Liiketoimintaprosessit

Prosessijohtaminen ja prosessit
Prosessijohtaminen tarkoittaa koko toimintaa leikkaavien ydinprosessien uudistamista ja sen kautta tapahtuvaa yrityksen suorituskyvyn parantamista. Ydinprosessien uudistaminen toteutetaan radikaalien kertamuutosten ja niitä täydentävän jatkuvan parantamisen kautta. Uudistaminen on luonteeltaan prosessi, jossa analyysi-, suunnittelu- ja toimeenpanotehtävät kytkeytyvät toisiinsa rinnakkaisesti etenevinä päättymättöminä ketjuina. Prosessijohtamisessa kehitetään koko toimintoketjun laatua sen sijaan, että tarkasteltaisiin vain ketjun yhtä tehtävää tai toimintoa.

Liiketoimintaprosessi (business process) on toisiinsa liittyvien toimintojen ja tehtävien muodostama kokonaisuus, joka alkaa asiakkaan tarpeesta ja päättyy asiakkaan tarpeen tyydyttämiseen. Esimerkkejä liiketoimintaprosesseista ovat uuden tuotteen kehittäminen, asiakaskannan hallinta, tarjouksen laatiminen, operatiivinen tilaus / toimintoketju, markkinointisuunnitelman tekeminen, toimittajasuhteiden hallinta, vakuutuskorvauksen käsittely ja maksaminen, tietojärjestelmien kehittäminen ja hallinta, jne.

Liiketoimintaprosessille olennaisia on, että prosessilla on aina asiakas, joka saa sille määritellyn lopputuloksen (asiakas voi olla yrityksen sisäinen tai ulkoinen), prosessit ylittävät organisatoriset rajat ja ovat yleensä riippumattomia organisaatiorakenteista sekä prosessien suorituskykyä tulee arvioida aina asiakkaan näkökulmasta.

Liiketoiminnan ydinprosessit ovat yrityksen ja sen avainsidosryhmien toimintaa läpileikkaavia toimintoketjuja. Ne voidaan jakaa kahteen pääryhmään: suoraan asiakkaalle arvoa tuottavat liiketoimintoprosessit ja varsinaista liiketoimintaa tukevat ydinprosessit. Ydinprosessit koostuvat joukosta pienempiä prosesseja, joita kutsutaan aliprosesseiksi.

Muutokset työyhteisössä
Menestyminen kiihtyvällä vauhdilla muuttuvassa maailmassa tuo jatkuvia muutoshaasteita ja -tarpeita organisaatioihin. Haluttujen muutosten aikaansaaminen on kuitenkin yleensä varsin hidas prosessi. Niinpä organisaatiossa on panostettava kehittämistoimenpiteiden suunnitteluun, jotta muutokset ovat kokonaisuuden kannalta oikeansuuntaisia. Perimmäiset syyt muutosten hitauteen liittyvät yleensä ihmisten perustarpeisiin, kuten turvallisuuteen.

Organisatorisessa muutoksessa tarvitaan päämäärä, jota kohti edetä. Silloin kannattaa luoda visio tavoitteellisesta tilasta ja määrittää tarvittavat askeleet ja päättää toteuttaa ne suunnitelmallisesti.

Prosessit työyhteisössä
Prosessilla on aina asiakas, kokonaisuus, jota halutaan johtaa, omistaja, selkeä alku ja loppu, se ulottuu yli organisaatiorajojen sekä se on toistuva. Kyvykäs prosessi täyttää asiakkaan odotukset resursseja tuhlaamatta ja kykenee mukautumaan ulkoisiin ja sisäisiin muutoksiin. Asiakas on valmis maksamaan niistä vaiheista, jotka tuovat hänelle lisäarvoa.

