuksi pidetään osallistujien aivoriihi, jossa esitetään ideoita ja luonnostellaan verkkopalvelukonsepteja. Suunnittelussa on huomioitava tulevaisuuden käyttötarpeet ja alan tekninen kehittyminen. Aivoriihen tuloksena syntyy uusia verkkopalvelun suunnittelumalleja, jotka on visualisoitu paperille. Osallistujat hyväksyvät parhaimman suunnittelumallinsa, joka täyttää yleiset sisältö- ja navigointikriteerit.
Osallistuvassa suunnittelussa syntyy aineistoa, jota voidaan hyödyntää jopa suoraan. Tällaisen työpajan suunnittelu ja järjestäminen vie aikaa, mutta siitä saatu hyöty voi olla sen arvoista. Kun osallistujat saadaan ensin motivoitumaan ja sitoutumaan projektiin.
LÄHDE
Nikolova—Houston Tatiana 2005. Using Participatory design to Improve Web Sites. Computers in Libraries, October 2005. http://www.infotoday.com/cilmag/oct05/nikolova-houston.shtml
maanantai 20. huhtikuuta 2009
tiistai 14. huhtikuuta 2009
Projektin ajan ja kustannusten hallinta
Projektin ajan ja kustannusten hallinta on haastavaa. Projektin suunnittelijan onkin hyvä pohtia, kuinka näihin asioihin voisi vaikuttaa.
Projektin päämäärät
Projektille asetetaan päämäärä eli tavoitetila, jonne halutaan päästä. Sen lisäksi projektille asetetaan kolme tavoitetta: laajuustavoite (mitä tehdään), aikatavoite (milloin tehdään) ja kustannustavoite (kuka tekee) (Artto & alt. 2006, 31.)
Nämä kolme tavoitetta on sidoksissa toisiinsa. Projektin laajuutta rajoittavat aika ja kustannukset. Ja taas aikatavoitteen pienentäminen lisää kustannuksia tai pienentää laajuutta. Laajuus, aika ja kustannukset voivat olla ristiriidassa keskenään ja näin ollen tavoitteita kuuluu priorisoida suhteessa toisiinsa. (Artto & alt. 2006, 33—34).
Projektin etenemistä tulee mitata ja tavoitteita tarkentaa projektin aikana, jotta voidaan tarvittaessa tehdä korjauksia ja muutoksia. Muutoksesta saatujen hyötyjen on oltava suuremmat kuin projektiin menevät kustannukset. Ja on muistettava, että kaikki muutokset vaikuttavat heti projektin aikatauluun ja budjettiin. (Artto & alt. 2006, 31—32).
Aikataulun hallinta
Aikataulun hallinnan tarkoituksena on saavuttaa projektille määrätyt tavoitteet suunnitellussa ajassa. Näihin toimenpiteisiin kuuluu mm. työtehtävien jakaminen, tehtävien keston määritteleminen ja aikataulun muutosten hallinta. (Artto & alt. 2006, 121).
Kalenteriaika on rajallinen, joten siihen ei voi vaikuttaa. Yksittäisiin tehtäviin sen sijaan voi vaikuttaa, toisinaan resursseja lisäämällä tai kokeneempia osaajia käyttämällä. Nämä kuitenkin lisää heti projektin kustannuksia. (Artto & alt. 2006, 33).
Projektin suunnittelun yksi tärkeimmistä asioista on aikataulu ja tehtävien ajoittaminen. Tämä sisältää mm. kokonaisaikataulun luomista, yksityiskohtaisten tehtävien määrittelyä, tehtävien keston ja järjestyksen määrittelyä. Aikataulussa pysymistä on seurattava ja päivitettävä projektin edetessä koko ajan. Perustan suunnittelulle antavat siis projektin kokonaistavoite, tehtävien määrittely ja ositus. (Artto & alt. 2006, 122).
