1 Johdanto
Johdon informaatiojärjestelmät -opintojaksolla perehdyimme toiminnanohjausjärjestelmiin pk -yrityksissä, johdon informaatiojärjestelmän osatekijöihin (organisaation talouden, henkilöstön, prosessien ja asiakkuuksien mittaamiseen internet -pohjaista, kokonaisvaltaista ohjelmistoa käyttäen) ja informaatiojärjestelmien kehittämiseen. Tämä teksti on mukaelma tietojärjestelmien nykytilan selvitystyöstä, jonka tein yhteistyössä Auli Rauvolan kanssa. Ohessa on selvitystyön teoriaosuus, eikä varsinaisia johtopäätöksiämme.
Toiminnanohjausjärjestelmän tavoitteena on paitsi tukea organisaation toimintaa myös sen toiminnan ohjausta. Järjestelmän tulisi vahvistaa organisaation strategian toteuttamista ja auttaa seuraamaan ja ohjaamaan niitä tavoitteita ja tekijöitä, jotka ovat esim. kilpailukyvyn kannalta oleellisia. Toiminnanohjausjärjestelmä on varsin suuri ja pitkävaikutteinen investointi. Tavoitteita tarkasteltaessa on syytä käydä läpi myös kehityssuuntia ja pitkän tähtäimen tavoitteita. Yleisistä liiketoiminnallisista tavoitteista tulisi johtaa tietojärjestelmähanketta varten konkretisoidut tavoitteet esim. määrättyjen prosessien tai työkulkujen nopeuttaminen, päällekkäistyön vähentäminen jne. (Kettunen & Simons 2001.)
2 AIHEEN RAJAUS
Ei ole olemassa sääntöä, miten laajasti ja syvällisesti vaatimuksia tulisi kartoittaa – vaatimusmäärittelyjen tarve riippuu mm. hankkeen tavoitteista. Molemmissa ääripäissä on uhkia epäonnistumiselle. Liian laaja tarpeiden ja toimintojen läpikäynti voi johtaa loputtomaan pohdintaan ja on kallista sekä viivästyttää hanketta. Toisaalta epäonnistumiseen saattaa johtaa tilanne, jossa ”vain ostetaan kaupan hyllyltä”, eikä ole selvitetty riittävästi sitä, mitä järjestelmää tarvitaan, mihin sitä tarvitaan tai miten se toimii. Tämä saattaa johtaa viivästymiseen tai resurssien tuhlaukseen, vajaakäyttöön tai ei käyttöön ollenkaan (Lindström 2008.)
3 TIETOJÄRJESTELMIEN VAATIMUSMÄÄRITTELY
3.1 Tietojärjestelmän soveltuvuuden näkökulmat, hyödyt ja riskit
Kun tietojärjestelmää suunnitellaan otettavaksi käyttöön organisaatiossa niin suunnitteluvaiheessa törmäävät erilaiset lähestymistavat, tavoitteet, menetelmät ja organisatoriset toimintatavat. Tavoitteiden saavuttaminen riippuu paljolti ihmisistä ja organisaatiosta. Kun mietitään toiminnanohjausjärjestelmän soveltuvuutta organisaatioon esim. mitä koko organisaatio vaatii, entä laskutus, entä myynti, jne. Nämä vaatimukset kannattaa jaotella taloudellisiin ja teknisiin vaatimuksiin sekä sitä kautta niiden prioriteettitaso määritellään. Onko joku asia ehdoton vai toivottava. Vaatimuksista lähdetään sitten karsimaan kustannusten perusteella. Lisäksi vaatimukset voidaan jakaa toiminnallisiin (millaisia toimintoja tai palveluita järjestelmältä vaaditaan) ja ei-toiminnallisiin (suorituskyky, luotettavuus, käytettävyys) vaatimuksiin. Vaatimuksia eri näkökulmista pohtimalla nähdään, onko toiminnanohjausjärjestelmästä riittävästi hyötyä organisaatiolle (Kettunen & Simons 2001, 125.)
Käyttöönotossa tietojärjestelmää on jatkuvasti kehitettävä ja luotava uusia innovaatioita, koska vastaan tulee varmasti ongelmia, esteitä ja häiriöitä ja niihin on keksittävä ratkaisuja ja muutoksia. Uudet ratkaisut on otettava käyttöön ja järjestelmää modifoitava. Se on ”käyttämällä oppimista” -kehitystyötä. Tietojärjestelmän käyttöönotto on organisatorinen oppimisprosessi, jota tulee systemaattisesti tukea ja vahvistaa (Kettunen J. & Simons M. 2001, 125.)