Minun tehtäväni, opettajana, on kehittää työelämän prosesseihin ihmisiä eri rooleihin. Opettaa tulevia ammattilaisia vastuullisiksi ja oman alansa asiantuntijoiksi. Prosessilla on aina asiakas, joka saa sille määritellyn lopputuloksen. Prosessien suorituskykyä tulee arvioida aina asiakkaan näkökulmasta. Oppilaat ovat asiakkaitani, joiden päämäärä on saavuttaa opetushallituksen määrittelemä tietyn kestoinen tutkinto. Olen heidän kouluttajansa tähän tehtävään. Peilaan koko ajan opetustyyliäni ja opetustapojani sen mukaan, että oppilaat oppivat asiat työelämän näkökulmasta. Siten valmistan parhaiten oppilaita työelämään. Työni alkaa jo organisaation rajojen ulkopuolelta, josta oppilaat on houkuteltava kouluun. Heille on järjestettävä asiantunteva opetus työelämän näkökulma koko ajan muistaen. Opiskeluaikana koulun ja työharjoittelupaikan yhteistyö on tärkeä. Valmistuessaan oppilaita on tuettava työelämään siirtymisessä, mahdollisessa yrittäjäksi ryhtymisessä ja jatko-opinnoissa.

Ydin- ja tukiprosessit omassa työssäni
Työyhteisössäni olevia toiminnan ydinprosesseja ovat oppilaskannan hallinta, opetustyön suunnittelu ja kehittäminen, oppilaitoksen markkinointi sekä näiden kehittäminen. Toiminnan tukiprosesseja ovat henkilöstön ja osaamisen kehittäminen, oppilaskannan seuranta sekä markkinoinnin suunnittelu.

Työssäni graafisen viestinnän opettajana olen mukana monessa ydinprosessissa. Opetustyön suunnittelu ja kehittäminen on tärkein prosessi, jossa olen mukana. Ensimmäisen vuoden opettajana siinä onkin vielä normaalia enemmän työsarkaa. Lisäksi kuulun työyhteisöni markkinointitiimiin viiden muun opettajan kanssa. Siinä roolissa suunnittelen tiimissä koulun markkinointia ja sen kehittämistä. Sen jälkeen valmistan markkinointimateriaalia suunnitelmiemme mukaan sekä päivitän työyhteisömme www-sivuja.

Työyhteisön jäsenten ihmissuhdetaidot ja niiden kehittäminen

Toisten arvostaminen ja erilaisuuden ymmärtäminen kuuluvat työyhteisön arvoihin, joihin kaikkien pitäisi panostaa omalta osaltaan. On paljon helpompi tuomita toinen, jos hänen käyttäytymisensä ei miellytä, kuin muuttaa omaa käyttäytymistä suvaitsevaisempaan ja ymmärtäväisempään suuntaan. Ihmissuhteissa joudumme tekemisiin erilaisten ihmisten kanssa. Miksi emme tukisi työyhteisön jäseniä ja edistäisi positiivista vuorovaikutusta työpaikoilla omalla käyttäytymisellämme. Hyvä työilmapiiri on avoin ja perustuu luottamukseen sekä avoimeen viestintään.

Toiset ihmiset tulevat paremmin toimeen keskenään kuin toiset. Sille ei vain voi mitään. Mutta me voimme kaikki kehittää ihmissuhdetaitojamme, jotta saisimme vuorovaikutuksen pelaamaan työyhteisön eri jäsenten kanssa. Jopa niiden kanssa, joiden käyttäytymisessä ja olemuksessa on jotain arvojemme vastaista. Itse reflektoin omaa toimintaani koko ajan ja mietin, miten saisin paremmin vuorovaikutuksen sujumaan työssäni ja ihmissuhteissa.

Arvot vaikuttavat yksilöiden käyttäytymiseen. Niihin sisältyy tieto hyvistä, oikeista ja tärkeistä sekä toisaalta huonoista, vääristä ja vähemmän tärkeistä asioista. Asia-arvoihimme kuuluvat ne seikat, joihin käytämme eniten aikaa, rahaa ja energiaa. Tapa-arvoistamme kertoo se, kuinka mielestämme ”kunnon ihminen” toimii.

Toimintaamme ohjaavat myös tunteet, tahto, asenteet, tarpeet ja uskomukset. Erilaisten ihmisten välisen vuorovaikutuksen perusmekanismi on tarpeet ja erityisesti arvostuksen tarve. Kun tarpeemme tyydyttyvät, koemme positiivisia tunteita. Kun taas henkilö käyttäytyy arvojemme vastaisesti, niin meissä herää heti negatiivisia tunteita. Huono henkilökemia voidaan kääntää positiiviseksi muuttamalla omaa käytöstä toisen tarpeiden tyydyttämisen suuntaan. Voimme saada positiivisen ilmapiirin aikaiseksi kuuntelemalla toista paremmin, osoittamalla kiinnostusta ja antamalla myönteistä palautetta.

Jokaisen tulisi reflektoida omaa käyttäytymistään ja tutustua omiin arvoihinsa. Ensivaikutelmia ihmisistä ja omia tunnereaktioita voidaan käyttää apuna itsensä tuntemisessa. Niiden avulla voidaan selkeyttää henkilökohtaisia arvoja ja sisäisiä tunnekuvioita. Näin tunnemme itsemme paremmin ja vasta sen jälkeen tiedämme mitä käyttäytymisessämme joudumme ehkä muuttamaan, jotta tulemme toimeen kaikkien kanssa sekä helpotamme vuorovaikutusta työyhteisössä ja yleensä ihmissuhteissa. Täytyy vain olla valmis muuttamaan omaa käyttäytymistään. Ongelmat eivät ratkea kerralla vaan muutos tapahtuu pienin askelin.

Reflektoidessani omaa käyttäytymistäni työelämässä näen paljon positiivista, mutta myös paljon kehitettävää. Pystyn olemaan luonteva vuorovaikutustilanteissa, joissa tunnen oloni turvalliseksi, mutta vuorovaikutustaitoni kaipaavat myös kehittämistä. Onneksi siihen meillä kaikilla on mahdollisuus. Ja onkin loistavaa huomata oma kehittymisensä ihmissuhdetaidoissa. Olen päättänyt, kun tapaan arvojeni vastaisen ihmisen, pyrin olemaan mahdollisimman paljon tekemisissä hänen kanssaan ja näin oppia omia tunnereaktioitani ja laajentamaan hyväksymisaluettani. Itsensä kehittäminen on minulle elämäntapa. Se auttaa minua menestymään työelämässä aina vaan paremmin ja paremmin.

Tärkeintä vuorovaikutuksessa on kuunteleminen. Ajatuksella kuunteleminen antaa hyvää tietoa siitä, mitä toinen tarvitsee ja mitä hän haluaa. Kysyminen, kuunteleminen ja myönteinen työpalaute auttavat kohti positiivista vuorovaikutusta.

Jotta voi kehittää ihmissuhdetaitojaan, pitää tuntea itsensä ja osata reflektoida omaa toimintaa ja olla valmis muuttamaan omaa käytöstään. Parhaiten vuorovaikutustilanteissa pärjäävät yksilöt, joilla on riittävän laaja hyväksymisen alue erilaisten ihmisten suhteen sekä jotka osaavat muokata omaa toimintatapaansa niin, että ärsyttävät mahdollisimman vähän muita omalla joustavalla käyttäytymisellään.

Jotta itseään jaksaa kehittää, täytyy löytää motivaatio. Toisille tämä syntyy luonnostaan, toisten täytyy löytää yhteys itsensä kehittämiseen ja siitä saatavaan hyötyyn. Itsensä kehittäminen auttaa menestymään esimiehenä, yrittäjänä, tiimin vetäjänä, tiimin jäsenenä, aviopuolisona ja kasvattajana.

LÄHDE
Helin 2006, Yhdessä menestymisen taito. Helsinki:Talentum.