Projektin huolellinen suunnittelu ja aikataulussa pysymisen seuranta ovat tiukassa aikataulussa kriittisen tärkeää. Projektin edetessä aikatauluun on vaikea vaikuttaa myönteisesti. Täten jo suunnitteluvaiheessa on projektiin osallistujat henkilöt sitoutettava noudattamaan lukkoon lyötyä aikataulua. Muuten aikataulu venyy ja projekti jää hyödyiltään vajaaksi. Jos aikataulu venyy, on tehtävä korjauksia heti ja tarkistettava sen vaikutuksia aikataulusuunnitelmaan. Kriittisen tehtävän viivästyminen voi aiheuttaa koko projektin myöhästymisen. (Artto & alt. 2006, 122—123, 127).
Projektipäällikkönä vastuullani on saattaa verkkopalvelu julkaisukuntoon tämän vuoden aikana. Aikataulu on todella tiukka ja minun on tarkkaan mietittävä mihin vaiheeseen käytetään enemmän ja mihin vähemmän aikaa. Suunnitteluun kuluu paljon aikaa, mutta se on välttämätöntä, jotta saadaan mahdollisimman suuri hyöty irti projektista. Suunnittelun jälkeen tehtäväkseni jää erityisesti aikataulun seuranta ja eri asiantuntijoiden sitouttamisen ylläpitäminen projektiin. Ajanhallinnan lisäksi projekti edellyttää muutoksen hallintaa, jos aikataulut pääsevät lipsumaan.
Projekti on vasta aluillaan ja olen tehnyt vain karkeata arviota tulevasta aikataulusta. Se varmasti täydentyy, kun teen projektisuunnitelman. Projektisuunnitelma on hyvä väline koko projektin hallintaan. Alustavassa aikataulussa näkyvät projektin eri vaiheet. Nämä vaiheet ovat jonkinlaisia etappeja, joiden jälkeen on hyvä listata välituloksia, katsoa päästiinkö tavoitteeseen ja ollaanko aikataulussa.
Seuraavaksi määrittelen tehtäviä sekä niille tavoiteaikataulua ja pelivaraa. Tehtävien keston arvioinnissa on varmasti minulla ja muilla paljon opittavaa, siksi sen seuranta on tärkeää oppimisen kannalta.
Projektin aikatauluun vaikuttavat resurssit, joita on henkilökunnan taitotaso ja tehokkuus sekä laitteiden toimivuus. Nämä voivat vaihdella paljon. Lisäksi resurssien määrään vaikuttavat sairastumiset, lomat, puhelut, kokoukset ja matkat. Projektin aikana voi myös ilmetä virheitä ja tulla väärinymmärryksiä, jotka aiheuttavat takapakkia. (Artto & alt. 2006, 130).
Kustannusten hallinta
Projektin kustannusten hallinta tarkoittaa resurssien (työvoima, välineet ja materiaali) suunnittelua, kustannusten arviointia, budjetin tekemistä, tuottojen ja kustannusten kirjaamista, seurantaa ja raportointia. Kustannusten hallinnalla varmistetaan, että projekti toteutetaan yrityksen toiminnan kannalta kannattavasti ja kustannustehokkaasti. Kustannusten hallinta on erityisen tärkeää projektin määrittely ja suunnitteluvaiheessa. Siinä tehdyt päätökset koskien esim. laajuutta, resursointia ja aikataulua vaikuttavat suoraan budjettiin. Siksi näitä päätöksiä tehtäessä on mietittävä niiden vaikutus koko projektin elinkaaren kustannuksiin. Vaikutusmahdollisuudet kustannuksiin pienenevät merkittävästi heti projektin toteutuksen alussa, koska suunnitteluvaiheessa tehtyyn budjettiin on jo määritelty tietyt reunaehdot, joiden mukaan mennään. Lisäksi mitä myöhemmin muutos tehdään, sitä kalliimmaksi se tulee, sillä muutos voi vaikuttaa projektin moniin eri tehtäviin. (Artto & alt. 2006, 150—152).
Kustannukset arvioidaan työn osituksen mukaan tai työpaketteina. Projektin edetessä kustannuksia seurataan koko ajan ja päivitetään jatkuvasti, kun niistä on uutta tietoa. Arvioihin liitetään myös tieto arvion tarkkuudesta, esim. missä vaiheessa projektia arvio on tehty, minkä tyyppinen arvio on ja arvion vaihteluväli. Arvioita tehtäessä on hyvä keskustella avoimesti ja rehellisesti, millaisissa tapauksissa arvio voi ylittyä tai alittua. Se kuinka hyvin projektin laajuus ja riskit on osattu määritellä, on suoraan verrannollinen kustannusarvion tarkkuuteen. (Artto & alt. 2006, 158—159, 162).
Arvioista luodaan budjetti eli kustannustavoite. Kustannusarviota kannattaa verrata koko projektin ajan budjettiin, jotta voidaan ennakoida mahdolliset muutokset kustannuksissa. Budjetissa kannattaa huomioida, koska kustannukset tulevat maksuun ja eritellä kustannukset kuukausille jaksotettuna. Euro tänä päivänä on arvokkaampi kuin vuoden päästä. Budjetti kannattaa tehdä pienemmäksi kuin kokonaiskustannusarvio. Näin projektipäällikkö ja projektiryhmä sitoutuvat projektin läpivientiin ja tehokkaaseen työskentelyyn. Budjettiin voi kuitenkin lisätä kustannusvarauksen yllättäviä menoja varten. Pitää kuitenkin muistaa, että kaikki muutokset eivät ole välttämättä negatiivisia ja näin positiiviset ja negatiiviset muutokset kompensoivat toisiaan. (Artto & alt. 2006, 154, 163—166).
Kun lähden miettimään projektille budjettia, siihen vaikuttaa erityisesti aika. Tiukka aikataulu pakottaa käyttämään enemmän asiantuntijoita ja lisäämään resursseja. Mielestäni projektin tuloksena syntyvät laadukkaat verkkosivut maksavat itsensä takaisin organisaatiolle erilaisina hyötyinä. Vain muutamia niistä mainitakseni, verkkopalvelu edistää visiota, antaa kilpailuedun ja näkyvyyttä, parantaa toimipisteiden yhteistyömahdollisuuksia sekä toimii tiedotus- ja viestintäkanavana. Parempi tehdä kerralla hyvin, kuin korjata jälkeenpäin puutteita ja vikoja. Tehtyjen ratkaisujen ja valintojen on kannettava pitkälle tulevaisuuteen.
On siis paljon asioita, joihin tulee kiinnittää huomiota aikataulua ja budjettia laatiessani.
LÄHTEET
Artto Karlos, Martinsuo Miia ja Kujala Jaakko 2006. Projektiliiketoiminta. Helsinki: WSOY Oppimateriaalit Oy.
Projektin päämäärät
Projektille asetetaan päämäärä eli tavoitetila, jonne halutaan päästä. Sen lisäksi projektille asetetaan kolme tavoitetta: laajuustavoite (mitä tehdään), aikatavoite (milloin tehdään) ja kustannustavoite (kuka tekee) (Artto & alt. 2006, 31.)
Nämä kolme tavoitetta on sidoksissa toisiinsa. Projektin laajuutta rajoittavat aika ja kustannukset. Ja taas aikatavoitteen pienentäminen lisää kustannuksia tai pienentää laajuutta. Laajuus, aika ja kustannukset voivat olla ristiriidassa keskenään ja näin ollen tavoitteita kuuluu priorisoida suhteessa toisiinsa. (Artto & alt. 2006, 33—34).
Projektin etenemistä tulee mitata ja tavoitteita tarkentaa projektin aikana, jotta voidaan tarvittaessa tehdä korjauksia ja muutoksia. Muutoksesta saatujen hyötyjen on oltava suuremmat kuin projektiin menevät kustannukset. Ja on muistettava, että kaikki muutokset vaikuttavat heti projektin aikatauluun ja budjettiin. (Artto & alt. 2006, 31—32).
