Prosessin kehittäminen etenee prosessin tunnistamisesta, kuvaamisesta, toiminnan organisoimisesta prosessin mukaiseksi aina prosessin jatkuvaan parantamiseen. Prosessissa esimiesten kannattaa hoitaa hallintoasiat ja prosessinomistajan ja muiden prosessiin osallistuvien itse prosessin pyörittäminen.
TUNNISTAMINEN
Prosessilla on aina asiakas. Aluksi prosessi kannattaa rajata tämän mukaan: prosessi alkaa asiakkaasta ja päättyy asiakkaaseen. Ydinprosessin tunnistaa siitä, että se tuo lisäarvoa asiakkaalle. Tämän jälkeen määritellään prosessin tuotteet/palvelut, toimijat sekä mittarit, joilla prosessia arvioidaan.
KUVAUS
Ydinprosessi kuvataan karkeasti yksinkertaisella prosessikartalla, johon liitetään sanallinen selostus. Kuvaaminen helpottaa toimintakokonaisuuden hahmottamista. Karttaan kuvataan toiminnot ja asiakas pystysuunnassa ja prosessit vaakasuunnassa. Tällöin myös varmistutaan, että prosessi ylittää organisatoriset rajat. Prosessille tulee määrittää tavoitteet, jotta voimme mitata toimintaamme ja prosessille tulee näin selkeä päämäärä, joka on kaikkien tiedossa.
TOIMINNAN ORAGANISOIMINEN PROSESSIN MUKAISEKSI
Prosessi on ensin suunniteltava ja kuvattava hyvin ja tämän jälkeen toimittava suunnitelman mukaisesti. Toimintaa on jatkuvasti tarkistettava ja seurattava. Jos toiminnassa huomataan poikkeamia, ne on heti korjattava ja tehtävä parannukset toimintaan.
PROSESSIN JATKUVA PARANTAMINEN
Toiminnan jatkuvilla tarkistuksilla ja korjauksilla parannetaan prosessia jatkuvasti. Tavoitteisiin pääsemistä on mitattava, jotta tiedämme missä menemme. Kun tiedämme missä menemme, voimme kehittää toimintaa.
Tavoitteisiin pääsemistä voimme mitata säännöllisin väliajoin auditoinnilla eli arvioimalla toimintaamme. Arvioinnissa kannattaa selvittää seuraavat asiat:
- olemmeko tehneet, kuten lupasimme ja sovimme?
- missä asioissa onnistuimme ja kuinka hyvin?
- missä asioissa on vielä kehitettävää ja kuinka paljon?
Lisäksi tavoitteisiin kuuluisi päästä kustannustehokkaasti eli tavoitteita arvioitaessa pitää ottaa huomioon myös laadukkuus, kustannukset ja aikatekijät huomioon. Yksi tai kaksi on usein helppo saavuttaa, mutta ei kaikkia kolmea.