Tietojärjestelmän käytössä ei riitä pelkkä järjestelmän käytön hallinta, vaan se on osattava ottaa osaksi omaa työtä ja sillä on osattava kehittää omaa työtä. Tietojärjestelmästä organisaatio voi saada toiminnallista ja taloudellista tehokkuutta, jos se otetaan suunnitellusta ja järjestelmällisesti käyttöön, sitä jaksetaan kehittää jatkuvasti ja varaudutaan siihen, että tämä ei hetkessä tapahdu. Haittapuolina voidaan mainita tietojärjestelmän käyttöönoton kalleus ja aikaavievyys. Kustannuksia aiheuttavat hankinta- tai valmistuskustannukset, modifointi kustannukset ja henkilökunnan kouluttaminen. Lisäksi sen ylläpito vaatii runsaasti asiantuntemusta (Kettunen & Simons 2001, 125.)
3.2 Vaativuusmäärittelyn vaiheet
Vaatimusmäärittely on keskeisessä asemassa kehittämishankkeen onnistumisen kannalta (Kettunen & Simons 2001, 7). Vaatimusmäärittely on vaihe, jossa tunnistetaan tavoitteet, tarpeet ja odotukset kehitettävänä olevalle tietojärjestelmälle. Vaatimusmäärittely on nähty yhtenä tietojärjestelmän rakentamisen tärkeimmistä tehtävistä. Myöhemmät vaiheet rakentuvat vaatimusmäärittelyn pohjalta, joten se vaikuttaa ratkaisevasti siihen, millainen ja miten hyvä ja toimiva järjestelmästä tulee (Lindström 2008.)
Ohjelmistotuotteen ja -toimituksen tyyppi vaikuttavat siihen, miten vaatimusmäärittelyä tehdään ennen toimittajan valintaa ja toteutusprojektissa sekä mikä rooli siinä on asiakkaalla ja toimittajalla. Realistisia ratkaisuja ovat yleensä vain ”paketoidut” tuotteet, jolloin toimittajan valintaa edeltävä vaatimusmäärittely voi olla tehokasta jakaa kahteen vaiheeseen;
1.tavoitteiden ja tarpeiden kartoitus sekä keskeisten ja ehdottomien vaatimusten määrittely
2.toimintaohjausjärjestelmätuotteiden soveltuvuusanalyysi; miten tarjolla olevat tuotteet palvelevat organisaation tarpeita.
Vaatimusmäärittelyn vaiheet voidaan jakaa seuraavasti: kartoitusvaihe, analyysivaihe, specifiointivaihe ja validointivaihe (Riekkinen 2006, 5.)
3.2.1 Kartoitusvaihe
Kartoitusvaiheessa määritellään tarpeet. Silloin voidaan tutustua vastaaviin järjestelmiin ja niiden ominaisuuksiin, tehdä henkilökyselyitä ja haastatteluita, tarkkailla järjestelmien käyttäjiä, miettiä skenaarioita, pitää aivoriihiä ja tehdä markkinointitutkimuksia. Tässä vaiheessa selvitetään luotavan järjestelmän haluttua toiminnallisuutta ja ominaisuuksia (Riekkinen 2006, 5.)
Tarpeiden tunnistus luo pohjan toimintaprosessien määrittelylle ja vaatimusten esittämiselle. Koska toiminnanohjausjärjestelmä integroi laajasti organisaation eri toimipisteitä, toimintoja ja henkilöitä. Sen tarpeiden tunnistusta ei voi jättää vain johdon tai atk-tuen tehtäväksi.
Tarpeiden kartoitusta tehdään yleensä useilla menetelmillä ja useissa ryhmissä. Kootut tarpeet voivat sisältää päällekkäisiä ja toisaalta myös ristiriitaisia asioita. Tarpeiden luominen vaatii interaktiivista käsittelyä esim. listaamalla ja ryhmittelemällä. Tarpeiden läpikäynnin yhteydessä on syytä miettiä sitä, mikä on ihmisen ja mikä järjestelmän rooli eri toiminnoissa eli mitä automatisoidaan ja mitä jätetään ihmisten hoidettavaksi. Kaikkia toimintoja ei voida kuitenkaan toteuttaa automaattisesti.
Tarpeiden tunnistusta helpottaa konkreettisten tavoitteiden määrittely. Tulevaisuuden vaatimukset on myös otettava huomioon. Järjestelmä ei saa olla niin tiukka, että sitä ei pysty kohtuullisin ja mieluiten yrityksen omin resurssein muokkaamaan toimintaympäristön muutosten tullessa. Informaation välitystä ja käsittelyä liittyy asiakassuhteisiin ja kaikkiin sidosryhmiin. Tietojärjestelmän tarpeita määriteltäessä kannattaa myös käydä läpi, miten tietojärjestelmä voisi tukea näitä yhteistyösuhteita. Tietojärjestelmäkumppanin tuki voi olla myös tarpeen.
