Nyt kun sähköiset julkaisujärjestelmät ovat lisääntyneet nopeasti, organisaatiot ovat alkaneet kiinnittämään huomiota käytettävyyteen. Huomio käytettävyyteen on tullut suoraan käyttäjiltä. Sisällöntuottajat haluavat järjestelmän, jota on helppo käyttää. (Byrne 2005, 22.)
Käytettävyyden puute tarkoittaa www-sivujen käyttäjän turhautumista, kun joku asia ei ole niin helppoa kuin sen pitäisi. Käytettävyys tarkoittaa sitä, kun kirjautuu järjestelmään niin tietää heti mistä kuuluu aloittaa ja minne mennä ilman kolmen päivän koulutusta asiaan. Vaikka käyttäjät ovat usein tottuneet surffaamaan verkkosivuilla, niin julkaisujärjestelmästä voi silti löytyä paljon uusia nappuloita, joita ihmiset eivät ymmärrä. Usein julkaisujärjestelmissä keskitytään liiaksi toimintoihin, eikä itse käytettävyyteen. Käytettävyys on tilannekohtaista ja siksi käytettävyystutkimuksiin on sidottava käyttäjät tiiviisti. Käytettävyyttä suunniteltaessa ja testattaessa on syytä katsoa, miten käyttäjät työskentelevät järjestelmässä. Jos luulet tietäväsi miten toiset ihmiset ajattelevat, olet todennäköisesti väärässä. (Byrne 2005, 23—25.)
Käyttäjäystävällisen käyttöliittymän suunnittelussa ei kannata kuunnella mitä käyttäjät sanovat, vaan mitä he tekevät. Kun haluat selvittää, millainen käyttöliittymä toimii parhaiten, laita käyttäjät tekemään tehtäviä ja seuraa heidän työskentelyään. Käytettävyystestin perussäännöt ovat, että selvitä, mitä käyttäjät oikeasti tekevät, älä usko mitä he sanovat, äläkä todellakaan usko, mitä käyttäjät luulevat tekevänsä tulevaisuudessa. Käyttäjät usein sanovat haluavansa kaikkia ”siistille” kuulostavia juttuja, mutta käytettävyyden kanssa näillä ei välttämättä ole mitään tekemistä. Todellisessa käyttötilanteessa, nämä ”siistit” jutut, kuten 3D ja animaatio, eivät enää olekaan niin miellyttäviä. Voit vasta sitten myös kuunnella käyttäjiä, kun he ovat kunnolla käyttäneet jonkin aikaa käyttöliittymää, mutta silloinkin on huomioitava ihmisluonto. Ihmiset tahtovat sanoa helposti sen minkä sinä haluat kuulla tai mikä on milloinkin sosiaalisesti hyväksyttävää. Lisäksi he eivät muista kaikkea tekemäänsä. Pienet yksityiskohdat, jotka ovat ratkaisevia käyttöliittymän suunnittelun kannalta, voivat unohtua kokonaan, koska niitä ihmiset helposti eivät edes huomaa. Ihmiset tuppaavat perustelemaan kovasti tekemisiään. Usein kuulee sanontaa, että ”olisin huomannut painikkeen, jos se olisi ollut isompi”. (Nielsen 2001).
LÄHTEET
Byrne Tony 2005. Oh What A Feature: Functional Usability. EContent, May 2005. Saatavilla SAMK, Lillukka.
Nielsen Jakob 2001. Jakob Nielsen’s Alertbox, August 5, 2001. First Rule of Usabil-ity? Don’t Listen to Users. Saatavilla http://www.useit.com/alertbox/20010805.html
lauantai 23. tammikuuta 2010
Blogi ja RSS –syötteet
Blogi ja RSS (Real Simple Syndication) –syötteet olivat aiemmin sosiaalisen median työkaluja, joita ihmeteltiin, että mitä ne ovat, mutta nykyään niillä sidotaan käyttäjät organisaatioon. Ne ovat tulleet osaksi yritysten verkkostrategiaa. (Merker 2008, 12.)
Blogeja on tänä päivänä kaikkialla. Kysymys kuuluukin, että miten tästä ilmiöstä organisaatio voi tehdä itselleen kilpailuedun. Monet blogit antavat käyttäjilleen mahdollisuuden kommentointiin ja näin blogista tulee vuorovaikutteinen työkalu. Blogin etusivuun voi lisätä myös RSS –syötteet, jotka blogin lukija voi tilata itselleen. Tämä tarkoittaa sitä, että kun uusi blogi kirjoitus ilmestyy, lukijat saavat tämän itselleen missä ikinä ovatkin. Blogista on tullut suosittu foorumi ja sitä kannattaa hyödyntää tiedonvälityksessä. Blogin sisältö koukuttaa helposti lukijat tulemaan sivustolle aina vaan takaisin. Tämän päivän opiskelijat arvostavat ikätovereidensa mielipidettä ja vaihtavat mielipiteitään internetissä, joten järjestämällä opiskelijoiden blogeja sivustollesi, voit tehokkaasti yhdistää nykyiset ja tulevat opiskelijat. Tulevat opiskelijat pääsevät tapaamaan ikätovereitaan ja kuulemaan heidän opiskelukokemuksistaan, suoraan heiltä, heidän sanoin. Tällainen aito ääni on voimakas väline muokkaamaan oppilaitoksen imagoa opiskelijoiden ja heidän vanhempiensa silmissä. (Merker 2008, 12.)
RSS –syötteet ovat tätä päivää. RSS –syötteet keräävät päivitykset blogeista ja muista uutisarvoista tietoa jakavista sivustoista. Se on ikään kuin jakelukanava tiedolle, joka on uutta, uutiskynnyksen ylittävää tai muuten tärkeää. RSS –syötteiden tilaaminen helpottaa lukijaa, koska hänen ei enää tarvitse vierailla sivulla katsomassa, onko blogiin tullut uusia tekstejä. RSS –syötteet voi tilata suureen osaan selaimista ja sähköpostipalvelimista. Ei siis ole mitään syytä olla lisäämättä RSS –syötteitä organisaation verkkostrategiaan. Sen avulla viesti voi mennä perille nopeammin kuin millään muulla tavalla. (Merker 2008, 12.)
SATAEDUn sivuilla on hyödynnetty sosiaalisen median työkaluja ja sivustoon on haluttu luoda käyttäjiä kiinnostavaa interaktiivista sisältöä. Sivustolla on
• share/jaa toiminto, jolla voi jakaa sivun verkkoyhteisöissä
• blogimainen verkkolehti
• RSS -syötteet
• interaktiivinen kartta, Google Maps
• kommentointi mahdollisuus kirjautuneille lukijoille
Myös tässä blogissa on RSS -syötteet. Voit tilata uudet tekstit oikeasta laidasta kohdasta tilaa. Blogikirjoituksia pääsee kirjautuneet lukijat kommentoimaan.
LÄHDE
Merker Lance 2008. Changing the game with Web 2.0 technologies. Community College Week, 2/25/2008. Saatavilla SAMK, Lillukka.
Blogeja on tänä päivänä kaikkialla. Kysymys kuuluukin, että miten tästä ilmiöstä organisaatio voi tehdä itselleen kilpailuedun. Monet blogit antavat käyttäjilleen mahdollisuuden kommentointiin ja näin blogista tulee vuorovaikutteinen työkalu. Blogin etusivuun voi lisätä myös RSS –syötteet, jotka blogin lukija voi tilata itselleen. Tämä tarkoittaa sitä, että kun uusi blogi kirjoitus ilmestyy, lukijat saavat tämän itselleen missä ikinä ovatkin. Blogista on tullut suosittu foorumi ja sitä kannattaa hyödyntää tiedonvälityksessä. Blogin sisältö koukuttaa helposti lukijat tulemaan sivustolle aina vaan takaisin. Tämän päivän opiskelijat arvostavat ikätovereidensa mielipidettä ja vaihtavat mielipiteitään internetissä, joten järjestämällä opiskelijoiden blogeja sivustollesi, voit tehokkaasti yhdistää nykyiset ja tulevat opiskelijat. Tulevat opiskelijat pääsevät tapaamaan ikätovereitaan ja kuulemaan heidän opiskelukokemuksistaan, suoraan heiltä, heidän sanoin. Tällainen aito ääni on voimakas väline muokkaamaan oppilaitoksen imagoa opiskelijoiden ja heidän vanhempiensa silmissä. (Merker 2008, 12.)
RSS –syötteet ovat tätä päivää. RSS –syötteet keräävät päivitykset blogeista ja muista uutisarvoista tietoa jakavista sivustoista. Se on ikään kuin jakelukanava tiedolle, joka on uutta, uutiskynnyksen ylittävää tai muuten tärkeää. RSS –syötteiden tilaaminen helpottaa lukijaa, koska hänen ei enää tarvitse vierailla sivulla katsomassa, onko blogiin tullut uusia tekstejä. RSS –syötteet voi tilata suureen osaan selaimista ja sähköpostipalvelimista. Ei siis ole mitään syytä olla lisäämättä RSS –syötteitä organisaation verkkostrategiaan. Sen avulla viesti voi mennä perille nopeammin kuin millään muulla tavalla. (Merker 2008, 12.)
SATAEDUn sivuilla on hyödynnetty sosiaalisen median työkaluja ja sivustoon on haluttu luoda käyttäjiä kiinnostavaa interaktiivista sisältöä. Sivustolla on
• share/jaa toiminto, jolla voi jakaa sivun verkkoyhteisöissä
• blogimainen verkkolehti
• RSS -syötteet
• interaktiivinen kartta, Google Maps
• kommentointi mahdollisuus kirjautuneille lukijoille
Myös tässä blogissa on RSS -syötteet. Voit tilata uudet tekstit oikeasta laidasta kohdasta tilaa. Blogikirjoituksia pääsee kirjautuneet lukijat kommentoimaan.
LÄHDE
Merker Lance 2008. Changing the game with Web 2.0 technologies. Community College Week, 2/25/2008. Saatavilla SAMK, Lillukka.
Google Analytics seuranta- ja mittausjärjestelmä
Bugarski (2009, 9) aloittaa artikkelinsa Franchising World lehdessä ytimekkäästi:
Jos sinulla ei ole seuranta- ja mittausjärjestelmää www-sivuillasi, älä lue yhtään pidemmälle, vaan mene heti hankkimaan sivuillesi Google Analytics.
Google Analytics on ilmainen ja sen avulla voi saada lisää käyttäjiä sivuille joka kuukausi, kun vain ensin opettelee hieman lukemaan ja tulkitsemaan seurannan lukuja. On ymmärrettävä, mitä lukuja katsoa ja miten tulkita niitä. Katsottaessa seurannan tuloksia on kiinnitettävä huomiota käyttäjiin, jotka ovat olleet sivuillasi. Sivuilla kävijöiden määrä ei ole ratkaisevaa, vaan se, kuinka monta uutta kävijää sivuilla on käynyt. Katso, mistä uudet kävijät ovat tulleet ja mikä on johdattanut heidän sivuille. Nämä asiat kertovat, mikä on sivujen vaihtokurssi (uusien käyttäjien prosenttiosuus). Esimerkiksi jos organisaatioon ottaa yhteyttä web-lomakkeen kautta 20 henkilöä ja sivuilla on käynyt 1000 uutta kävijää, niin silloin sivujen vaihtokurssi on 2 %. Tämä luku on aloitusluku. Jos luku on alle 1 prosentin, niin silloin kannattaa miettiä, onko sivusi aivan ajan tasalla. Jos luku on yli 2 prosentin, niin olet keskitason yläpuolella. Tavoite on saada prosentti niin ylös kuin se on mahdollista. Voit joutua satsaamaan sivujen markkinointiin, jotta saat kävijöitä sivuillesi. Kun olet saanut prosentin nousemaan eli kävijät sivuille, voit pienentää markkinointibudjettiasi. (Bugarski 2009, 9.)
Seuraavaksi Analyticsista kannattaa selvittää, sivut, joilta käyttäjät lähtevät pois. Tämä kertoo sinulle, mitkä sivut ovat tylsiä tai säikäyttävät käyttäjät. Tähän kannattaa kiinnittää huomiota, että ei menetetä käyttäjiä.(Bugarski 2009, 9.)
Lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota etusivuun, palautelomakkeeseen ja usein kysyttyihin kysymyksiin (UKK). Korkea etusivulta siirtymisen luku kertoo, että etusivu ei ole tehokas tai ei anna käyttäjille selkeää navigointireittiä. Käyttäjät voivat hämmentyä ja hylätä sivut ennen kuin navigoivat sivustolla eteenpäin. Tätä kutsutaan hylkäämisasteeksi. (Bugarski 2009, 9.)
Se, mistä käyttäjät ovat tulleet sivuille, kannattaa selvittää Analyticsista. Sivulle tullaan joko suoraan osoitteeseen, linkistä ja hakukoneen kautta. Suoraan sivuille tullessa käyttäjä kirjoittaa selaimen sivun osoitteen. Hän on saanut www-sivun osoitteen mainoksesta tai kuullut toiselta henkilöltä. Linkistä tullut käyttäjä on tullut www-sivuille linkistä, joka on ollut toisilla www-sivuilta tai sähköpostissa. Hakukoneen saattelemana tulleista käyttäjistä kannattaa selvittää, mikä hakukone on heidät sivuille tuonut ja millä hakusanalla sivut ovat löytyneet. Kun olet selvittänyt, mistä käyttäjät tulevat sivuille, analysoi mikä tuo käyttäjät sivuille ja mikä ei. Jos käytät rahaa mainostamiseen ja juuri nämä mainokset tuovat käyttäjät sivuille, niin silloin kannattaa mainostamista jatkaa. (Bugarski 2009, 10.)
Sivuja analysoitaessa on syytä kiinnittää huomio hylkäämisasteeseen. Hylkäämisaste tarkoittaa, kuinka monta käyttäjää saapuu ainoastaan sivuille ja heti sen jälkeen lähtee sivuilta menemättä yhtään sen pitemmälle. Esimerkiksi jos sivuilla käy 1000 uutta käyttäjää ja hylkäämisaste on 55 %, voidaan mitata, että 55 % tai 550 kävijää hylkäsi heti sivusi. Hylkäämisaste kertoo sinulle monia asioita. Esimerkiksi kun katsot suoraan sivustolle tulleiden kävijöiden määrää ja hylkäämisasteesi on heidän kanssaan 50 %. Tämä kertoo, että puolet sivustolle tulleista kävijöistä ajattelee, että sivusto ei ole mukaansatempaava. Jos hylkäämisaste on suuri verkko- ja sähköpostimainonnasta huolimatta, sivut eivät ole tarpeeksi tehokkaat vangitsemaan käyttäjiä sivustolle. (Bugarski 2009, 10.)
Katso hylkäämisastetta hakukoneiden suosittelemana tulleiden käyttäjien osalta ja vielä tarkemmin sitä, mitkä hakusanat ovat heidän tuoneet sivustolle. Jos käyttäjät hakevat jollain tietyllä hakusanalla paljon ja hylkäämisaste on 80 %, niin se kertoo, että sivusto ei liity millään tavalla tähän hakusanaan ja se kannattaa muuttaa hakusanamarkkinointiin heti. Nämä tiedot kertovat myös, mitkä sanat käännyttävät vierailijat pois sivulta ja mitkä sanat vangitsevat kävijät sivustolle. (Bugarski 2009, 10.)
On tärkeää mitata sivuston onnistumista. On mielenkiintoista tietää, ketkä sivustolla vierailee, kuinka pitkään kävijät ovat siellä ja minne he ovat matkalla? Usein www-sivujen seuranta- ja mittausjärjestelmät koetaan kauhean teknisiksi, mutta oikeasti ne ovat suunniteltuja raportteja, joiden yksityiskohtia pitää vain tulkita, jotta tiedetään mitä ne tarkoittavat. Jokainen voi kysyä itseltään, kuuluisiko minun tietää mitä sivustolla tapahtuu ennen kuin käytän taas rahaa mainontaan? Vastaus riippuu siitä, kuinka paljon haluat rahoillesi katetta. (Bugarski 2009, 10.)
LÄHDE
Bugarski Boris 2009. Boosting Your Leads with Web Analytics. Franchising World, August 2009. Saatavilla SAMK, Lillukka.
Jos sinulla ei ole seuranta- ja mittausjärjestelmää www-sivuillasi, älä lue yhtään pidemmälle, vaan mene heti hankkimaan sivuillesi Google Analytics.
Google Analytics on ilmainen ja sen avulla voi saada lisää käyttäjiä sivuille joka kuukausi, kun vain ensin opettelee hieman lukemaan ja tulkitsemaan seurannan lukuja. On ymmärrettävä, mitä lukuja katsoa ja miten tulkita niitä. Katsottaessa seurannan tuloksia on kiinnitettävä huomiota käyttäjiin, jotka ovat olleet sivuillasi. Sivuilla kävijöiden määrä ei ole ratkaisevaa, vaan se, kuinka monta uutta kävijää sivuilla on käynyt. Katso, mistä uudet kävijät ovat tulleet ja mikä on johdattanut heidän sivuille. Nämä asiat kertovat, mikä on sivujen vaihtokurssi (uusien käyttäjien prosenttiosuus). Esimerkiksi jos organisaatioon ottaa yhteyttä web-lomakkeen kautta 20 henkilöä ja sivuilla on käynyt 1000 uutta kävijää, niin silloin sivujen vaihtokurssi on 2 %. Tämä luku on aloitusluku. Jos luku on alle 1 prosentin, niin silloin kannattaa miettiä, onko sivusi aivan ajan tasalla. Jos luku on yli 2 prosentin, niin olet keskitason yläpuolella. Tavoite on saada prosentti niin ylös kuin se on mahdollista. Voit joutua satsaamaan sivujen markkinointiin, jotta saat kävijöitä sivuillesi. Kun olet saanut prosentin nousemaan eli kävijät sivuille, voit pienentää markkinointibudjettiasi. (Bugarski 2009, 9.)
Seuraavaksi Analyticsista kannattaa selvittää, sivut, joilta käyttäjät lähtevät pois. Tämä kertoo sinulle, mitkä sivut ovat tylsiä tai säikäyttävät käyttäjät. Tähän kannattaa kiinnittää huomiota, että ei menetetä käyttäjiä.(Bugarski 2009, 9.)
Lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota etusivuun, palautelomakkeeseen ja usein kysyttyihin kysymyksiin (UKK). Korkea etusivulta siirtymisen luku kertoo, että etusivu ei ole tehokas tai ei anna käyttäjille selkeää navigointireittiä. Käyttäjät voivat hämmentyä ja hylätä sivut ennen kuin navigoivat sivustolla eteenpäin. Tätä kutsutaan hylkäämisasteeksi. (Bugarski 2009, 9.)
Se, mistä käyttäjät ovat tulleet sivuille, kannattaa selvittää Analyticsista. Sivulle tullaan joko suoraan osoitteeseen, linkistä ja hakukoneen kautta. Suoraan sivuille tullessa käyttäjä kirjoittaa selaimen sivun osoitteen. Hän on saanut www-sivun osoitteen mainoksesta tai kuullut toiselta henkilöltä. Linkistä tullut käyttäjä on tullut www-sivuille linkistä, joka on ollut toisilla www-sivuilta tai sähköpostissa. Hakukoneen saattelemana tulleista käyttäjistä kannattaa selvittää, mikä hakukone on heidät sivuille tuonut ja millä hakusanalla sivut ovat löytyneet. Kun olet selvittänyt, mistä käyttäjät tulevat sivuille, analysoi mikä tuo käyttäjät sivuille ja mikä ei. Jos käytät rahaa mainostamiseen ja juuri nämä mainokset tuovat käyttäjät sivuille, niin silloin kannattaa mainostamista jatkaa. (Bugarski 2009, 10.)
Sivuja analysoitaessa on syytä kiinnittää huomio hylkäämisasteeseen. Hylkäämisaste tarkoittaa, kuinka monta käyttäjää saapuu ainoastaan sivuille ja heti sen jälkeen lähtee sivuilta menemättä yhtään sen pitemmälle. Esimerkiksi jos sivuilla käy 1000 uutta käyttäjää ja hylkäämisaste on 55 %, voidaan mitata, että 55 % tai 550 kävijää hylkäsi heti sivusi. Hylkäämisaste kertoo sinulle monia asioita. Esimerkiksi kun katsot suoraan sivustolle tulleiden kävijöiden määrää ja hylkäämisasteesi on heidän kanssaan 50 %. Tämä kertoo, että puolet sivustolle tulleista kävijöistä ajattelee, että sivusto ei ole mukaansatempaava. Jos hylkäämisaste on suuri verkko- ja sähköpostimainonnasta huolimatta, sivut eivät ole tarpeeksi tehokkaat vangitsemaan käyttäjiä sivustolle. (Bugarski 2009, 10.)
Katso hylkäämisastetta hakukoneiden suosittelemana tulleiden käyttäjien osalta ja vielä tarkemmin sitä, mitkä hakusanat ovat heidän tuoneet sivustolle. Jos käyttäjät hakevat jollain tietyllä hakusanalla paljon ja hylkäämisaste on 80 %, niin se kertoo, että sivusto ei liity millään tavalla tähän hakusanaan ja se kannattaa muuttaa hakusanamarkkinointiin heti. Nämä tiedot kertovat myös, mitkä sanat käännyttävät vierailijat pois sivulta ja mitkä sanat vangitsevat kävijät sivustolle. (Bugarski 2009, 10.)
On tärkeää mitata sivuston onnistumista. On mielenkiintoista tietää, ketkä sivustolla vierailee, kuinka pitkään kävijät ovat siellä ja minne he ovat matkalla? Usein www-sivujen seuranta- ja mittausjärjestelmät koetaan kauhean teknisiksi, mutta oikeasti ne ovat suunniteltuja raportteja, joiden yksityiskohtia pitää vain tulkita, jotta tiedetään mitä ne tarkoittavat. Jokainen voi kysyä itseltään, kuuluisiko minun tietää mitä sivustolla tapahtuu ennen kuin käytän taas rahaa mainontaan? Vastaus riippuu siitä, kuinka paljon haluat rahoillesi katetta. (Bugarski 2009, 10.)
LÄHDE
Bugarski Boris 2009. Boosting Your Leads with Web Analytics. Franchising World, August 2009. Saatavilla SAMK, Lillukka.
keskiviikko 21. lokakuuta 2009
Markkinointi sosiaalista mediaa hyödyntäen
Kaikki nykyään facebookkaa
Pari viikkoa sitten ilmestyneen Opettaja lehden mukaan, joka toinen opettaja on jo facebookissa. 87% alle 30-vuotiaista ja 21% yli 60-vuotiaista opettajista on facebookissa. Pääkirjoituksessa Hannu Laaksonen sanoo Facebookin suosion salaisuudeksi kätevän ja nopean yhteydenpidon. (Opettaja 2009). Facebook aktivoi ihmisiä ja sen kautta on paljon helpompi ottaa yhteyttä muihin käyttäjiin.
Sataedun verkkopalveluja ja markkinointia suunnitellessani pohdin, mistä jäisimme paitsi, jos emme olisi facebookissa? Siitä emme varmaan halua edes ottaa selvää.
Facebook on hyvä markkinointi- ja tiedottamiskanava
Pari viikkoa sitten kuulin ruokapöytäkeskustelussa hyvän pointin. Facebookin kautta yhteydenottamisessa on kynnys paljon matalampi. Jos esimerkiksi tapaat puolitutun entisen työkaverin tai kaukaisen sukulaisen, on hankala lähteä selvittämään hänen sähköpostiosoitettaan tai jos sen saisi selvillekin, niin tuntemattomalle on hieman outoa laittaa yks kaks sähköpostia. Tämä varmasti pätee myös soittamiseen. Vaikka numeron tietäisikin, soittamisen kynnys on suuri, kun kyseessä on puolituttu-ventovieras. Mutta facebookin kautta se käy näppärästi. "Melkein kaikki" ovat facebookissa, sinun ei tarvitse kuin etsiä henkilöä nimeltä, lähettää kaveripyyntö tai viesti. Yhteydenoton kynnys on huomattavasti matalampi, kuin muita yhteydenottovälineiden käyttäminen.
Sataedu facebookissa
Sataedulla on oma facebook sivu. Sivulla voi fanittaa Sataedua, tiedottaa tulevista tapahtumista, julkaista kuvia ja videoita tuotteista ja palveluista sekä keskustella fanien kanssa.
Oletussovellusten lisäksi sivulle voi lisätä ilmaisia muita sovelluksia. Sataedun sivulla on seuraavat välilehdet: seinä, info, tapahtumat, kuvat, linkit, videot ja keskustelut. Tapahtumiin voi lisätä esim. alkavia koulutuksia tai muita tapahtumia. Sivulle voi lisätä koulutuksista kuvia ja videoita. Linkit välilehdelle voi lisätä esim. opiskelijoiden omia www-sivuja. Keskustelu osiossa voi jutella fanien kanssa. Tarkoituksena on saada aktiivinen sivu, jossa voimme olla vuorovaikutuksessa faniemme kanssa. Sivua on päivitettävä säännöllisesti ja päivityksistä voi lähettää faneille viestin. Tätä kuitenkin kannattaa käyttää harkiten, ettei fanit hermostu jatkuviin päivityksiin. Tällä tavalla saamme fanit tulemaan sivulle uudelleen.
Voit ryhtyä nyt Sataedu brändin kannattajaksi ja rakentajaksi facebookissa sekä kutsua kaverisikin mukaan. Kun organisaatiollamme on paljon faneja, niin myös fanien kaverit tulevat tuntemaan Sataedun. Ja jos vielä fanit jakavat Sataedu aiheisia sivuja profiilissaan, niin heidän kaverinsakin näkevät tämän. Verrattuna sähköpostilla jaettu linkkivinkki menee vain yhdelle. Facebookissa linkin jakaminen tavoittaa useat ihmiset.
Lisäsin blogiini Sataedun fanilaatikon, josta pääsee helposti Sataedun sivulle.
Ja tämä kaikki maksoi ainoastaan hieman aikaa ja vaivaa.
Facebookkiin saa myös edullisia mainoksia, jotka hinnoitellaan joko klikkausten tai näyttökertojen mukaan. Lisäksi FB:ssa voi tehdä sosiaalisia pelejä, jotka samalla mainostaa organisaatiota ja sitovat asiakkaita brändiin.
Sataedu irc-galleriassa
Tein Sataedu yhteisön nuorien suosimaan irc-galleriaan. Irc-galleria on hieman erilainen yhteisö kuin facebook. Irc-gallerian käyttäjät ovat huomattavasti nuorempia, noin 20-vuotiaita ja alle, kun taas Facebookissa käyttäjät ovat nuoria aikuisia ja siitä ylöspäin. Irc-gallerian yhteisön sivu elää enemmän omaa elämäänsä ja sinne tulevat kuvat ja kommentit eivät ole organisaation virallisia mainoskuvia, vaan oikeasti käyttäjien lisäämiä. On mielenkiintoista seurata juuri perustettua yhteisöä.
Irc-galleria on uudistunut ja uusia ominaisuuksia on vielä tulossa lisää. Kovasti odotan esim. kysely ominaisuuden saapumista. Sillä saa yhteisön sivulle, mikä sinusta tulee isona tai mikä ala kiinnostaa tyyppisiä kyselyitä luotua ja selvitettyä mitä käyttäjät todella ajattelevat.
Irc-gallerian keskustelu ja kommentointi on vapaata. Siellä jos missä näkee, mitä asiakkaat ajattelevat brändistäsi. Lisäksi siellä voi selvitä, mitä he ajattelevat kilpailijoistasi. Voit seurata esim. näkyykö mainoskampanjasi käyttäjien keskusteluissa. Tärkeää organisaatiolle onkin, missä foorumissa ne vaikuttavimmat keskustelut brändistäsi ja toimialastasi sitten käydään. Tärkeä ominaisuus verkkomainontaa suunniteltaessa on näiden keskustelujen analysoiminen.
Sosiaalisen median hyödyntäminen markkinoinnissa
Markkinointiin sosiaalisen median työkaluilla liittyy aina suurempi riski kuin perinteisten kanavien käyttäminen. Eikä sitä voi samalla tavalla kontrolloida. Mitä enemmän yrität kontrolloida, sitä vähemmän sinulla on ohjakset käsissäsi. Yhteisöt, blogit ja muu verkossa tapahtuva vuorovaikutus asiakkaisiin on pitkäjänteistä työtä. Asiakkaita on kuunneltava ja heitä on arvostettava. Erilaisissa yhteisöissä ollaan kaikki samanvertaisia. Vaikka riski on suurempi ja tie ehkä pidempi niin mielenkiintoiseksi siitä tekee se, että markkinointiin saadaan aitoa ja oikeaa sisältöä, kun se on asiakkaiden tuottamaa. Tämä pakottaa organisaatiot myös lunastamaan lupauksensa, sillä asiakkaiden tuottama materiaali on juuri sitä, mitä organisaatiossa on tarjolla, kaunistelematta. Suurena päämääränä sosiaalisen median hyödyntämisessä on olla verkossa asiakkaita varten. Se on yksi tehokkaimmista tavoista vaikuttaa ihmisiin ja heidän mielikuviinsa brändistä. (Sarola 2009).
Gävert (21.10.2009) kirjoittaa M&M blogissaan, kuinka organisaatiot ovat aika hyvin mukana sosiaalisessa mediassa, mutta eivät jaksa panostaa sen pidemmälle, vaikka asiakkaiden kanssa pitäisi saada vastavuoroinen dialogi aikaiseksi, eikä pelkästään vain näkyä esim. facebookissa. Interaktiivisuus (keskustelut asiakkaan kanssa) ei tulevaisuudessa enää riitä, vaan ollaan menossa kohti proaktiivisuutta, jossa ihmiset ja brändi ovat aktiivisessa yhteistyössä saavuttamassa yhteisiä päämääriä.
Sataedu wikipediassa
Sataedu löytyy myös wikipediasta.
LÄHTEET
Gävert Nuppu 21.10.2009. Kommentti: I love Proactive Brands. Markkinointi & Mainonta. Saatavilla http://www.marmai.fi/blogit/ilove/
Opetusalan ammattijärjestö OAJ ry 2009. Opettaja, opetusalan järjestö- ja ammattilehti 41. 9.10.2009.
Sarola Tintti, Family One 2009. Sosiaalinen media ja markkinointi. - A match made in hell. 25.8.2009. Saatavilla http://www.helsinki.chamber.fi/files/3907/090825kauppakamari_sosmedia_sarola.pdf
Pari viikkoa sitten ilmestyneen Opettaja lehden mukaan, joka toinen opettaja on jo facebookissa. 87% alle 30-vuotiaista ja 21% yli 60-vuotiaista opettajista on facebookissa. Pääkirjoituksessa Hannu Laaksonen sanoo Facebookin suosion salaisuudeksi kätevän ja nopean yhteydenpidon. (Opettaja 2009). Facebook aktivoi ihmisiä ja sen kautta on paljon helpompi ottaa yhteyttä muihin käyttäjiin.
Sataedun verkkopalveluja ja markkinointia suunnitellessani pohdin, mistä jäisimme paitsi, jos emme olisi facebookissa? Siitä emme varmaan halua edes ottaa selvää.
Facebook on hyvä markkinointi- ja tiedottamiskanava
Pari viikkoa sitten kuulin ruokapöytäkeskustelussa hyvän pointin. Facebookin kautta yhteydenottamisessa on kynnys paljon matalampi. Jos esimerkiksi tapaat puolitutun entisen työkaverin tai kaukaisen sukulaisen, on hankala lähteä selvittämään hänen sähköpostiosoitettaan tai jos sen saisi selvillekin, niin tuntemattomalle on hieman outoa laittaa yks kaks sähköpostia. Tämä varmasti pätee myös soittamiseen. Vaikka numeron tietäisikin, soittamisen kynnys on suuri, kun kyseessä on puolituttu-ventovieras. Mutta facebookin kautta se käy näppärästi. "Melkein kaikki" ovat facebookissa, sinun ei tarvitse kuin etsiä henkilöä nimeltä, lähettää kaveripyyntö tai viesti. Yhteydenoton kynnys on huomattavasti matalampi, kuin muita yhteydenottovälineiden käyttäminen.
Sataedu facebookissa
Sataedulla on oma facebook sivu. Sivulla voi fanittaa Sataedua, tiedottaa tulevista tapahtumista, julkaista kuvia ja videoita tuotteista ja palveluista sekä keskustella fanien kanssa.
Oletussovellusten lisäksi sivulle voi lisätä ilmaisia muita sovelluksia. Sataedun sivulla on seuraavat välilehdet: seinä, info, tapahtumat, kuvat, linkit, videot ja keskustelut. Tapahtumiin voi lisätä esim. alkavia koulutuksia tai muita tapahtumia. Sivulle voi lisätä koulutuksista kuvia ja videoita. Linkit välilehdelle voi lisätä esim. opiskelijoiden omia www-sivuja. Keskustelu osiossa voi jutella fanien kanssa. Tarkoituksena on saada aktiivinen sivu, jossa voimme olla vuorovaikutuksessa faniemme kanssa. Sivua on päivitettävä säännöllisesti ja päivityksistä voi lähettää faneille viestin. Tätä kuitenkin kannattaa käyttää harkiten, ettei fanit hermostu jatkuviin päivityksiin. Tällä tavalla saamme fanit tulemaan sivulle uudelleen.
Voit ryhtyä nyt Sataedu brändin kannattajaksi ja rakentajaksi facebookissa sekä kutsua kaverisikin mukaan. Kun organisaatiollamme on paljon faneja, niin myös fanien kaverit tulevat tuntemaan Sataedun. Ja jos vielä fanit jakavat Sataedu aiheisia sivuja profiilissaan, niin heidän kaverinsakin näkevät tämän. Verrattuna sähköpostilla jaettu linkkivinkki menee vain yhdelle. Facebookissa linkin jakaminen tavoittaa useat ihmiset.
Lisäsin blogiini Sataedun fanilaatikon, josta pääsee helposti Sataedun sivulle.
Ja tämä kaikki maksoi ainoastaan hieman aikaa ja vaivaa.
Facebookkiin saa myös edullisia mainoksia, jotka hinnoitellaan joko klikkausten tai näyttökertojen mukaan. Lisäksi FB:ssa voi tehdä sosiaalisia pelejä, jotka samalla mainostaa organisaatiota ja sitovat asiakkaita brändiin.
Sataedu irc-galleriassa
Tein Sataedu yhteisön nuorien suosimaan irc-galleriaan. Irc-galleria on hieman erilainen yhteisö kuin facebook. Irc-gallerian käyttäjät ovat huomattavasti nuorempia, noin 20-vuotiaita ja alle, kun taas Facebookissa käyttäjät ovat nuoria aikuisia ja siitä ylöspäin. Irc-gallerian yhteisön sivu elää enemmän omaa elämäänsä ja sinne tulevat kuvat ja kommentit eivät ole organisaation virallisia mainoskuvia, vaan oikeasti käyttäjien lisäämiä. On mielenkiintoista seurata juuri perustettua yhteisöä.
Irc-galleria on uudistunut ja uusia ominaisuuksia on vielä tulossa lisää. Kovasti odotan esim. kysely ominaisuuden saapumista. Sillä saa yhteisön sivulle, mikä sinusta tulee isona tai mikä ala kiinnostaa tyyppisiä kyselyitä luotua ja selvitettyä mitä käyttäjät todella ajattelevat.
Irc-gallerian keskustelu ja kommentointi on vapaata. Siellä jos missä näkee, mitä asiakkaat ajattelevat brändistäsi. Lisäksi siellä voi selvitä, mitä he ajattelevat kilpailijoistasi. Voit seurata esim. näkyykö mainoskampanjasi käyttäjien keskusteluissa. Tärkeää organisaatiolle onkin, missä foorumissa ne vaikuttavimmat keskustelut brändistäsi ja toimialastasi sitten käydään. Tärkeä ominaisuus verkkomainontaa suunniteltaessa on näiden keskustelujen analysoiminen.
Sosiaalisen median hyödyntäminen markkinoinnissa
Markkinointiin sosiaalisen median työkaluilla liittyy aina suurempi riski kuin perinteisten kanavien käyttäminen. Eikä sitä voi samalla tavalla kontrolloida. Mitä enemmän yrität kontrolloida, sitä vähemmän sinulla on ohjakset käsissäsi. Yhteisöt, blogit ja muu verkossa tapahtuva vuorovaikutus asiakkaisiin on pitkäjänteistä työtä. Asiakkaita on kuunneltava ja heitä on arvostettava. Erilaisissa yhteisöissä ollaan kaikki samanvertaisia. Vaikka riski on suurempi ja tie ehkä pidempi niin mielenkiintoiseksi siitä tekee se, että markkinointiin saadaan aitoa ja oikeaa sisältöä, kun se on asiakkaiden tuottamaa. Tämä pakottaa organisaatiot myös lunastamaan lupauksensa, sillä asiakkaiden tuottama materiaali on juuri sitä, mitä organisaatiossa on tarjolla, kaunistelematta. Suurena päämääränä sosiaalisen median hyödyntämisessä on olla verkossa asiakkaita varten. Se on yksi tehokkaimmista tavoista vaikuttaa ihmisiin ja heidän mielikuviinsa brändistä. (Sarola 2009).
Gävert (21.10.2009) kirjoittaa M&M blogissaan, kuinka organisaatiot ovat aika hyvin mukana sosiaalisessa mediassa, mutta eivät jaksa panostaa sen pidemmälle, vaikka asiakkaiden kanssa pitäisi saada vastavuoroinen dialogi aikaiseksi, eikä pelkästään vain näkyä esim. facebookissa. Interaktiivisuus (keskustelut asiakkaan kanssa) ei tulevaisuudessa enää riitä, vaan ollaan menossa kohti proaktiivisuutta, jossa ihmiset ja brändi ovat aktiivisessa yhteistyössä saavuttamassa yhteisiä päämääriä.
Sataedu wikipediassa
Sataedu löytyy myös wikipediasta.
LÄHTEET
Gävert Nuppu 21.10.2009. Kommentti: I love Proactive Brands. Markkinointi & Mainonta. Saatavilla http://www.marmai.fi/blogit/ilove/
Opetusalan ammattijärjestö OAJ ry 2009. Opettaja, opetusalan järjestö- ja ammattilehti 41. 9.10.2009.
Sarola Tintti, Family One 2009. Sosiaalinen media ja markkinointi. - A match made in hell. 25.8.2009. Saatavilla http://www.helsinki.chamber.fi/files/3907/090825kauppakamari_sosmedia_sarola.pdf
perjantai 2. lokakuuta 2009
Sähköinen julkaisujärjestelmä ja avoin lähdekoodi
Verkkopalvelut toteutetaan tänä päivänä sähköisillä julkaisujärjestelmillä.
Tämä tekninen toteutus voidaan ostaa hankintana tai tehdä organisaation sisäisenä työnä. Tämä usein riippuu organisaation sisäisestä osaamisesta ja resursseista. Useimmiten järjestelmän toteutus on osaksi omalla väellä tehty ja osaksi ostettu ulkopuolelta. (JUHTA 2005, 7). Sataedussa päädyttiin myös tähän. Osa tehdään sisäisenä työnä ja osa ostetaan asiantuntijapalveluna.
Verkkopalvelujen sähköiseksi julkaisujärjestelmäksi valitaan, Drupal, laajennettavuutensa ja avoimen lähdekoodin takia. Drupalia käyttää mm. Yle, Nokia ja Obaman hallinto. Lisäksi juuri julkaistu demoversio opiskelijaksi.net sivustosta, joka julkaisee uudenmaan opiskelupaikat ja tarjoaa apua valintaan, on toteutettu Drupalin päälle.
Avoin lähdekoodi antaa tilaajalle oikeuden käyttää, kopioida, levittää ja muokata ohjelman koodia vapaasti. Tämän vuoksi ohjelmisto voidaan, vaikka jakaa yhteistyökumppaneiden kanssa. Tämä onkin loistava asia, sillä koskaan ei tiedä, ketkä koulutuskuntayhtymään seuraavaksi liittyvät. Saamme avoimella koodilla helposti jaettua järjestelmäämme muille ilman lisäkustannuksia, sillä avoimesta ohjelmasta ei tule lisenssi-, eikä kuukausimaksuja. Järjestelmän rakentamisesta maksetaan ainoastaan työtuntien verran kertakorvauksena. Tämä pienentää kokonaiskustannuksia. Eikä tarvitse sitoutua yhteen toimittajaan, mikä vähentää riskejä. Sataedu voi aivan vapaasti kehittää järjestelmää omalla osaamisellaan tai valita yhteistyökumppanin tähän ilman sitoumuksia, koska se pääsee käsiksi lähdekoodiin. Järjestelmän koko elinkaaren ajan on siis mahdollisuus vapaaseen kilpailutukseen. Lähdekoodin avoimuuden takia, järjestelmiä voidaan myös helpommin sovittaa yhteen, toisin kuin suljettuja järjestelmiä. Suljettuja ohjelmistoja saa ainoastaan yhdeltä toimittajalta, kun avoimen lähdekoodin ohjelmia saa useilta. Suljettuja ohjelmia ostetaan lisensseinä, kun taas avoimen lähdekoodin ohjelmia ostetaan palveluina. Avoimia järjestelmiä hyödyntämällä varmistetaan mahdollisemman suuri joustavuus nyt ja tulevaisuudessa. Järjestelmän avoimuuden takia koodi voidaan myös tarkistuttaa ja viedä arvioitavaksi kenelle tahansa, mikä nostaa järjestelmän laadukkuutta. (JUHTA 2009, 2, 5, 8—9, 13).
Koska Nakkilan yksiköllä oli jo hyviä kokemuksia avoimesta lähdekoodista ja erityisesti Drupal järjestelmästä, niin siitä tehtiin koulutuskuntayhtymän virallinen järjestelmä koulutuskuntayhtymän johtajan esityksellä. Tähän ideaan vaikutti myös vahvasti JUHTAn suositus JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa. Siinä mainitaan, kuinka kuntien yhdistymisessä avointen järjestelmien käytöllä saadaan kustannustehokkuutta, kun järjestelmiä voidaan vapaasti kopioida fuusioitumisessa ilman lisenssimaksuja. JHS 169 suosituksessa kerrotaan, kuinka organisaatio voi ottaa käyttöön jonkun avoimen järjestelmän ja sitten kilpailuttaa vain käyttöönottoon liittyvät asennus- ja tukipalvelut. (JUHTA 2009, 19—20). Suosituksesta löytyi myös esimerkki, jossa alankomaissa toimiva järjestö, Nederland Open in Verbinding, tulkitsi EU-lainsäädäntöä niin, että itse tehtyjen avoimen lähdekoodien järjestelmien käyttöönottoa ei katsota hankintana. Organisaatio voi siis ottaa järjestelmän käyttöön ja kilpailuttaa vain sitä koskevat palvelut. (JUHTA 2009, 20).
Drupal asiantuntijapalvelut kilpailutettiin kesäkuussa 2009 julkisten hankintojen lain mukaisesti. Tarjouspyynnön kriteerinä käytettiin kokonaistaloudellista edullisuutta, mitä JHS 169 suosittelee (JUHTA 2009, 19.) JHS 169 Avoimen lähdekoodin hankintaa koskevassa suosituksessa oli myös hyviä kysymyksiä tarjouspyyntöön lisättäväksi. Kysymyksillä voidaan selvittää esimerkiksi, kuinka paljon toimittaja osallistuu kyseisen avoimen järjestelmän kehittämiseen. Mahdolliselta toimittajalta kannattaakin selvittää aiemmat vastaavat toteutukset sekä kokemukset järjestelmien räätälöinnistä ja integroinnista. Toimittajan sitoutuminen projektiin ja toimittajan käyttämien asiantuntijaresurssien pätevyyden selvittäminen ovat myös selvitettäviä seikkoja. Ammattitaidon voi osoittaa koulutustaustalla ja aiemmilla osallistumisilla erilaisiin kehittämishankkeisiin. (JUHTA 2009, 21—22). Hankintalaissa (348/2007, 59 §) on myös joukko asiakirjoja, joilla voidaan selvittää toimittajan teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä. Alla olevia kysymyksiä hyödynnettiin Sataedun tarjouspyynnössä, joka jätettiin Hilmaan.
• Onko yrityksenne osallistunut Drupalin kehittämiseen luovuttaen siihen lähdekoodia? Millä tavoin ja kuinka paljon?
• Onko yrityksenne esittänyt Drupalin kehittäjille kehitys- ja korjausehdotuksia? Mitä ja milloin? Miten ehdotuksille kävi?
• Osallistuuko yrityksenne ohjelmiston kehittämiseen liittyvään organisoituun toimintaan? Mihin ja missä muodossa?
• Mitkä ovat yrityksenne toimitusreferenssit Drupaliin liittyvissä palveluissa?
Arviointiperusteina käytettiin hankintahintaa (50 %), projektista vastaavan henkilön pätevyyttä (30 %) ja referenssejä aiemmista Drupal toteutuksista (30 %). Kirjalliset tarjoukset pisteytettiin tämän mukaan. Pisteytyksestä laadittiin excel tiedosto, johon kirjattiin myös perustelut pisteytykselle. Tämä valintadokumentti lähetettiin kaikille tarjouksen lähettäneelle. Tekniseksi yhteistyökumppaniksi valittiin Brain Alliance Oy.
Järjestelmän rakentamiseen menee noin neljä kuukautta. Lähtökohtana on, että järjestelmä rakennetaan hyödyntäen mahdollisimman paljon valmiita Drupalin toiminnallisia komponentteja. Tulevaisuuden lisä- ja muutostarpeet on huomioitava järjestelmää rakennettaessa. Tehtyjen valintojen on kannettava pitkälle tulevaisuuteen. Tämän takia kevään 2010 kehittämiskohteita on jo nyt alustavasti suunniteltava.
Sataedu pääsee Drupalilla tehdyn sähköisen julkaisujärjestelmänsä lähdekoodiin käsiksi, sillä Drupal on avoimen lähdekoodin järjestelmä. Tämä antaa Sataedulle mahdollisuuden jakaa ohjelmakoodia yhteistyökumppaneille. Kurki (2008, 35) kertoo Lasse Larvannon (2007) sanoin, kuinka arvokkaan ohjelmakoodin jakaminen voi olla hyvä hyötymiskeino. Ohjelmakoodin jakamisella, kun voi saada huomiota ja tukea jatkon tuotekehitykseen. JUHTA (2009, 9, 11) sanoo myös samaa, että avoimen lähdekoodin jakamisella voidaan saada paljon enemmän hyötyä, kuin pelkällä passiivisella hyödyntämisellä. Organisaatioiden välisellä yhteistyöllä voidaan jakaa kustannuksia. Suljettujen ohjelmistojen kanssa asiakkaan teettämät parannukset järjestelmään jäävät toimittajalle ja niiden jatkokehittely edellyttää kaupankäyntiä toimittajan kanssa. Varsinkin Sataedun verkkopalvelujen kaltaisissa järjestelmissä, joissa jatkokehittely on keskeisellä sijalla, en näe muuta vaihtoehtoa kuin avoimen lähdekoodin järjestelmä.
LÄHTEET
Finlex, ajantasainen lainsäädäntö 2009. Laki julkisista hankinnoista 348/2007. Saatavilla http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348
JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2005. JHS 129 Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet. Versio 4.1.2008. Julkaistu 15.6.2005. Saatavilla http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs129
JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2009. JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa. Julkaistu 23.2.2009. Saatavilla http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs169
Kurki Matti 2008. Tulevaisuuden verkkopalvelut. Haaga-Helian julkaisusarja Puheenvuoroja 11/2008. Haaga-Helian ammattikorkeakoulu. Saatavilla http://www.haaga-helia.fi/fi/tutkimus-ja-kehityspalvelut/julkaisut/liitteet/TulevaisuudenVerkkopalvelut.pdf
Tämä tekninen toteutus voidaan ostaa hankintana tai tehdä organisaation sisäisenä työnä. Tämä usein riippuu organisaation sisäisestä osaamisesta ja resursseista. Useimmiten järjestelmän toteutus on osaksi omalla väellä tehty ja osaksi ostettu ulkopuolelta. (JUHTA 2005, 7). Sataedussa päädyttiin myös tähän. Osa tehdään sisäisenä työnä ja osa ostetaan asiantuntijapalveluna.
Verkkopalvelujen sähköiseksi julkaisujärjestelmäksi valitaan, Drupal, laajennettavuutensa ja avoimen lähdekoodin takia. Drupalia käyttää mm. Yle, Nokia ja Obaman hallinto. Lisäksi juuri julkaistu demoversio opiskelijaksi.net sivustosta, joka julkaisee uudenmaan opiskelupaikat ja tarjoaa apua valintaan, on toteutettu Drupalin päälle.
Avoin lähdekoodi antaa tilaajalle oikeuden käyttää, kopioida, levittää ja muokata ohjelman koodia vapaasti. Tämän vuoksi ohjelmisto voidaan, vaikka jakaa yhteistyökumppaneiden kanssa. Tämä onkin loistava asia, sillä koskaan ei tiedä, ketkä koulutuskuntayhtymään seuraavaksi liittyvät. Saamme avoimella koodilla helposti jaettua järjestelmäämme muille ilman lisäkustannuksia, sillä avoimesta ohjelmasta ei tule lisenssi-, eikä kuukausimaksuja. Järjestelmän rakentamisesta maksetaan ainoastaan työtuntien verran kertakorvauksena. Tämä pienentää kokonaiskustannuksia. Eikä tarvitse sitoutua yhteen toimittajaan, mikä vähentää riskejä. Sataedu voi aivan vapaasti kehittää järjestelmää omalla osaamisellaan tai valita yhteistyökumppanin tähän ilman sitoumuksia, koska se pääsee käsiksi lähdekoodiin. Järjestelmän koko elinkaaren ajan on siis mahdollisuus vapaaseen kilpailutukseen. Lähdekoodin avoimuuden takia, järjestelmiä voidaan myös helpommin sovittaa yhteen, toisin kuin suljettuja järjestelmiä. Suljettuja ohjelmistoja saa ainoastaan yhdeltä toimittajalta, kun avoimen lähdekoodin ohjelmia saa useilta. Suljettuja ohjelmia ostetaan lisensseinä, kun taas avoimen lähdekoodin ohjelmia ostetaan palveluina. Avoimia järjestelmiä hyödyntämällä varmistetaan mahdollisemman suuri joustavuus nyt ja tulevaisuudessa. Järjestelmän avoimuuden takia koodi voidaan myös tarkistuttaa ja viedä arvioitavaksi kenelle tahansa, mikä nostaa järjestelmän laadukkuutta. (JUHTA 2009, 2, 5, 8—9, 13).
Koska Nakkilan yksiköllä oli jo hyviä kokemuksia avoimesta lähdekoodista ja erityisesti Drupal järjestelmästä, niin siitä tehtiin koulutuskuntayhtymän virallinen järjestelmä koulutuskuntayhtymän johtajan esityksellä. Tähän ideaan vaikutti myös vahvasti JUHTAn suositus JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa. Siinä mainitaan, kuinka kuntien yhdistymisessä avointen järjestelmien käytöllä saadaan kustannustehokkuutta, kun järjestelmiä voidaan vapaasti kopioida fuusioitumisessa ilman lisenssimaksuja. JHS 169 suosituksessa kerrotaan, kuinka organisaatio voi ottaa käyttöön jonkun avoimen järjestelmän ja sitten kilpailuttaa vain käyttöönottoon liittyvät asennus- ja tukipalvelut. (JUHTA 2009, 19—20). Suosituksesta löytyi myös esimerkki, jossa alankomaissa toimiva järjestö, Nederland Open in Verbinding, tulkitsi EU-lainsäädäntöä niin, että itse tehtyjen avoimen lähdekoodien järjestelmien käyttöönottoa ei katsota hankintana. Organisaatio voi siis ottaa järjestelmän käyttöön ja kilpailuttaa vain sitä koskevat palvelut. (JUHTA 2009, 20).
Drupal asiantuntijapalvelut kilpailutettiin kesäkuussa 2009 julkisten hankintojen lain mukaisesti. Tarjouspyynnön kriteerinä käytettiin kokonaistaloudellista edullisuutta, mitä JHS 169 suosittelee (JUHTA 2009, 19.) JHS 169 Avoimen lähdekoodin hankintaa koskevassa suosituksessa oli myös hyviä kysymyksiä tarjouspyyntöön lisättäväksi. Kysymyksillä voidaan selvittää esimerkiksi, kuinka paljon toimittaja osallistuu kyseisen avoimen järjestelmän kehittämiseen. Mahdolliselta toimittajalta kannattaakin selvittää aiemmat vastaavat toteutukset sekä kokemukset järjestelmien räätälöinnistä ja integroinnista. Toimittajan sitoutuminen projektiin ja toimittajan käyttämien asiantuntijaresurssien pätevyyden selvittäminen ovat myös selvitettäviä seikkoja. Ammattitaidon voi osoittaa koulutustaustalla ja aiemmilla osallistumisilla erilaisiin kehittämishankkeisiin. (JUHTA 2009, 21—22). Hankintalaissa (348/2007, 59 §) on myös joukko asiakirjoja, joilla voidaan selvittää toimittajan teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä. Alla olevia kysymyksiä hyödynnettiin Sataedun tarjouspyynnössä, joka jätettiin Hilmaan.
• Onko yrityksenne osallistunut Drupalin kehittämiseen luovuttaen siihen lähdekoodia? Millä tavoin ja kuinka paljon?
• Onko yrityksenne esittänyt Drupalin kehittäjille kehitys- ja korjausehdotuksia? Mitä ja milloin? Miten ehdotuksille kävi?
• Osallistuuko yrityksenne ohjelmiston kehittämiseen liittyvään organisoituun toimintaan? Mihin ja missä muodossa?
• Mitkä ovat yrityksenne toimitusreferenssit Drupaliin liittyvissä palveluissa?
Arviointiperusteina käytettiin hankintahintaa (50 %), projektista vastaavan henkilön pätevyyttä (30 %) ja referenssejä aiemmista Drupal toteutuksista (30 %). Kirjalliset tarjoukset pisteytettiin tämän mukaan. Pisteytyksestä laadittiin excel tiedosto, johon kirjattiin myös perustelut pisteytykselle. Tämä valintadokumentti lähetettiin kaikille tarjouksen lähettäneelle. Tekniseksi yhteistyökumppaniksi valittiin Brain Alliance Oy.
Järjestelmän rakentamiseen menee noin neljä kuukautta. Lähtökohtana on, että järjestelmä rakennetaan hyödyntäen mahdollisimman paljon valmiita Drupalin toiminnallisia komponentteja. Tulevaisuuden lisä- ja muutostarpeet on huomioitava järjestelmää rakennettaessa. Tehtyjen valintojen on kannettava pitkälle tulevaisuuteen. Tämän takia kevään 2010 kehittämiskohteita on jo nyt alustavasti suunniteltava.
Sataedu pääsee Drupalilla tehdyn sähköisen julkaisujärjestelmänsä lähdekoodiin käsiksi, sillä Drupal on avoimen lähdekoodin järjestelmä. Tämä antaa Sataedulle mahdollisuuden jakaa ohjelmakoodia yhteistyökumppaneille. Kurki (2008, 35) kertoo Lasse Larvannon (2007) sanoin, kuinka arvokkaan ohjelmakoodin jakaminen voi olla hyvä hyötymiskeino. Ohjelmakoodin jakamisella, kun voi saada huomiota ja tukea jatkon tuotekehitykseen. JUHTA (2009, 9, 11) sanoo myös samaa, että avoimen lähdekoodin jakamisella voidaan saada paljon enemmän hyötyä, kuin pelkällä passiivisella hyödyntämisellä. Organisaatioiden välisellä yhteistyöllä voidaan jakaa kustannuksia. Suljettujen ohjelmistojen kanssa asiakkaan teettämät parannukset järjestelmään jäävät toimittajalle ja niiden jatkokehittely edellyttää kaupankäyntiä toimittajan kanssa. Varsinkin Sataedun verkkopalvelujen kaltaisissa järjestelmissä, joissa jatkokehittely on keskeisellä sijalla, en näe muuta vaihtoehtoa kuin avoimen lähdekoodin järjestelmä.
LÄHTEET
Finlex, ajantasainen lainsäädäntö 2009. Laki julkisista hankinnoista 348/2007. Saatavilla http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348
JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2005. JHS 129 Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet. Versio 4.1.2008. Julkaistu 15.6.2005. Saatavilla http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs129
JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 2009. JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa. Julkaistu 23.2.2009. Saatavilla http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs169
Kurki Matti 2008. Tulevaisuuden verkkopalvelut. Haaga-Helian julkaisusarja Puheenvuoroja 11/2008. Haaga-Helian ammattikorkeakoulu. Saatavilla http://www.haaga-helia.fi/fi/tutkimus-ja-kehityspalvelut/julkaisut/liitteet/TulevaisuudenVerkkopalvelut.pdf
tiistai 8. syyskuuta 2009
Tiedonhallinta kehittämishankkeissa
Kehittämishankkeilla pyritään pitämään organisaation kilpailu- ja suorituskykyä yllä. Hankkeiden on vastattava toimialan ajanmukaisiin vaatimuksiin ja mielellään jopa ylitettävä ne. Tiedonhallinnan kehittämisen tavoitteena on tuoda ajansäästöä tiedon nopeammalla löytymisellä ja tietoresurssien tehokkaammalla käytöllä. (Kaario 2008, 128, 136). Oikea tieto tulee olla oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
Kun ollaan valitsemassa tiedonhallinnan teknologiaa, on huomioitava pitkällä aikavälillä eri järjestelmien yhteensopivuus ja skaalautuvuus sekä tietojen käytettävyys ja säilyvyys. Tekniikka kehittyy koko ajan ja suunnittelussa onkin mietittävä tulevia kehityssuuntia. Tällä hetkellä kasvava trendi on sosiaalinen verkostoituminen, joka tuo aivan uusia mahdollisuuksia tiedonhallintaan. (Kaario 2008, 145-147). Sosiaalisen median hyödyntäminen on vallan kiinnostava aihe, jota myös tutkin paljon töissä ja vapaa-ajalla.
Mutta tiedonhallinnan kehittämishankkeet ovat paljon muutakin kuin vain teknologiaa. Tiedonhallinta on mukana organisaation lähes jokaisen työntekijän jokapäiväisessä työssä ja melkein kaikissa toiminnoissa. Siksi kehittämistä ohjaa organisaation toiminnan tavoitteet. (Kaario 2008, 129).
Verkkopalveluiden kautta Sataedun yksiköiden välille muodostuu toiminnallinen arvoketju, jossa liikkuu tietovirtoja. Yhtenäistämällä toimintaa saamme aikaiseksi yhteisiä palvelu- ja arvoketjuja, joista me kaikki voimme hyötyä. Verkkopalveluiden kantavana konseptina onkin ajatus yhteisestä työkalusta, joka yhdistää hajautettua organisaatiota ja jota kehitetään jatkuvasti helpottamaan kaikkien rutiinityötä. Vähimmäisvaatimus tälle konseptille on, että saamme Sataedulaisten käyttäjätunnukset ja salasanat integroitua verkkopalveluun. Kaikessa suunnittelussa pyritään yhden luukun periaatteeseen. Yhden luukun palvelumallissa käyttäjä saa kaiken samasta paikasta. Tämä edellyttää, että kaikki toiminnot siirtyy verkkoon ja kaikki järjestelmät ovat yhteensopivia. Tulevaisuudessa vain korostuu käyttäjien odotukset laadukasta sähköistä palvelua kohtaan. Meidän on vastattava tähän tarpeeseen nyt, jotta säilytämme kilpailu- ja suorituskyvyn myös tulevaisuudessa.
Kehittämishankkeet vaativat johdon sitoutumista. Johdon tehtävä on osoittaa positiivista muutoshenkeä hankkeita kohtaan (Kaario 2008, 129-131.) Muutoksissa kannattaa silti aina muistaa, että muutos lähtee käyttäjästä. Me kaikki voimme omalla toiminnallamme myötävaikuttaa positiiviseen muutokseen.
Kun edessä on suuri muutos, ”on norsu syötävä pala kerrallaan”. Muutos on hyvä tehdä vaiheittain, joilla selkeät tavoitteet ja aikataulut. Jokaisesta vaiheesta on tultava tuloksia ja vietävä hanketta eteenpäin. Tätä varten on hyvä tehdä tiekartta (roadmap), jossa on lueteltu vaiheet, aikataulut ja tulokset. Tiekartta toimii hankkeen kehittämisstrategiana. Hankkeen tuloksien onnistuminen ja epäonnistuminen ovat tärkeää pystyä myös mittaamaan. (Kaario 2008, 129-131).
Sataedun verkkopalvelujen kehittämisstrategia lyhyesti
VAIHE 1
Aikataulu: syksy 2009
Tavoite: Ensimmäisessä vaiheessa on tarkoitus luoda Sataedulle yhteiset internetsivut uudella, yhtenäisellä ilmeellä. Silloin rakennetaan informaatioarkkitehtuuri ja toteutamme verkkopalveluiden peruspalvelut, kuten koulutustarjonta, alkavat koulutukset, uutiset, kuvagalleria, organisaation ja yksiköiden esittely, sähköinen puhelinluettelo sekä intran tiedotuskanava.
Ominaisuuksia, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat uutisten, alkavien koulutusten ja koulutustarjonnan personointi.
Toimintoja, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat haku toiminto ja lähetä vinkki kaverille toiminto.
Päivitysvastuut näille sivuille on myös määritettävä on dokumentoitava.
Tulokset: Tavoite on saavutettu, kun 1.1.2010 peruspalvelut ovat osoitteessa www.sataedu.fi.
Laatua mitataan myös käytettävyys testeillä. Käytettävyys voidaan jakaa tiedon saatavuuteen ja helppouteen. Oikeat käyttäjät kokeilevat selata sivuja ja heidän toimiaan seurataan Google Analytics ohjelmalla. Käytettävyystestien jälkeen tehdään tarvittavat korjaukset ja testataan uudelleen. Testaus etenee siis iteratiivisin syklein (suunnittelu -> toteutus -> testaus -> korjaukset).
VAIHE 2
Aikataulu: kevät 2010
Tavoite: Tavoitteena on luoda intra, dokumentinhallintajärjestelmä, rakenteiset dokumentit, jne.
Tulokset: Viestintä ja tiedon löytyminen saadaan kokonaan uudelle tasolle.
VAIHE 3
Aikataulu: vuodet 2010-2013
Tavoite: Jatkokehityssuunnitelma. Verkkopalvelujen kehittäminen kohti toiminnanohjausjärjestelmää, yhden luukun periaate toteutuu.
Tulokset: Lisäarvon tuottaminen henkilökunnalle helpottamalla heidän rutiinityötä. Asiakkaille lisäarvon tuottaminen uuden teknologian antamilla mahdollisuuksilla (sosiaalinen media).
Sisällöntuottamisen kehittäminen tapahtuu horisontaalisti, sillä se koskee kaikkia organisaation yksiköitä (Kaario 2008, 131.) Näin on myös Sataedussa. Sisällönhallinnalle on määritettävä vastuuhenkilöitä kaikista yksiköistä. Jokainen vastuuhenkilö päivittää omaa osiotaan verkkosivuilla. Esim. opiskelijavaihtoon liittyviä asioita päivittävät yksiköiden KV -koordinaattorit. Päivittäminen on tehty helpoksi ja tiedoille on valmiit kentät WYSIWYG (What You See Is What You Get) periaatteen mukaisesti.
Informaatioarkkitehtuuri on tietosisältöjen luokittelua, rakenteistamista tai metatietojen merkitsemistä, jotta tiedon käsittely olisi mahdollisimman automaattista. Sen tavoitteena on auttaa tiedon löytämistä ja tiedonhallintaa. Tietosisällön suunnittelu tarkoittaa tiedon tunnistamista, inventointia ja luokittelua. Inventoinnin tuloksena syntyy taulukko, jossa on kohteen tiedot ja tietojen kytkökset toimintaprosesseihin. Tämän pohjalta tietoelementit luokitellaan sisältötyypeiksi. Tiedot, joilla on yhtenevä käyttötarkoitus, rakenne ja käsittelysäännöt kuuluvat samaan sisältötyyppiin. Sisältötyypit ovat erittäin tärkeitä, sillä niiden avulla voidaan tehdä tiedonhallintaa automatisoivia sekä hakua helpottavia toimintoja ja ominaisuuksia. Sisältötyypille määritetään joukko ominaisuuksia (metatiedot, elinkaari, työnkulku, käsittelysäännöt ja sisältörakenne) tai siihen sidotaan dokumenttipohjia. (Kaario 2008, 141-143).
Taksonomia tarkoittaa käsitteiden luokittelua. Käsitteet jaetaan ylätason käsitteisiin ja niille määritellään alatason käsitteitä hierarkkisesti. Hierarkiassa alemman tason käsitteet perivät ylemmän tason käsitteiden ominaisuudet. Kun taksonomia viedään tarkemmalle tasolle, niin käsitteiden väliset suhteet ja muut parametrit ovat selvillä. Tätä nimetään ontologiaksi. Taksonomialla ja ontologialla hallitaan tiedon elinkaarta ja ymmärretään tiedon semantiikka eli merkitys. Tiedon merkitys on edellytys semanttiselle webille. (Kaario 2008, 156, 158, 160).
Myös Sataedun sivujen sisällöstä rakennetaan sisältötyyppejä, joihin merkitään tietokenttiä, joista tarvittaessa tehdään luokitteluja eli taksonomioita. Kun tiedosta tehdään taksonomia, tietoon voidaan tehdä hakuja ja näin se löytyy helpommin. Olen aloittanut sisältötyyppien nimeämisen ja luokittelujen keräämisen Sataedun wiki alustalle.
Lopuksi voidaan todeta Kaarion sanoin (2008, 133)
”Projektin paineissa hikoileville projektin jälkeinen elämä on kuoleman jälkeistä elämää”.
Sitä odotellessa...
LÄHDE
Kaario Kimmo 2008. Tiedonhallinta: avain tietotyön tuottavuuteen. Jyväskylä: Docendo.
Kun ollaan valitsemassa tiedonhallinnan teknologiaa, on huomioitava pitkällä aikavälillä eri järjestelmien yhteensopivuus ja skaalautuvuus sekä tietojen käytettävyys ja säilyvyys. Tekniikka kehittyy koko ajan ja suunnittelussa onkin mietittävä tulevia kehityssuuntia. Tällä hetkellä kasvava trendi on sosiaalinen verkostoituminen, joka tuo aivan uusia mahdollisuuksia tiedonhallintaan. (Kaario 2008, 145-147). Sosiaalisen median hyödyntäminen on vallan kiinnostava aihe, jota myös tutkin paljon töissä ja vapaa-ajalla.
Mutta tiedonhallinnan kehittämishankkeet ovat paljon muutakin kuin vain teknologiaa. Tiedonhallinta on mukana organisaation lähes jokaisen työntekijän jokapäiväisessä työssä ja melkein kaikissa toiminnoissa. Siksi kehittämistä ohjaa organisaation toiminnan tavoitteet. (Kaario 2008, 129).
Verkkopalveluiden kautta Sataedun yksiköiden välille muodostuu toiminnallinen arvoketju, jossa liikkuu tietovirtoja. Yhtenäistämällä toimintaa saamme aikaiseksi yhteisiä palvelu- ja arvoketjuja, joista me kaikki voimme hyötyä. Verkkopalveluiden kantavana konseptina onkin ajatus yhteisestä työkalusta, joka yhdistää hajautettua organisaatiota ja jota kehitetään jatkuvasti helpottamaan kaikkien rutiinityötä. Vähimmäisvaatimus tälle konseptille on, että saamme Sataedulaisten käyttäjätunnukset ja salasanat integroitua verkkopalveluun. Kaikessa suunnittelussa pyritään yhden luukun periaatteeseen. Yhden luukun palvelumallissa käyttäjä saa kaiken samasta paikasta. Tämä edellyttää, että kaikki toiminnot siirtyy verkkoon ja kaikki järjestelmät ovat yhteensopivia. Tulevaisuudessa vain korostuu käyttäjien odotukset laadukasta sähköistä palvelua kohtaan. Meidän on vastattava tähän tarpeeseen nyt, jotta säilytämme kilpailu- ja suorituskyvyn myös tulevaisuudessa.
Kehittämishankkeet vaativat johdon sitoutumista. Johdon tehtävä on osoittaa positiivista muutoshenkeä hankkeita kohtaan (Kaario 2008, 129-131.) Muutoksissa kannattaa silti aina muistaa, että muutos lähtee käyttäjästä. Me kaikki voimme omalla toiminnallamme myötävaikuttaa positiiviseen muutokseen.
Kun edessä on suuri muutos, ”on norsu syötävä pala kerrallaan”. Muutos on hyvä tehdä vaiheittain, joilla selkeät tavoitteet ja aikataulut. Jokaisesta vaiheesta on tultava tuloksia ja vietävä hanketta eteenpäin. Tätä varten on hyvä tehdä tiekartta (roadmap), jossa on lueteltu vaiheet, aikataulut ja tulokset. Tiekartta toimii hankkeen kehittämisstrategiana. Hankkeen tuloksien onnistuminen ja epäonnistuminen ovat tärkeää pystyä myös mittaamaan. (Kaario 2008, 129-131).
Sataedun verkkopalvelujen kehittämisstrategia lyhyesti
VAIHE 1
Aikataulu: syksy 2009
Tavoite: Ensimmäisessä vaiheessa on tarkoitus luoda Sataedulle yhteiset internetsivut uudella, yhtenäisellä ilmeellä. Silloin rakennetaan informaatioarkkitehtuuri ja toteutamme verkkopalveluiden peruspalvelut, kuten koulutustarjonta, alkavat koulutukset, uutiset, kuvagalleria, organisaation ja yksiköiden esittely, sähköinen puhelinluettelo sekä intran tiedotuskanava.
Ominaisuuksia, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat uutisten, alkavien koulutusten ja koulutustarjonnan personointi.
Toimintoja, jotka tulevat sivuille ensimmäisessä vaiheessa ovat haku toiminto ja lähetä vinkki kaverille toiminto.
Päivitysvastuut näille sivuille on myös määritettävä on dokumentoitava.
Tulokset: Tavoite on saavutettu, kun 1.1.2010 peruspalvelut ovat osoitteessa www.sataedu.fi.
Laatua mitataan myös käytettävyys testeillä. Käytettävyys voidaan jakaa tiedon saatavuuteen ja helppouteen. Oikeat käyttäjät kokeilevat selata sivuja ja heidän toimiaan seurataan Google Analytics ohjelmalla. Käytettävyystestien jälkeen tehdään tarvittavat korjaukset ja testataan uudelleen. Testaus etenee siis iteratiivisin syklein (suunnittelu -> toteutus -> testaus -> korjaukset).
VAIHE 2
Aikataulu: kevät 2010
Tavoite: Tavoitteena on luoda intra, dokumentinhallintajärjestelmä, rakenteiset dokumentit, jne.
Tulokset: Viestintä ja tiedon löytyminen saadaan kokonaan uudelle tasolle.
VAIHE 3
Aikataulu: vuodet 2010-2013
Tavoite: Jatkokehityssuunnitelma. Verkkopalvelujen kehittäminen kohti toiminnanohjausjärjestelmää, yhden luukun periaate toteutuu.
Tulokset: Lisäarvon tuottaminen henkilökunnalle helpottamalla heidän rutiinityötä. Asiakkaille lisäarvon tuottaminen uuden teknologian antamilla mahdollisuuksilla (sosiaalinen media).
Sisällöntuottamisen kehittäminen tapahtuu horisontaalisti, sillä se koskee kaikkia organisaation yksiköitä (Kaario 2008, 131.) Näin on myös Sataedussa. Sisällönhallinnalle on määritettävä vastuuhenkilöitä kaikista yksiköistä. Jokainen vastuuhenkilö päivittää omaa osiotaan verkkosivuilla. Esim. opiskelijavaihtoon liittyviä asioita päivittävät yksiköiden KV -koordinaattorit. Päivittäminen on tehty helpoksi ja tiedoille on valmiit kentät WYSIWYG (What You See Is What You Get) periaatteen mukaisesti.
Informaatioarkkitehtuuri on tietosisältöjen luokittelua, rakenteistamista tai metatietojen merkitsemistä, jotta tiedon käsittely olisi mahdollisimman automaattista. Sen tavoitteena on auttaa tiedon löytämistä ja tiedonhallintaa. Tietosisällön suunnittelu tarkoittaa tiedon tunnistamista, inventointia ja luokittelua. Inventoinnin tuloksena syntyy taulukko, jossa on kohteen tiedot ja tietojen kytkökset toimintaprosesseihin. Tämän pohjalta tietoelementit luokitellaan sisältötyypeiksi. Tiedot, joilla on yhtenevä käyttötarkoitus, rakenne ja käsittelysäännöt kuuluvat samaan sisältötyyppiin. Sisältötyypit ovat erittäin tärkeitä, sillä niiden avulla voidaan tehdä tiedonhallintaa automatisoivia sekä hakua helpottavia toimintoja ja ominaisuuksia. Sisältötyypille määritetään joukko ominaisuuksia (metatiedot, elinkaari, työnkulku, käsittelysäännöt ja sisältörakenne) tai siihen sidotaan dokumenttipohjia. (Kaario 2008, 141-143).
Taksonomia tarkoittaa käsitteiden luokittelua. Käsitteet jaetaan ylätason käsitteisiin ja niille määritellään alatason käsitteitä hierarkkisesti. Hierarkiassa alemman tason käsitteet perivät ylemmän tason käsitteiden ominaisuudet. Kun taksonomia viedään tarkemmalle tasolle, niin käsitteiden väliset suhteet ja muut parametrit ovat selvillä. Tätä nimetään ontologiaksi. Taksonomialla ja ontologialla hallitaan tiedon elinkaarta ja ymmärretään tiedon semantiikka eli merkitys. Tiedon merkitys on edellytys semanttiselle webille. (Kaario 2008, 156, 158, 160).
Myös Sataedun sivujen sisällöstä rakennetaan sisältötyyppejä, joihin merkitään tietokenttiä, joista tarvittaessa tehdään luokitteluja eli taksonomioita. Kun tiedosta tehdään taksonomia, tietoon voidaan tehdä hakuja ja näin se löytyy helpommin. Olen aloittanut sisältötyyppien nimeämisen ja luokittelujen keräämisen Sataedun wiki alustalle.
Lopuksi voidaan todeta Kaarion sanoin (2008, 133)
”Projektin paineissa hikoileville projektin jälkeinen elämä on kuoleman jälkeistä elämää”.
Sitä odotellessa...
LÄHDE
Kaario Kimmo 2008. Tiedonhallinta: avain tietotyön tuottavuuteen. Jyväskylä: Docendo.
perjantai 4. syyskuuta 2009
Organisaatioiden tiedonhallinta
Työt ovat vieneet kokonaan aikani ja blogiin kirjoittamisesta alkaa olla kulunut jo yli neljä kuukautta. Yritän parantaa tapani tässä asiassa.
Luin mielenkiintoisen tutkimuksen tiedonhallinnasta (Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated). Siinä esiintulleita asioita olen joutunut pohtimaan suunnitellessani uutta verkkopalvelua.
Tiedonhallinnassa teknologialla on suuri rooli. Tiedonmäärä on niin valtava, että se on valjastettava kehittyneellä teknologialla, jotta voimme hyödyntää sitä. Tiedonhallinta edistää organisaation suorituskykyä monin eri tavoin. Se vaikuttaa ihmisiin, prosesseihin, tuotteisiin ja rakenteisiin minimoiden riskejä, lisäten tehokkuutta ja luoden innovatiivisia prosesseja ja tuotteita. Näin tiedonhallinta tarjoaa kestävää kilpailukykyä, joka varmistaa organisaation menestymisen. (Handzic 2005, 17).
Kiinnostus tiedonhallintaan on tullut monien kehitystrendien kautta, kuten kansainvälistyminen, digitaalisuus, virtuaalisuus ja kilpailunkiristyminen. Näin tietojohtamisen merkitys on kasvanut ja tullut organisaatioissa ajankohtaiseksi. Tutkimuksessa viitataan myös muihin lähteisiin. Burnes (2000) kertoo, että tietotalous vaatii organisaatioita integroimaan prosessit ja järjestelmät, jotta resurssit voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti ja sitä kautta saada tulosta. Jos organisaatiot eivät integroi järjestelmiään ja valjasta tietoresurssejaan, he ovat haavoittuvaisia tulevaisuuden kilpailussa. Earlin (2001) mukaan, tiedonhallinnalla saavutetaan parempia prosesseja ja tuotteita, autetaan johtoa päätöksenteossa ja organisaatiosta tulee mukautuva ja uudistumiskykyinen. Tiedonhallinnan tehtävä on siis selvittää, miten tietoa valjastetaan ja hyödynnetään paremmin. (Handzic 2005, 4).
Tiedonhallinnassa teknologiat ja ihmisten kyky oppia ja luoda tietoa ovat suuressa roolissa. Teknologioilla helpotetaan tiedon jakamista, esittämistä ja vaihtamista. Kun organisaatio valitsee teknologiaa, on huomioitava tulevaisuuden tarpeet ja tekninen kehitys. Mikä ratkaisu sopii parhaiten organisaation tavoitteisiin. (Handzic 2005, 35). Ei ole yhtä oikeaa ratkaisua, vaan jokaisen on löydettävä omansa (Handzic 2005, 17.)
Mielestäni ihmiset voivat parantaa kykyään oppia, luoda tietoa ja ennakoida tilanteita teknologian keinoin. Itse käytän internetpohjaista mindmap työkalua, jolla ideoin ja järjestän ajatuksiani. Olen huomannut, että olen pystynyt ennakoimaan tulevia tehtäviäni ja näin valmistaumaan tuleviin haasteisiin paremmin. Myös Handzicin (2005, 85) tutkimus kertoo samaa. Tietokartoilla ja kuvauksilla voidaan visualisoida tietoa sekä lisätä ihmisten suorituskykyä löytää ja oppia asiantuntijatietoa. Tämä auttaa tehtävien ennakoinnissa ja vähentää suoritukseen käytettyä aikaa. Eri teknologioilla on kaikilla myös rajoituksensa ja siksi huolellinen arviointi ja tutkiminen on aina paikallaan. On löydettävä tilanteeseen sopiva teknologia. On kuitenkin muistettava, että oppimistilanteet vaihtelevat aina, joten tekniikka on valittava sen mukaan.
Verkkopalvelujen julkaisujärjestelmällä valjastamme organisaation tietoresurssit. Järjestelmän tehtävä on keräämämme tiedon säilyttäminen ja levittäminen hajautetun organisaation yksiköihimme. Verkkopalvelun tämän vuoden tavoitteena on yhdistää yksiköitä ja tarjota oikea-aikaista tietoa rakentamalla yhteinen tietovarasto, jossa on kehittyneet hakutoiminnot tiedon löytymisen helpottamiseksi. Ensi vuoden tavoitteet koskevat tiedon hyödyntämistä, osaamisenhallintaa ja prosessien yhtenäistämistä.
Hajautetussa organisaatiossa verkoston luominen on tärkeää. Handzicin (2005, 218) tutkimuksen mukaan verkkoyhteisö tarvitsee kehittyäkseen ja menestyäkseen rohkaisua ja ohjaamista. Lisäksi se tarvitsee pienen suunnannäyttäjä ryhmän, joka näyttää oikean tien ja vaikuttaa ilmapiiriin. Internetpohjaiset keskustelufoorumit ovat tehokkaita työkaluja hajautetulle organisaatiolle yhteistyön ja viestien tallentamisen kannalta, mutta kasvotusten käydyt keskustelut täydentävät tätä kehittäen luottamusta ja vuorovaikutussuhteita sekä rohkaisten laajempaan osallistumiseen verkostossa.
Tutkimusta lukiessani sain idean organisaatiomme projektinhallintaan. Handzic kertoo virtuaalisesta paikasta, jossa käyttäjät keräsivät ideaa valmistellessa mielenkiintoista materiaalia idean tueksi eri lähteistä, jakoivat ideoitaan keskenään, keksivät potentiaalisia ratkaisuja ongelmiin ja lahjoittivat ratkaisut ideapankkiin tai levitettiin ne ihmisille. Tämä oli ikään kuin elektroninen aivoriihi. Näin käyttäjät paransivat luovaa suoritustaan toisten ihmisten tuella ja saivat enemmän ideoita. Tällaisilla tiedonhallinnan työkaluilla voidaan helpottaa oppimista ja suoritusta luovissa ongelmanratkaisuissa ja ajattelussa. (Handzic 2005, 122). Suunnitellessani organisaatiomme projektinhallintaa pohdin, että voisiko tätä tutkimuksen ideaa hyödyntää myös projektin tai hankkeen aloitusvaiheessa. Voisiko projektinhallinnan ensimmäinen vaihe olla elektroninen aivoriihi, jossa hankkeen/projektin osapuolet kokoontuisivat ideoimaan vapaasti ja ideat tallentuisivat projektinhallintatyökalulla ja olisivat näin hyödynnettävissä myös myöhemmin. Näin saisimme hyödynnettyä organisaatiomme hajallaan olevan osaamisen ja tekisimme asiantuntijuudesta näkyvämpää, kun ideat jäisivät elämään ideapankkiin.
Handzicin tutkimuksessa selvisi, että tulevaisuudessa tieto voidaan yhä enemmän visualisoida näkyväksi, monet eri järjestelmät tulee integroida keskenään ja on mentävä kohti tehokasta tiedon löytämisjärjestelmää (Handzic 2005, 102.) Nämä asiat kiinnostavat minua suunnattomasti. Uskon, että esim. sosiaalisen median työkaluilla saamme kerättyä tietoa, visualisoitua ja hyödynnettyä sitä, jos vain useat ihmiset lähtevät tähän haasteeseen mukaan. Ei sota nimittäin yhtä ihmistä kaipaa. Piilevän tiedon näkyväksi tekeminen sekä sen hakeminen ja hyödyntäminen ovat olleet minulla mielessä jo pitemmän aikaa ja näihin ajatuksiin tahtoisin löytää mahdollisimman tehokkaan systeemin tulevaisuudessa. Tällä hetkellä vaan tuntuu, että teknologioita on paljon, yhtä oikeaa ratkaisua ei ole, eikä tietoa osata vielä hallita niin hyvin, kuin se olisi mahdollista uuden teknologien keinoin. Nyt tarvitaan innovatiivisia ihmisiä kehittämään tiedonhallintaa ja erityisesti osaamisenhallintaa.
Organisaatioissa ollaan kyllä tietoisia tiedonhallinnan tärkeydestä, mutta varsinainen toimeenpano ontuu. Tämän vuoksi useilla yrityksillä on vielä pitkä matka tiedon hyödyntämiseen. Organisaatioiden on hyvä ymmärtää, että kun organisaation tiedon- ja osaamisenhallintaa suunnitellaan ja toimeenpannaan huolellisesti, se vapauttaa tietoresursseja, jotka tuovat taas puolestaan menestystä yritykselle. Elämme koko ajan muuttuvassa maailmassa, on haastavaa löytää sopiva tiedonhallintajärjestelmä, joka vastaa organisaation tavoitteisiin ja strategioihin. Haaste on kuitenkin otettava vastaan, jotta varmistetaan selviytyminen ja menestyminen tulevaisuudessa. (Handzic 2005, 232-233). Tiedonhallinta vastaa yhtä merkityksellisintä johtamistoimintoa tietotaloudessa (Handzic 2005, 250.)
Osa tiedemiehistä sitoo tiedonhallinnan tulevaisuuden uusiin kehityksiin ja parannuksiin tieto- ja vuorovaikutusteknologioissa. Osa taas ajattelee, että kun tiedonhallinta on käytännössä lyönyt läpi, niin emme enää silloin puhu tiedonhallinnasta, koska se on kaikkialla oleva ja jokaisen jokapäiväistä elämää. Tiedonhallinta on tällöin kaikki mitä teemme. Sitä ei enää ihmetellä. Tapahtui sitten mitä tahansa. Tiedonhallintatyökalut ja teknologia helpottavat saavuttamaan asiantuntijuutta, toimittavat oikea-aikaista tietoa ja auttavat organisaatioita hyödyntämään tietoresursseja. (Handzic 2005, 265-266).
LÄHDE
Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated
Luin mielenkiintoisen tutkimuksen tiedonhallinnasta (Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated). Siinä esiintulleita asioita olen joutunut pohtimaan suunnitellessani uutta verkkopalvelua.
Tiedonhallinnassa teknologialla on suuri rooli. Tiedonmäärä on niin valtava, että se on valjastettava kehittyneellä teknologialla, jotta voimme hyödyntää sitä. Tiedonhallinta edistää organisaation suorituskykyä monin eri tavoin. Se vaikuttaa ihmisiin, prosesseihin, tuotteisiin ja rakenteisiin minimoiden riskejä, lisäten tehokkuutta ja luoden innovatiivisia prosesseja ja tuotteita. Näin tiedonhallinta tarjoaa kestävää kilpailukykyä, joka varmistaa organisaation menestymisen. (Handzic 2005, 17).
Kiinnostus tiedonhallintaan on tullut monien kehitystrendien kautta, kuten kansainvälistyminen, digitaalisuus, virtuaalisuus ja kilpailunkiristyminen. Näin tietojohtamisen merkitys on kasvanut ja tullut organisaatioissa ajankohtaiseksi. Tutkimuksessa viitataan myös muihin lähteisiin. Burnes (2000) kertoo, että tietotalous vaatii organisaatioita integroimaan prosessit ja järjestelmät, jotta resurssit voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti ja sitä kautta saada tulosta. Jos organisaatiot eivät integroi järjestelmiään ja valjasta tietoresurssejaan, he ovat haavoittuvaisia tulevaisuuden kilpailussa. Earlin (2001) mukaan, tiedonhallinnalla saavutetaan parempia prosesseja ja tuotteita, autetaan johtoa päätöksenteossa ja organisaatiosta tulee mukautuva ja uudistumiskykyinen. Tiedonhallinnan tehtävä on siis selvittää, miten tietoa valjastetaan ja hyödynnetään paremmin. (Handzic 2005, 4).
Tiedonhallinnassa teknologiat ja ihmisten kyky oppia ja luoda tietoa ovat suuressa roolissa. Teknologioilla helpotetaan tiedon jakamista, esittämistä ja vaihtamista. Kun organisaatio valitsee teknologiaa, on huomioitava tulevaisuuden tarpeet ja tekninen kehitys. Mikä ratkaisu sopii parhaiten organisaation tavoitteisiin. (Handzic 2005, 35). Ei ole yhtä oikeaa ratkaisua, vaan jokaisen on löydettävä omansa (Handzic 2005, 17.)
Mielestäni ihmiset voivat parantaa kykyään oppia, luoda tietoa ja ennakoida tilanteita teknologian keinoin. Itse käytän internetpohjaista mindmap työkalua, jolla ideoin ja järjestän ajatuksiani. Olen huomannut, että olen pystynyt ennakoimaan tulevia tehtäviäni ja näin valmistaumaan tuleviin haasteisiin paremmin. Myös Handzicin (2005, 85) tutkimus kertoo samaa. Tietokartoilla ja kuvauksilla voidaan visualisoida tietoa sekä lisätä ihmisten suorituskykyä löytää ja oppia asiantuntijatietoa. Tämä auttaa tehtävien ennakoinnissa ja vähentää suoritukseen käytettyä aikaa. Eri teknologioilla on kaikilla myös rajoituksensa ja siksi huolellinen arviointi ja tutkiminen on aina paikallaan. On löydettävä tilanteeseen sopiva teknologia. On kuitenkin muistettava, että oppimistilanteet vaihtelevat aina, joten tekniikka on valittava sen mukaan.
Verkkopalvelujen julkaisujärjestelmällä valjastamme organisaation tietoresurssit. Järjestelmän tehtävä on keräämämme tiedon säilyttäminen ja levittäminen hajautetun organisaation yksiköihimme. Verkkopalvelun tämän vuoden tavoitteena on yhdistää yksiköitä ja tarjota oikea-aikaista tietoa rakentamalla yhteinen tietovarasto, jossa on kehittyneet hakutoiminnot tiedon löytymisen helpottamiseksi. Ensi vuoden tavoitteet koskevat tiedon hyödyntämistä, osaamisenhallintaa ja prosessien yhtenäistämistä.
Hajautetussa organisaatiossa verkoston luominen on tärkeää. Handzicin (2005, 218) tutkimuksen mukaan verkkoyhteisö tarvitsee kehittyäkseen ja menestyäkseen rohkaisua ja ohjaamista. Lisäksi se tarvitsee pienen suunnannäyttäjä ryhmän, joka näyttää oikean tien ja vaikuttaa ilmapiiriin. Internetpohjaiset keskustelufoorumit ovat tehokkaita työkaluja hajautetulle organisaatiolle yhteistyön ja viestien tallentamisen kannalta, mutta kasvotusten käydyt keskustelut täydentävät tätä kehittäen luottamusta ja vuorovaikutussuhteita sekä rohkaisten laajempaan osallistumiseen verkostossa.
Tutkimusta lukiessani sain idean organisaatiomme projektinhallintaan. Handzic kertoo virtuaalisesta paikasta, jossa käyttäjät keräsivät ideaa valmistellessa mielenkiintoista materiaalia idean tueksi eri lähteistä, jakoivat ideoitaan keskenään, keksivät potentiaalisia ratkaisuja ongelmiin ja lahjoittivat ratkaisut ideapankkiin tai levitettiin ne ihmisille. Tämä oli ikään kuin elektroninen aivoriihi. Näin käyttäjät paransivat luovaa suoritustaan toisten ihmisten tuella ja saivat enemmän ideoita. Tällaisilla tiedonhallinnan työkaluilla voidaan helpottaa oppimista ja suoritusta luovissa ongelmanratkaisuissa ja ajattelussa. (Handzic 2005, 122). Suunnitellessani organisaatiomme projektinhallintaa pohdin, että voisiko tätä tutkimuksen ideaa hyödyntää myös projektin tai hankkeen aloitusvaiheessa. Voisiko projektinhallinnan ensimmäinen vaihe olla elektroninen aivoriihi, jossa hankkeen/projektin osapuolet kokoontuisivat ideoimaan vapaasti ja ideat tallentuisivat projektinhallintatyökalulla ja olisivat näin hyödynnettävissä myös myöhemmin. Näin saisimme hyödynnettyä organisaatiomme hajallaan olevan osaamisen ja tekisimme asiantuntijuudesta näkyvämpää, kun ideat jäisivät elämään ideapankkiin.
Handzicin tutkimuksessa selvisi, että tulevaisuudessa tieto voidaan yhä enemmän visualisoida näkyväksi, monet eri järjestelmät tulee integroida keskenään ja on mentävä kohti tehokasta tiedon löytämisjärjestelmää (Handzic 2005, 102.) Nämä asiat kiinnostavat minua suunnattomasti. Uskon, että esim. sosiaalisen median työkaluilla saamme kerättyä tietoa, visualisoitua ja hyödynnettyä sitä, jos vain useat ihmiset lähtevät tähän haasteeseen mukaan. Ei sota nimittäin yhtä ihmistä kaipaa. Piilevän tiedon näkyväksi tekeminen sekä sen hakeminen ja hyödyntäminen ovat olleet minulla mielessä jo pitemmän aikaa ja näihin ajatuksiin tahtoisin löytää mahdollisimman tehokkaan systeemin tulevaisuudessa. Tällä hetkellä vaan tuntuu, että teknologioita on paljon, yhtä oikeaa ratkaisua ei ole, eikä tietoa osata vielä hallita niin hyvin, kuin se olisi mahdollista uuden teknologien keinoin. Nyt tarvitaan innovatiivisia ihmisiä kehittämään tiedonhallintaa ja erityisesti osaamisenhallintaa.
Organisaatioissa ollaan kyllä tietoisia tiedonhallinnan tärkeydestä, mutta varsinainen toimeenpano ontuu. Tämän vuoksi useilla yrityksillä on vielä pitkä matka tiedon hyödyntämiseen. Organisaatioiden on hyvä ymmärtää, että kun organisaation tiedon- ja osaamisenhallintaa suunnitellaan ja toimeenpannaan huolellisesti, se vapauttaa tietoresursseja, jotka tuovat taas puolestaan menestystä yritykselle. Elämme koko ajan muuttuvassa maailmassa, on haastavaa löytää sopiva tiedonhallintajärjestelmä, joka vastaa organisaation tavoitteisiin ja strategioihin. Haaste on kuitenkin otettava vastaan, jotta varmistetaan selviytyminen ja menestyminen tulevaisuudessa. (Handzic 2005, 232-233). Tiedonhallinta vastaa yhtä merkityksellisintä johtamistoimintoa tietotaloudessa (Handzic 2005, 250.)
Osa tiedemiehistä sitoo tiedonhallinnan tulevaisuuden uusiin kehityksiin ja parannuksiin tieto- ja vuorovaikutusteknologioissa. Osa taas ajattelee, että kun tiedonhallinta on käytännössä lyönyt läpi, niin emme enää silloin puhu tiedonhallinnasta, koska se on kaikkialla oleva ja jokaisen jokapäiväistä elämää. Tiedonhallinta on tällöin kaikki mitä teemme. Sitä ei enää ihmetellä. Tapahtui sitten mitä tahansa. Tiedonhallintatyökalut ja teknologia helpottavat saavuttamaan asiantuntijuutta, toimittavat oikea-aikaista tietoa ja auttavat organisaatioita hyödyntämään tietoresursseja. (Handzic 2005, 265-266).
LÄHDE
Handzic Meliha 2005. Knowledge Management: Through the Technology Glass. River Edge, NJ, USA: World Scientific Company, Incorporated
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)
LinkWithin