Aikataulun hallinta
Aikataulun hallinnan tarkoituksena on saavuttaa projektille määrätyt tavoitteet suunnitellussa ajassa. Näihin toimenpiteisiin kuuluu mm. työtehtävien jakaminen, tehtävien keston määritteleminen ja aikataulun muutosten hallinta. (Artto & alt. 2006, 121).
Kalenteriaika on rajallinen, joten siihen ei voi vaikuttaa. Yksittäisiin tehtäviin sen sijaan voi vaikuttaa, toisinaan resursseja lisäämällä tai kokeneempia osaajia käyttämällä. Nämä kuitenkin lisää heti projektin kustannuksia. (Artto & alt. 2006, 33).
Projektin suunnittelun yksi tärkeimmistä asioista on aikataulu ja tehtävien ajoittaminen. Tämä sisältää mm. kokonaisaikataulun luomista, yksityiskohtaisten tehtävien määrittelyä, tehtävien keston ja järjestyksen määrittelyä. Aikataulussa pysymistä on seurattava ja päivitettävä projektin edetessä koko ajan. Perustan suunnittelulle antavat siis projektin kokonaistavoite, tehtävien määrittely ja ositus. (Artto & alt. 2006, 122).
Projektin huolellinen suunnittelu ja aikataulussa pysymisen seuranta ovat tiukassa aikataulussa kriittisen tärkeää. Projektin edetessä aikatauluun on vaikea vaikuttaa myönteisesti. Täten jo suunnitteluvaiheessa on projektiin osallistujat henkilöt sitoutettava noudattamaan lukkoon lyötyä aikataulua. Muuten aikataulu venyy ja projekti jää hyödyiltään vajaaksi. Jos aikataulu venyy, on tehtävä korjauksia heti ja tarkistettava sen vaikutuksia aikataulusuunnitelmaan. Kriittisen tehtävän viivästyminen voi aiheuttaa koko projektin myöhästymisen. (Artto & alt. 2006, 122—123, 127).
Projektipäällikkönä vastuullani on saattaa verkkopalvelu julkaisukuntoon tämän vuoden aikana. Aikataulu on todella tiukka ja minun on tarkkaan mietittävä mihin vaiheeseen käytetään enemmän ja mihin vähemmän aikaa. Suunnitteluun kuluu paljon aikaa, mutta se on välttämätöntä, jotta saadaan mahdollisimman suuri hyöty irti projektista. Suunnittelun jälkeen tehtäväkseni jää erityisesti aikataulun seuranta ja eri asiantuntijoiden sitouttamisen ylläpitäminen projektiin. Ajanhallinnan lisäksi projekti edellyttää muutoksen hallintaa, jos aikataulut pääsevät lipsumaan.
Projekti on vasta aluillaan ja olen tehnyt vain karkeata arviota tulevasta aikataulusta. Se varmasti täydentyy, kun teen projektisuunnitelman. Projektisuunnitelma on hyvä väline koko projektin hallintaan. Alustavassa aikataulussa näkyvät projektin eri vaiheet. Nämä vaiheet ovat jonkinlaisia etappeja, joiden jälkeen on hyvä listata välituloksia, katsoa päästiinkö tavoitteeseen ja ollaanko aikataulussa.
Seuraavaksi määrittelen tehtäviä sekä niille tavoiteaikataulua ja pelivaraa. Tehtävien keston arvioinnissa on varmasti minulla ja muilla paljon opittavaa, siksi sen seuranta on tärkeää oppimisen kannalta.
Projektin aikatauluun vaikuttavat resurssit, joita on henkilökunnan taitotaso ja tehokkuus sekä laitteiden toimivuus. Nämä voivat vaihdella paljon. Lisäksi resurssien määrään vaikuttavat sairastumiset, lomat, puhelut, kokoukset ja matkat. Projektin aikana voi myös ilmetä virheitä ja tulla väärinymmärryksiä, jotka aiheuttavat takapakkia. (Artto & alt. 2006, 130).
Kustannusten hallinta
Projektin kustannusten hallinta tarkoittaa resurssien (työvoima, välineet ja materiaali) suunnittelua, kustannusten arviointia, budjetin tekemistä, tuottojen ja kustannusten kirjaamista, seurantaa ja raportointia. Kustannusten hallinnalla varmistetaan, että projekti toteutetaan yrityksen toiminnan kannalta kannattavasti ja kustannustehokkaasti. Kustannusten hallinta on erityisen tärkeää projektin määrittely ja suunnitteluvaiheessa. Siinä tehdyt päätökset koskien esim. laajuutta, resursointia ja aikataulua vaikuttavat suoraan budjettiin. Siksi näitä päätöksiä tehtäessä on mietittävä niiden vaikutus koko projektin elinkaaren kustannuksiin. Vaikutusmahdollisuudet kustannuksiin pienenevät merkittävästi heti projektin toteutuksen alussa, koska suunnitteluvaiheessa tehtyyn budjettiin on jo määritelty tietyt reunaehdot, joiden mukaan mennään. Lisäksi mitä myöhemmin muutos tehdään, sitä kalliimmaksi se tulee, sillä muutos voi vaikuttaa projektin moniin eri tehtäviin. (Artto & alt. 2006, 150—152).
Kustannukset arvioidaan työn osituksen mukaan tai työpaketteina. Projektin edetessä kustannuksia seurataan koko ajan ja päivitetään jatkuvasti, kun niistä on uutta tietoa. Arvioihin liitetään myös tieto arvion tarkkuudesta, esim. missä vaiheessa projektia arvio on tehty, minkä tyyppinen arvio on ja arvion vaihteluväli. Arvioita tehtäessä on hyvä keskustella avoimesti ja rehellisesti, millaisissa tapauksissa arvio voi ylittyä tai alittua. Se kuinka hyvin projektin laajuus ja riskit on osattu määritellä, on suoraan verrannollinen kustannusarvion tarkkuuteen. (Artto & alt. 2006, 158—159, 162).
Arvioista luodaan budjetti eli kustannustavoite. Kustannusarviota kannattaa verrata koko projektin ajan budjettiin, jotta voidaan ennakoida mahdolliset muutokset kustannuksissa. Budjetissa kannattaa huomioida, koska kustannukset tulevat maksuun ja eritellä kustannukset kuukausille jaksotettuna. Euro tänä päivänä on arvokkaampi kuin vuoden päästä. Budjetti kannattaa tehdä pienemmäksi kuin kokonaiskustannusarvio. Näin projektipäällikkö ja projektiryhmä sitoutuvat projektin läpivientiin ja tehokkaaseen työskentelyyn. Budjettiin voi kuitenkin lisätä kustannusvarauksen yllättäviä menoja varten. Pitää kuitenkin muistaa, että kaikki muutokset eivät ole välttämättä negatiivisia ja näin positiiviset ja negatiiviset muutokset kompensoivat toisiaan. (Artto & alt. 2006, 154, 163—166).
Kun lähden miettimään projektille budjettia, siihen vaikuttaa erityisesti aika. Tiukka aikataulu pakottaa käyttämään enemmän asiantuntijoita ja lisäämään resursseja. Mielestäni projektin tuloksena syntyvät laadukkaat verkkosivut maksavat itsensä takaisin organisaatiolle erilaisina hyötyinä. Vain muutamia niistä mainitakseni, verkkopalvelu edistää visiota, antaa kilpailuedun ja näkyvyyttä, parantaa toimipisteiden yhteistyömahdollisuuksia sekä toimii tiedotus- ja viestintäkanavana. Parempi tehdä kerralla hyvin, kuin korjata jälkeenpäin puutteita ja vikoja. Tehtyjen ratkaisujen ja valintojen on kannettava pitkälle tulevaisuuteen.
On siis paljon asioita, joihin tulee kiinnittää huomiota aikataulua ja budjettia laatiessani.
LÄHTEET
Artto Karlos, Martinsuo Miia ja Kujala Jaakko 2006. Projektiliiketoiminta. Helsinki: WSOY Oppimateriaalit Oy.
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)
LinkWithin