Koska kartoitusvaiheessa on hyvä tutustua jo käytössä oleviin järjestelmiin, niin myös me teimme kartoitusvaiheessa, naapuriorganisaatiossa. Tämän lisäksi selvitimme kyselyllä nykytilaa. Lähetimme kysymyspatteriston tarkoin valitsemallemme ryhmälle niin johtoon kuin henkilökunnan edustajille.
3.2.2 Analyysivaihe
Analyysivaiheessa kartoitetut vaatimukset selvennetään ja tarkennetaan. Siinä epämääräiset vaatimukset on muutettu riittävän täsmällisiksi määrityksiksi. Vaiheen tuotoksena syntyy analyysidokumentti, joka kuvaa ne ongelmat, jotka luotavan järjestelmän täytyy ratkaista (Riekkinen 2006, 5.)
Kyselymme vastauksista kävi ilmi, että suurimmat odotukset henkilökunnalla on uudesta tietojärjestelmästä tiedon ja yhteistyön lisääntyminen, luotettavan tiedon saatavuus ja ylläpito, työn sujuvuus, tehokas ajankäyttö, tasapuolisuus ja tasa-arvoisuus, dokumentoinnin läpinäkyvyys, järjestelmien selkeyttäminen ja yhdenmukaistaminen sekä henkilökunnan kouluttaminen uusien tietojärjestelmien tottuneiksi käyttäjiksi. IT-osastolla tavoitteeksi nousi kaikkien laitteiden liittäminen samaan järjestelmään. IT-ylläpito tarvitsee työssään paljon tietoa eri ohjelmistoista, laitteista ja järjestelmistä. Työn tukena on seurantajärjestelmiä. Tiedolla pystytään arvioimaan nykyisten laitteiden käyttöastetta ja -varmuutta sekä varautumaan tulevaisuuden tarpeisiin.
3.2.3 Specifiointivaihe
Specifiointivaiheessa kuvataan, miten järjestelmän tulee toimia täyttääkseen asetetut vaatimukset. Tämä vaihe on pääosin tuottajan tehtävä ja hän tekee tästä specifiointidokumentin. Loppukäyttäjä osallistuu vain pilottijärjestelmien koekäyttöön (Riekkinen 2006, 5.)
3.2.4 Validointivaihe
Validointivaiheessa etsitään ja korjataan vaatimusten määrittelyn virheitä ja puutteita. Virheellä tarkoitetaan analyysidokumentissa kohtaa, jossa kuvaus ei vastaa todellisuutta. Puutteella tarkoitetaan, että specifiointidokumentissa kuvaus ei vastaa todellisuutta. Loppukäyttäjän läsnäolo validointivaiheessa on merkittävä, koska toiminnallisuuksien muuttaminen, poistaminen sekä lisääminen on vielä tässä vaiheessa helppoa ja edullista (Riekkinen J. 2006, 5.)
4 Yhteenveto
Tietojärjestelmä on ihmisistä, tietojenkäsittelylaitteista, tiedonsiirtolaitteista ja ohjelmistoista koostuva järjestelmä, jonka tarkoituksena on tietojen käsittelyn avulla tehostaa tai helpottaa työn tekemistä tai tehdä se ylipäätään mahdolliseksi.
Nykytilan kartoitus eli tavoitteiden, tarpeiden ja odotusten selvittäminen on erittäin tärkeää, sillä se luo tietojärjestelmähankkeelle lähtökohdan. Hankkeen myöhemmät vaiheet rakentuvat näiden tietojen pohjalta.
Kehittämistehtävämme oli erittäin haasteellinen ja opettavainen. Saavutimme mielestämme tälle opintojaksomme tehtävälle asetetut vaatimukset.
LÄHTEET
Kettunen J. & Simons M. 2001. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto pk-yrityksessä - Teknologialähtöisestä ajattelusta kohti osaamisen ja tiedon hallintaa. VTT:n julkaisuja 854. Espoo:Valtion teknillinen tutkimuskeskus. Saatavissa: http://www.vtt.fi/inf/pdf/julkaisut/2001/J854.pdf
Lindström Taina 2008. Johdon informaatiojärjestelmät kurssimateriaali
Riekkinen J. 2006. Vaatimusmäärittelyn vaikeus ja laatuvaikutukset. Seminaarityö. Helsingin yliopiston tietojenkäsittelylaitos. Saatavissa:
http://www.cs.helsinki.fi/u/rkkauppi/laadunhallinta/lopulliset/riekkinen.pdf
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti